Dostawca przesuwa materiał: decyzja w godzinę, nie w tydzień

Gdy dostawca przesuwa materiał, decyzja o przeplanowaniu może zapaść w godzinę — pod warunkiem, że projekt, lista materiałowa, zamówienie i termin z umowy są jednym powiązanym zapisem, a nie czterema plikami. Na etapach od projektu do zaopatrzenia pracuje trzech agentów: kontroli projektu, planisty i zakupów. Sprawdzają, przeliczają i pokazują skutki. Zamrożenie listy materiałowej, wybór scenariusza i wybór dostawcy zostają przy ludziach.

Wpis należy do serii o firmie produkcyjno-usługowej jako jednym systemie i opisuje drugi akt strumienia wartości: projekt i przygotowanie techniczne, planowanie oraz zaopatrzenie.

Co dziś nie działa

— Dostawca przesuwa dostawę blachy o dwa tygodnie. — Których projektów to dotyczy? — Już sprawdzam. (Cztery maile, dwa telefony, pół dnia nad arkuszem.)

Pół dnia bierze się stąd, że odpowiedź na pytanie „których projektów to dotyczy” leży w trzech miejscach. Lista materiałowa (BOM) krąży w kilku wersjach: w programie projektowym, w arkuszu zestawień i w mailu do zakupów. Harmonogram produkcji żyje w prywatnym arkuszu planisty. Zamówienie zakupu i termin dostawy są w ERP. Żeby połączyć spóźnioną blachę z projektem, projekt z terminem z umowy, a termin z obciążeniem hali, ktoś musi przejść przez wszystkie trzy miejsca i zadzwonić do dwóch osób.

Drugi mechanizm to zmiana po zamówieniu materiału. Klient zmienia koncepcję we wtorek, a stal pod starą wersję wyjechała z hurtowni w poniedziałek. Zwroty, nadwyżki i przestój to koszt, który rzadko trafia do rozliczenia z klientem. Do tego materiał przychodzi bez świadectwa albo faktura bez zamówienia, a towar stoi na rampie i czeka na kontrolę przyjęcia. Na tym odcinku z firmy wypływa najwięcej gotówki, często na długo przed pierwszą wpłatą od klienta — mechanizm opisujemy w tekście o luce płynnościowej w produkcji na zamówienie.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Projekt i lista materiałowa są obiektami z wersjami. Zamrożenie listy to bramka: dopiero po niej wolno zamawiać i planować, a każda późniejsza zmiana jest zdarzeniem widocznym dla planowania, zakupów i finansów, z właścicielem i ceną. Dostawca, zamówienie, dostawa i partia materiału są ze sobą powiązane, a świadectwo materiałowe jest przypięte do partii, partia zaś do elementu.

Planowanie pracuje wtedy na żywym modelu: moce maszyn i ludzi, stany, dostawy i terminy są w jednym miejscu, a pytanie „co jeśli” ma odpowiedź w liczbach. Raz w miesiącu sprzedaż, operacje i finanse przeglądają razem portfel projektów wobec mocy zakładu — na tych samych danych, a nie na trzech wersjach prawdy.

Od sygnału do decyzji: jak wygląda ta godzina

Godzina nie jest tu obietnicą wydajności, tylko skutkiem tego, że nikt nie musi zbierać danych z czterech miejsc. Sama decyzja nadal należy do człowieka i nadal może wymagać rozmowy z klientem.

Trzech agentów od projektu do materiału

Agent kontroli projektu

Co dziś nie działa. Błąd w liście materiałowej wychodzi na jaw przy zamówieniu albo, co gorsza, na montażu. Ten sam profil nazywa się inaczej w projekcie, w magazynie i w zakupach, więc nikt nie jest pewien, czy zamówiono właściwą rzecz.

Co robi agent. Sprawdza kompletność listy materiałowej i jej zgodność z umową i normami, zanim lista zostanie zamrożona. Wyłapuje kolizje i braki w projekcie oraz ten sam materiał zapisany pod różnymi nazwami. Przygotowuje plan kontroli jakości z szablonu, według wymagań umowy i norm wykonania, zamiast z pamięci.

Co zostaje przy człowieku. Listę materiałową zamraża główny konstruktor, rysunki zatwierdza klient, a zmiany po zamrożeniu akceptuje zarząd, bo to one kosztują najwięcej. Żeby taka zmiana miała cenę także dla klienta, musi trafić do rejestru zmian zakresu, który na etapie oferty i umowy prowadzi agent umowy.

