Dwanaście ról agentów AI zamiast jednego do wszystkiego

Agent AI w firmie to nie jeden asystent do wszystkiego, tylko dwanaście ról przypiętych do konkretnych etapów pracy, z których każda ma własne dane, własnego człowieka, który zatwierdza wynik, i własną miarę. Jeden „agent do wszystkiego” nie ma kogo zapytać o zgodę i nie da się go z niczego rozliczyć. Dwanaście wąskich ról da się wdrażać po kolei, mierzyć osobno i wyłączyć jedną, nie ruszając pozostałych.

Poniżej trzy zestawy ról: dla produkcji na zamówienie, dystrybucji B2B i handlu wielokanałowego. To skrót kart z poradników branżowych, które znajdziecie na stronie transformacji z agentami AI.

Dlaczego dwanaście ról, a nie jeden agent

— Wdrożyliśmy agenta AI. — Do czego? — Do wszystkiego. (Po kwartale nikt nie potrafi powiedzieć, co zmienił.)

Każdy etap strumienia wartości ma inny ból, inne dane i innego człowieka, który podpisuje się pod decyzją. Agent zapytań czyta skrzynkę ofertową i historię projektów, agent zakupów czyta świadectwa materiałowe i faktury dostawców. Gdyby jeden agent robił obie rzeczy, musiałby mieć dostęp do wszystkiego, a jego wynik nie miałby jednego właściciela. Wąska rola ogranicza uprawnienia do potrzebnych, wskazuje człowieka, który zatwierdza, i daje jedną miarę.

Role nie działają w próżni. Przekazują sobie sprawy przez wspólny cyfrowy model firmy: zapytanie zakwalifikowane przez agenta zapytań staje się punktem wyjścia dla agenta wyceny, a faktura przygotowana przez agenta rozliczeń zasila prognozę agenta finansowego. W produkcji na zamówienie nad całością czuwa dodatkowo dyspozytor zdarzeń, który kieruje nowe zapytanie, opóźnioną dostawę czy usterkę do właściwej roli i osoby.

W każdej tabeli powtarza się ta sama granica: agent czyta, liczy, przygotowuje i proponuje, a człowiek decyduje, podpisuje i odpowiada. Kolumna „Co zatwierdza człowiek” jest najważniejsza.

Produkcja na zamówienie: od zapytania do zapłaty

W firmie, która produkuje na zamówienie, stal często już jedzie, a projekt wciąż się zmienia. Dlatego najwięcej ról pilnuje przekazań między handlowcem, konstruktorem, zakupami i halą. Pełne karty z dialogami i opisem etapów są w hubie firmy produkcyjno-usługowej jako jednego systemu.

Agent	Etap	Co robi	Co zatwierdza człowiek	Miara
Agent zapytań	1 · Popyt i sprzedaż	wyciąga wymagania i braki z zapytania, znajduje podobne zrealizowane projekty z ich marżą, sprawdza obłożenie zakładu	handlowiec decyduje, czy wyceniać; przy dużej wartości dyrektor sprzedaży	czas reakcji na zapytanie, odsetek zapytań rozstrzygniętych świadomie
Agent wyceny	2 · Oferta i umowa	składa koszty z zamkniętych projektów, dopisuje ryzyka, po zamknięciu porównuje wycenę z wykonaniem	zarząd: cena, marża, warunki płatności	odchylenie marży powykonawczej od ofertowej
Agent umowy	2 · Oferta i umowa	porównuje umowę i aneksy z ofertą, pilnuje terminów, prowadzi rejestr zmian zakresu	zarząd: ryzyko w umowie i każda zmiana zakresu	odsetek zmian zakresu spisanych i wycenionych
Agent kontroli projektu	3 · Projekt i przygotowanie techniczne	sprawdza listę materiałową (BOM) z rysunkami, umową i normami, zanim ktoś zamówi stal	główny konstruktor zamraża listę; zmiany po zamrożeniu akceptuje zarząd	zmiany konstrukcyjne po zamówieniu materiału
Agent planisty	4 · Planowanie	przy awarii albo opóźnieniu przelicza dwa lub trzy warianty ze skutkami	kierownik planowania wybiera wariant; nadgodziny i podwykonawcę zarząd	terminowość startu zleceń
Agent zakupów	5 · Zaopatrzenie	porównuje oferty dostawców, czyta świadectwa, paruje zamówienie, przyjęcie i fakturę	kupiec wybiera dostawcę; powyżej progu zarząd	kompletność materiałowa przed wejściem na halę
Agent przygotowania produkcji	6 · Produkcja	kompletuje teczkę zlecenia: aktualny rysunek, partia, program, uprawniony pracownik	mistrz ustala obsadę; technolog zgadza się na odstępstwa	dobrze za pierwszym razem (FTT), koszt przeróbek
Agent dokumentacji jakości	7 · Jakość i odbiór w zakładzie	składa teczkę odbiorową na bieżąco i wskazuje braki tydzień przed odbiorem	kontroler jakości zwalnia wyrób; odbiera inspektor klienta	gotowość dokumentacji w dniu odbioru
Agent logistyki i montażu	8 · Dostawa i usługa u klienta	planuje transport z zezwoleniami, uprzedza klienta o zmianach, prowadzi listę usterek	kierownik montażu ustala sekwencję; protokół podpisuje klient	dostawa na czas i w komplecie (OTIF)
Agent rozliczeń	9 · Rozliczenie i posprzedaż	przygotowuje fakturę w dniu kamienia milowego, pilnuje należności	finanse wystawiają i windykują; spory rozstrzyga zarząd	dni od odbioru do faktury
Agent finansowy	obszar przekrojowy: pieniądz i płynność	co tydzień prognozuje przepływy i marżę każdego projektu na zakończenie	zarząd: finansowanie i priorytety płatności	trafność prognozy przepływów
Agent danych podstawowych	obszar przekrojowy: dane podstawowe	wykrywa ten sam materiał, klienta i dostawcę pod różnymi nazwami	właściciel danych zatwierdza scalenia	odsetek kompletnych kart, liczba duplikatów

