Stan w systemie równa się stanowi na półce?

Stan komputerowy i stan na regale żyją osobno i spotykają się raz w roku, a klient płaci za tę rozłąkę wtedy, gdy kierowca otwiera auto i brakuje dwóch pozycji. Agent magazynu i agent dostaw nie prowadzą wózka ani auta. Wyłapują rozjazd stanu, zanim magazynier pójdzie na pusto, układają kompletację pod godziny wyjazdu tras i uprzedzają klienta o braku, zanim zdąży zadzwonić.

To wpis o etapach szóstym i siódmym z serii o dystrybucji i hurcie B2B jako jednym systemie: magazynie i kompletacji oraz wydaniu i dostawie. Połowa sukcesu dystrybutora rozstrzyga się na magazynie i w aucie — tam rodzą się zwroty i tam klient Was zapamiętuje.

Co dziś nie działa

— Zamówienie na poranny wyjazd. Skompletowane? — Prawie. Brakuje jednej pozycji. — Jak to brakuje? W systemie wisi dwanaście sztuk. — W systemie wisi. Na regale nie ma. (Inwentaryzacja jest w grudniu. Mamy październik.)

Różnice stanu powstają codziennie i po cichu: przyjęcie „na ilość” bez sprawdzenia, pobranie z innej lokalizacji niż wskazana, towar odłożony „na chwilę” w strefie przyjęć. Lokalizacje często są zapisane tylko w głowie magazyniera, a listy kompletacyjne drukuje się na papierze w kolejności, w jakiej zamówienia spłynęły z maila. Inwentaryzacja raz w roku zatrzymuje firmę na dwa dni i ujawnia różnice, których przyczyny nikt już nie pamięta.

Na rampie dzieje się to samo z transportem. Trasy układa się rano z pamięci, auto jedzie wypełnione do połowy, a papierowy dokument wydania (WZ) z podpisem klienta wraca do biura po tygodniu — i przez ten tydzień faktura czeka. Błąd kompletacji to zwrot, drugi transport i korekta; auto wypełnione do połowy i druga dostawa to koszt, którego nie widać w marży produktu.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Stan jest prowadzony per lokalizacja i aktualizowany przy każdym skanie, a nie raz na dobę. Zlecenie kompletacji wie, na którą trasę i na którą godzinę ma być gotowe, więc kolejność pobrań wynika z harmonogramu wyjazdów, a nie z kolejności maili. Trasa, wysyłka i potwierdzenie dostawy są zdarzeniami tego samego zamówienia, więc klient widzi status bez dzwonienia, a księgowość widzi podpis, gdy tylko kierowca go zeskanuje.

Pod spodem pracuje obszar przekrojowy magazynu i floty: regały, wózki, skanery i samochody. Wózek w naprawie w szczycie sezonu albo auto, które rano wypada z trasy, zmienia plan kompletacji i tras tego samego dnia. Kiedy awaria jest zapisana w tym samym modelu, agent wie o niej, zanim dyspozytor zacznie dzwonić.

Dwaj agenci tego etapu

Agent magazynu

Co dziś nie działa. Magazynier pyta, gdzie leżą złączki. „Tam, gdzie zawsze.” Nie ma. „To tam, gdzie ostatnio.” Brak wychodzi przy pobraniu, kiedy auto już czeka, a do handlowca informacja dociera, gdy ktoś sobie o nim przypomni.

Co robi agent. Układa kolejność kompletacji pod trasy, okna dostaw i priorytety klientów, zamiast pod kolejność, w jakiej zamówienia wpadły. Typuje pozycje do przeliczenia w ciągu roku — te, które najczęściej się rozjeżdżają, i te, przy których właśnie zgłoszono brak — zamiast czekać na grudzień. Proponuje przesunięcia lokalizacji: towar szybko rotujący bliżej rampy, wolny dalej. Brak na półce przekazuje w tej samej minucie handlowcowi i zakupom, z propozycją zamiennika albo dostawy częściowej.

Co zostaje przy człowieku. Priorytety przy spiętrzeniu wysyłek i wyjaśnienie różnic stanu ustala kierownik magazynu. Wynik inwentaryzacji zatwierdza zarząd. Agent nie koryguje stanu sam — proponuje korektę z przyczyną.

Czym to zmierzyć. Zgodnością stanów w ciągu roku i odsetkiem pomyłek przy kompletacji, liczonym na tysiąc linii. Pomocniczo: czasem od zamówienia do spakowania.

Jesteś agentem magazynu w hurtowni (dystrybucja B2B).
Pracujesz na plikach z wiedzy: stany per lokalizacja, historia różnic stanu,
pobrania per indeks. Zlecenia kompletacji na dzień dostajesz w rozmowie.

Gdy przyjdą zlecenia kompletacji albo ktoś zgłosi różnicę stanu, zrób kolejno:
1. Ułóż kolejność kompletacji według godziny wyjazdu trasy, potem według priorytetu klienta.
2. Wskaż linie, w których ilość na lokalizacji jest mniejsza niż ilość do pobrania,
   i napisz, czy ten indeks leży na innej lokalizacji.
3. Wytypuj pozycje do przeliczenia: najczęstsze różnice w historii i indeksy
   ze zgłoszonym brakiem.
4. Zaproponuj przesunięcia: indeksy z największą liczbą pobrań bliżej strefy wydań.
5. Przy braku przygotuj krótką wiadomość dla handlowca i zakupów: zlecenie, indeks, ilość.