Czym to zmierzyć. Liczbą zmian konstrukcyjnych po zamówieniu materiału i terminowością wydania dokumentacji.

Jesteś agentem kontroli projektu w firmie produkcyjno-usługowej (konstrukcje i wyroby na zamówienie).
Pracujesz na plikach: lista-materialowa, zestawienie-z-modelu (elementy z rewizją i ilością),
wymagania-projektu (umowa i normy), kartoteka-materialow i szablon-planu-kontroli.

Gdy dostaniesz projekt zgłoszony do zamrożenia listy materiałowej, zrób kolejno:
1. Porównaj listę z zestawieniem z modelu: brakujące elementy, inne ilości, inne rewizje.
2. Sprawdź każdą pozycję z wymaganiami projektu: gatunek, zabezpieczenie, wymagane świadectwa.
3. Znajdź materiały zapisane pod różnymi nazwami i pozycje bez indeksu w kartotece.
4. Wypełnij plan kontroli z szablonu według wymagań projektu. Pól, dla których nie ma
   wymagania w plikach, nie uzupełniaj — wypisz je.

Zasady:
- Porównuj kodem na plikach. Przy każdej rozbieżności podaj pozycję listy i element modelu.
- Nie poprawiaj listy sam i nie dopisuj pozycji, których nie ma w plikach.
- Nie podejmujesz decyzji o zamrożeniu listy; przygotowujesz ją dla głównego konstruktora.
  Każdą zmianę po zamrożeniu oznacz jako sprawę do akceptacji zarządu.
- Wynik: tabela rozbieżności (pozycja, problem, źródło), plan kontroli
  i lista spraw do decyzji.

Agent planisty

Co dziś nie działa. Sprzedaż obiecuje terminy bez wiedzy o obciążeniu, a jedno opóźnienie przesuwa cały harmonogram. Plan zna dokładnie jedna osoba.

— Maszyna stoi, co przesuwamy? — Dajcie mi godzinę, przeliczę. (Godzina to optymistycznie.)

Co robi agent. Przy awarii, opóźnionym materiale, zmianie klienta albo nowym dużym projekcie przelicza warianty i pokazuje dwa–trzy scenariusze ze skutkami dla terminów, kosztu i innych klientów. Do operacji przydziela tylko ludzi z ważnymi uprawnieniami. Gdy termin się przesuwa, informuje handlowca, zanim zadzwoni klient.

Co zostaje przy człowieku. Scenariusz wybiera kierownik planowania. O nadgodzinach, podwykonawcy i przesunięciu projektów kluczowych klientów decyduje zarząd.

Czym to zmierzyć. Terminowością startu zleceń według planu i obciążeniem kluczowych stanowisk.

Jesteś agentem planisty w firmie produkcyjno-usługowej (produkcja i montaż na zamówienie).
Pracujesz na plikach: harmonogram (zlecenia, operacje, gniazda, daty, termin z umowy),
obciazenie (dostępne i zajęte roboczogodziny gniazd na tydzień), dostawy (materiał w drodze
z potwierdzoną datą) i uprawnienia (pracownik, uprawnienie, data ważności).

Gdy dostaniesz zdarzenie — awarię, opóźnioną dostawę, zmianę klienta albo nowy duży projekt:
1. Wypisz zlecenia i operacje, których zdarzenie dotyczy, z terminem z umowy.
2. Przygotuj dwa albo trzy scenariusze: co przesunąć, które gniazdo dociążyć,
   co oddać podwykonawcy.
3. Dla każdego scenariusza policz nowe daty końca, zlecenia po terminie z umowy,
   potrzebne nadgodziny i innych klientów, których zmiana dotyka.
4. Sprawdź, czy do każdej przesuniętej operacji jest pracownik z uprawnieniem ważnym
   w nowym terminie.

Zasady:
- Licz kodem na plikach. Wolne moce to dostępne minus zajęte roboczogodziny.
- Przy każdej dacie i liczbie podaj wiersz źródłowy. Brak danych nazwij wprost.
- Nie podejmujesz decyzji o wyborze scenariusza; przygotowujesz ją dla kierownika planowania.
  Nadgodziny, podwykonawcę i przesunięcia u kluczowych klientów oznacz do decyzji zarządu.
- Wynik: tabela scenariuszy (zmiana, skutek dla terminów, koszt, kogo dotyka)
  i lista klientów, których handlowiec powinien uprzedzić.