Nazwa agenta w tabeli prowadzi do jego karty we wpisie etapu: tam jest instrukcja do wklejenia i lista danych, które trzeba mu dać. Jak założyć agenta w narzędziu, krok po kroku, pokazujemy na przykładzie agenta zapytań: Claude · Microsoft 365 Copilot · ChatGPT · Gemini.

Dystrybucja B2B: od zamówienia do należności

W hurcie gra toczy się o ułamki procenta marży i o obrót gotówki, więc role pilnują warunków handlowych, zapasu i limitów kupieckich. Rabat obiecany na targach, którego nie zna faktura, bywa w tej branży codziennością, a nie anegdotą. Szczegóły etapów są w hubie dystrybucji B2B jako jednego systemu.

Agent	Etap	Co robi	Co zatwierdza człowiek	Miara
Agent treści i kanałów	0 · Marka i obecność	składa jedną kartę produktu z danych dostawcy i publikuje ją do wszystkich kanałów	marketing decyduje, co promować; zarząd, komu sprzedajecie	udział zamówień z kanałów własnych
Agent zamówień	1 · Popyt i sprzedaż	czyta zamówienie z maila albo pliku, dopasowuje indeksy, sprawdza stan, warunki i limit	handlowiec akceptuje zamiennik; zamówienie poza warunkami dyrektor sprzedaży	czas od wpływu do potwierdzenia
Agent warunków handlowych	2 · Oferta i warunki handlowe	pokazuje koszt każdego odstępstwa w złotówkach marży, wychwytuje rabat poza siatką	dyrektor sprzedaży: rabat i termin; finanse: limit	udział sprzedaży po warunkach z systemu
Agent asortymentu	3 · Asortyment i dostawcy	wczytuje cenniki dostawców w dniu wpływu, wyłapuje ten sam produkt pod kilkoma indeksami	kierownik kategorii: nowości i wycofania	dni od cennika dostawcy do cennika w systemie
Agent zapasu	4 · Planowanie zapasu	liczy punkt zamówienia z realnej rotacji, przelicza promocję dostawcy na zamrożoną gotówkę	kierownik zakupów: parametry; większe zamrożenie gotówki zarząd	rotacja zapasu w dniach, wartość zapasu nierotującego
Agent zakupów	5 · Zakupy i przyjęcie	pilnuje potwierdzeń i awiz, paruje zamówienie, dokument przyjęcia (PZ) i fakturę	kupiec: dostawca i kontrakt; magazyn: przyjęcie z odchyleniem	odsetek faktur zgodnych z zamówieniem i przyjęciem
Agent magazynu	6 · Magazyn i kompletacja	układa kompletację pod trasy i okna dostaw, typuje pozycje do przeliczenia w trakcie roku	kierownik magazynu: priorytety i różnice stanu	zgodność stanów, odsetek pomyłek przy kompletacji
Agent dostaw	7 · Wydanie i dostawa	układa trasy, uprzedza klienta o braku, pilnuje dokumentu wydania (WZ)	dyspozytor: flota; obsługa klienta: dostawa częściowa	dostawy na czas i w komplecie (OTIF)
Agent zwrotów i reklamacji	8 · Zwroty i reklamacje	dopasowuje zgłoszenie do wydania, proponuje decyzję tego samego dnia, nazywa przyczynę	obsługa klienta w regulaminie; gest poza regulaminem kierownik sprzedaży	czas rozliczenia zwrotu, kwota odzyskana od producentów
Agent należności	9 · Rozliczenie i należności	przygotowuje fakturę w dniu wydania, pilnuje limitów, proponuje blokadę	finanse: blokada i windykacja; zwolnienie blokady zarząd	rotacja należności (DSO), obrót nad limitem
Agent finansowy	obszar przekrojowy: pieniądz i płynność	pokazuje gotówkę w zapasie i rentowność klientów po rabatach i bonusach	zarząd: finansowanie, limity, zamrożenie gotówki	trafność prognozy przepływów, realna marża per klient
Agent danych podstawowych	obszar przekrojowy: dane podstawowe	pilnuje, żeby jeden produkt miał jeden indeks i komplet atrybutów	właściciel danych zatwierdza scalenia	odsetek kompletnych kart, liczba duplikatów