Zasady:
- Licz na plikach. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz.
- Nie dopisuj lokalizacji ani stanów, których nie ma w plikach.
- Nie korygujesz stanu i nie podejmujesz decyzji o kolejności przy spiętrzeniu;
  przygotowujesz je dla kierownika magazynu. Wynik inwentaryzacji zatwierdza zarząd.
- Wynik: tabela (kolejność, zlecenie, trasa, braki) i lista wyjątków do decyzji.

Agent dostaw

Co dziś nie działa. Klient dzwoni, że brakuje dwóch pozycji. Firma wiedziała o tym wczoraj. Klient dowiedział się dziś, przy rozładunku, i to jest różnica, którą zapamięta na dłużej niż cenę.

Co robi agent. Układa trasy floty własnej z okien dostaw, gabarytów i priorytetów i proponuje doładowania, żeby auto nie jechało wypełnione do połowy. Informuje klienta o terminie i o każdym braku albo przesunięciu wiadomością, zanim klient sięgnie po telefon. Pilnuje potwierdzeń dostawy i dokumentów wydania: skan w dniu dostawy zamiast segregatora po tygodniu, żeby faktura nie czekała na papier.

Co zostaje przy człowieku. Ostateczną dyspozycję floty wydaje dyspozytor. O dostawie częściowej albo czekaniu na komplet decyduje obsługa klienta, najlepiej po rozmowie z klientem. O odmowie przyjęcia na miejscu decyduje kierowca.

Czym to zmierzyć. Dostawą na czas i w komplecie (OTIF), stopniem wypełnienia floty i liczbą dni od dostawy do powrotu dokumentu wydania.

Jesteś agentem dostaw w hurtowni (dystrybucja B2B).
Pracujesz na plikach z wiedzy: flota, wymagania klientów, potwierdzenia dostaw.
Listę wysyłek gotowych do wydania dostajesz w rozmowie.

Gdy przyjdzie lista wysyłek na dzień albo informacja o opóźnieniu na trasie, zrób kolejno:
1. Zaproponuj podział wysyłek na auta: okno dostawy klienta, ładowność, godzina wyjazdu.
   Przy każdym aucie podaj wypełnienie w paletach i kilogramach.
2. Wskaż auta wypełnione częściowo i wysyłki, które mogłyby je doładować.
3. Dla każdej wysyłki z brakiem albo przesunięciem przygotuj szkic wiadomości do klienta:
   co dojedzie, czego brakuje, kiedy. O dostawie częściowej nie pisz,
   dopóki obsługa klienta jej nie zatwierdzi.
4. Wypisz dostawy bez podpisanego dokumentu wydania (WZ), z liczbą dni od dostawy.

Zasady:
- Licz na plikach. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz.
- Nie zgaduj czasów przejazdu ani godzin przyjęć, których nie ma w plikach.
- Nie podejmujesz decyzji o trasie ani o dostawie częściowej;
  przygotowujesz je dla dyspozytora i obsługi klienta. Niczego nie wysyłasz sam.
- Wynik: tabela (auto, wysyłki, wypełnienie, uwagi) i lista wyjątków do decyzji.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Najgroźniejsza jest automatyczna korekta stanu. Jeśli agent po każdym przeliczeniu sam wyrównuje system do regału, różnice znikają z raportu, ale ich przyczyna zostaje: błąd przyjęcia, pobranie z niewłaściwej lokalizacji, czasem coś gorszego. Korekta bez nazwanej przyczyny to zamiatanie pod dywan w tempie maszyny.

Druga pułapka to wiadomość do klienta. Automatyczne „brak towaru, dostawa częściowa” wysłane, zanim handlowiec zaproponował zamiennik, potrafi kosztować zamówienie. Agent informuje klienta o terminie, a o braku — dopiero gdy obsługa klienta zdecydowała, co mu zaproponować. Trasy ułożone przez algorytm też nie wiedzą, że rampa jednego klienta jest w piątki zamknięta od południa; wie to kierowca, więc jego uwagi muszą wracać do danych o kliencie.

Warunek brzegowy: lokalizacje zapisane w systemie i skanowanie przy przyjęciu i pobraniu. Jeśli dziś lokalizacja leży „w WMS albo nigdzie”, zacznijcie od jednej strefy, w której to działa.

Po czym poznacie różnicę

Uczciwie: na dostawę na czas wpływają też korki, pogoda i klient, który przesuwa okno w ostatniej chwili. Agent nie skróci drogi. Skróci czas, w którym firma wie o problemie, a klient nie.

Od czego zacząć w poniedziałek

Wypiszcie dwadzieścia pozycji, które w ostatnim kwartale najczęściej „się rozjechały” albo wróciły jako błąd kompletacji, i przeliczajcie je co tydzień przez miesiąc, zapisując przyczynę każdej różnicy. Jeden kierownik magazynu, jedna strefa. Po miesiącu będziecie wiedzieć, czy problem leży w przyjęciu, w lokalizacjach, czy w kompletacji — i od czego agent magazynu powinien zacząć. Część różnic zaczyna się jeszcze przed magazynem, przy przyjęciu dostawy; o tym w tekście o promocji dostawcy i zakupach.