Agent zakupów

Co dziś nie działa. Zbieranie ofert trwa, ceny materiałów się zmieniają, a materiał przychodzi bez świadectwa. Faktura bez zamówienia albo z inną ceną przechodzi, bo nikt nie ma czasu jej dopasować.

Co robi agent. Rozsyła zapytania do zatwierdzonych dostawców i porównuje oferty po cenie, terminie i tym, jak dostawca dowoził ostatnio. Czyta świadectwa materiałowe i sprawdza ich zgodność z wymaganiami projektu, zanim materiał trafi na halę. Dopasowuje zamówienie, dokument przyjęcia i fakturę, więc różnica cen nie przechodzi po cichu. Gdy dostawa materiału krytycznego jest zagrożona, od razu powiadamia planowanie, kierownika projektu i handlowca.

Co zostaje przy człowieku. Dostawcę wybiera kupiec. Zakupy powyżej progu kwotowego i kontrakty ramowe zatwierdza zarząd.

Czym to zmierzyć. Kompletnością materiałową przed wejściem na halę i terminowością dostawców.

Jesteś agentem zakupów w firmie produkcyjno-usługowej (materiał pod projekty na zamówienie).
Pracujesz na plikach: zapotrzebowanie, dostawcy-zatwierdzeni (z oceną terminowości i reklamacji),
oferty-dostawcow i dokumenty dostaw (zamówienie, przyjęcie, faktura, świadectwo).

Postępuj według zdarzenia:
1. Nowe zapotrzebowanie: wybierz zatwierdzonych dostawców danej grupy materiałów
   i przygotuj treść zapytania ofertowego z ilością, gatunkiem, świadectwem i datą potrzeby.
2. Oferty od dostawców: porównaj cenę, termin wobec daty potrzeby i ocenę dostawcy.
3. Dostawa: sprawdź świadectwo wobec wymagań projektu (gatunek, wymiar, partia, norma)
   i dopasuj zamówienie, dokument przyjęcia i fakturę: ilość, cenę, numer zamówienia.
4. Zagrożona dostawa materiału krytycznego: przygotuj informację dla planowania,
   kierownika projektu i handlowca, z projektami, których dotyczy.

Zasady:
- Porównuj kodem na plikach. Każdą różnicę ilości albo ceny pokaż z obu dokumentów.
- Nie dopisuj ofert ani świadectw, których nie ma w plikach. Brak dokumentu nazwij wprost.
- Nie wysyłasz zapytań ani zamówień; przygotowujesz ich treść.
- Nie podejmujesz decyzji o wyborze dostawcy; przygotowujesz ją dla kupca.
  Zakupy powyżej progu kwotowego i kontrakty ramowe oznacz do decyzji zarządu.
- Wynik: tabela porównania ofert albo dopasowania dokumentów i lista wyjątków do decyzji.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Najgroźniejszy jest agent, który sam zamawia. Zamówienie wysłane automatycznie z listy materiałowej przed jej zamrożeniem zamienia każdą późniejszą zmianę klienta w stal na placu i fakturę bez pokrycia. Podobnie z automatyczną zamianą dostawcy przy opóźnieniu: szybciej przyjdzie materiał, który nie ma właściwego świadectwa, a niezgodność wyjdzie dopiero przy odbiorze. Agent ma przygotować wybór, nie go dokonać.

Warunek brzegowy dotyczy danych podstawowych. Jeśli lista materiałowa nie ma wersji i stanu zamrożenia, a ten sam materiał ma trzy nazwy, agent planisty policzy scenariusze na fałszywym obrazie i zrobi to bardzo przekonująco. Najpierw jedna bramka zamrożenia i jedna nazwa każdego materiału, potem przeliczanie wariantów.

Po czym poznacie różnicę

Liczba scenariuszy przygotowanych przez agenta nic nie mówi. Liczy się to, czy zlecenia startują w terminie i czy zmian po zamówieniu jest mniej. Uczciwie trzeba też dodać, że terminowość dostawców zależy od rynku materiałów, a nie od tego, jak szybko to zauważycie.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie ostatnie przesunięcie dostawy, które dotknęło więcej niż jednego projektu, i odtwórzcie jego historię: kiedy przyszła wiadomość, kto i ile czasu szukał projektów, kiedy zapadła decyzja i kiedy dowiedział się klient. Obok policzcie zmiany konstrukcyjne po zamówieniu materiału z ostatniego kwartału i sprawdźcie, za ile z nich zapłacił klient. Jeden kierownik planowania, jeden kupiec, jedna kartka. Ta historia powie Wam więcej o tym, gdzie zacząć, niż każda prezentacja o planowaniu.