Nazwa agenta w tabeli prowadzi do jego karty we wpisie etapu: tam jest instrukcja do wklejenia i lista danych, które trzeba mu dać. Jak założyć agenta w narzędziu, krok po kroku, pokazujemy na przykładzie agenta zamówień: Claude · Microsoft 365 Copilot · ChatGPT · Gemini.

Handel wielokanałowy: od kliknięcia do wypłaty

W sklepie wielokanałowym największym ryzykiem bywa kanał, który bije rekordy obrotu, zjadając marżę. Role pilnują więc marży po prowizjach i zwrotach, jednego stanu dla wszystkich kanałów i paczki, która ma zdążyć przed godziną odbioru przez kuriera (cut-off). Pełny obraz etapów jest w hubie handlu wielokanałowego jako jednego systemu.

Agent	Etap	Co robi	Co zatwierdza człowiek	Miara
Agent treści marki i produktu	0 i 3 · Marka, asortyment i treść	z jednej karty źródłowej tworzy karty pod wymogi każdego kanału, wykrywa braki blokujące publikację	kierownik kategorii: co i gdzie; marketing: przekaz	udział zamówień bez reklamy, karty kompletne we wszystkich kanałach
Agent kampanii	1 · Ruch, koszyk i zamówienie	łączy koszt kampanii z zamówieniami, zwrotami, dostawą i prowizją; pokazuje marżę, nie przychód	marketing: budżet; kampania bez marży zarząd	koszt pozyskania klienta (CAC), marża kampanii po zwrotach
Agent zamówień hurtowych	1 · Ruch, koszyk i zamówienie	czyta zamówienia B2B, sprawdza stan wspólny i rezerwacje kanałów	handlowiec: przesunięcie rezerwy na hurt	czas od zamówienia do potwierdzenia
Agent cen i promocji	2 · Cena i promocje	liczy marżę promocji po prowizji, dostawie i zwrotach, zanim ktoś ją włączy	właściciel kategorii: cena; promocja zjadająca marżę zarząd	odsetek promocji przeliczonych przed startem
Agent zapasu wielokanałowego	4 · Zapas i stany w kanałach	trzyma jeden stan z rezerwacjami per kanał, prognozuje z planu kampanii	planista: rezerwy; gotówka na sezon zarząd	sprzedaż ponad stan (overselling), pieniądz w zapasie bez obrotu
Agent zakupów	5 · Zakupy i przyjęcie	pilnuje kontenerów i przekłada ich datę na datę przedsprzedaży, paruje faktury	kupiec: dostawca i przedpłata; magazyn: przyjęcie z odchyleniem	terminowość wysyłek z przedsprzedaży
Agent magazynu	6 · Magazyn i pakowanie	układa fale kompletacji pod godziny odbioru przewoźników, dobiera karton	kierownik magazynu: fale i obsada w szczycie	czas od opłacenia koszyka do nadania paczki
Agent wysyłek	7 · Wysyłka i doręczenie	śledzi przesyłki, wychwytuje utkniętą paczkę, zanim klient zapyta	logistyka: przewoźnik; obsługa klienta: podział paczki	paczki doręczone w obiecanym dniu
Agent zwrotów i obsługi klienta	8 · Zwroty i obsługa klienta	proponuje decyzję zwrotową w dniu zgłoszenia i nazywa przyczynę zwrotu	obsługa klienta w regulaminie i prawie; gest poza regulaminem kierownik	czas od przyjęcia zwrotu do przelewu
Agent rozliczeń	9 · Rozliczenie i marża	paruje zbiorcze wypłaty platform z zamówieniami, prowizjami i zwrotami	finanse: spory o prowizje; umorzenie zarząd	wykryte rozbieżności w prowizjach
Agent finansowy	obszar przekrojowy: pieniądz i płynność	co tydzień liczy marżę per kanał, kampanię i produkt po wszystkich kosztach	zarząd: budżet reklamowy, gotówka na sezon, wyjście z kanału	czysta marża per kanał, trafność prognozy
Agent danych podstawowych	obszar przekrojowy: dane podstawowe	wykrywa błędne mapowania produktu na identyfikatory kanałów	właściciel danych zatwierdza scalenia i mapowania	błędne mapowania wykryte u klienta

Nazwa agenta w tabeli prowadzi do jego karty we wpisie etapu: tam jest instrukcja do wklejenia i lista danych, które trzeba mu dać. Jak założyć agenta w narzędziu, krok po kroku, pokazujemy na przykładzie agenta kampanii: Claude · Microsoft 365 Copilot · ChatGPT · Gemini.

Co wspólne w trzech branżach

Trzy tabele różnią się etapami, ale dwie role powtarzają się wszędzie: agent finansowy i agent danych podstawowych. Nie są przypięte do jednego etapu, tylko do obszarów przekrojowych, które spinają całą firmę: pieniądza i płynności oraz danych podstawowych. Zmienia się to, co liczą. W produkcji agent finansowy pilnuje marży projektu na zakończenie, w hurcie gotówki zamrożonej w zapasie, w handlu marży kanału po prowizjach i zwrotach. Obie role opisujemy szerzej we wpisie o agencie finansowym i agencie danych podstawowych.

Powtarzają się też wzorce pracy. Agent zakupów w każdej branży paruje zamówienie, przyjęcie i fakturę, a w każdej jest rola, która pilnuje, by faktura wyszła w dniu zdarzenia. Ostatnie słowo w sprawie pieniędzy zawsze ma zarząd.

Gdzie dwanaście ról szkodzi

Najprostszy sposób, żeby zepsuć dobry pomysł, to uruchomić dwanaście ról naraz. Każda zaczyna pytać ludzi o zatwierdzenia, nikt nie wie, której ufać, a zespół wraca do arkusza, bo „tak było szybciej”. Rola ma sens dopiero wtedy, gdy człowiek z kolumny „Co zatwierdza” wie, że to on, i ma czas, żeby to robić.

Drugi warunek brzegowy dotyczy danych. Agent kampanii nie policzy marży po zwrotach, jeśli zwroty nie są powiązane z zamówieniami. Jeżeli ten sam produkt ma u Was trzy indeksy, pierwszą rolą do uruchomienia nie jest żadna z efektownych, tylko agent danych podstawowych albo zwykły porządek w kartotece. Najpierw jedna nazwa każdej rzeczy, potem reszta.

Po czym poznacie, że role pracują

Liczba ról, które „mamy wdrożone”, jest miarą próżności. Liczy się kolumna „Miara” z tabel: czas reakcji na zapytanie, odchylenie marży powykonawczej od ofertowej, rotacja należności, sprzedaż ponad stan. Zmierzcie je przed uruchomieniem, ręcznie, na danych z ostatniego kwartału — inaczej po trzech miesiącach zostanie tylko wrażenie.

Uczciwie trzeba też powiedzieć, że na marżę, konwersję i rotację wpływają cena, produkt i rynek, nie tylko szybkość obiegu informacji. Rola pokaże, gdzie ucieka czas i pieniądz, ale nie naprawi oferty, której klienci nie chcą.

Od czego zacząć w poniedziałek

Wybierzcie z tabeli swojej branży jedną rolę, na etapie, na którym dziś najwięcej nie działa, i jeden zespół, który z niej skorzysta. Zapiszcie dla niej kartę: cel, co czyta, co może zrobić sama, co zatwierdza człowiek i czym ją zmierzycie. Jak zbudować taką kartę tak, żeby działała na dowolnym narzędziu, pokazujemy we wpisie o karcie agenta na otwartym stosie i platformach.