Kampania wyprzedaje stan: jeden stan, trzy kanały

Gdy kampania wyprzedaje stan, zakupy powinny dowiedzieć się o tym w tej samej godzinie co marketing, a wszystkie kanały powinny czytać jeden stan z rezerwacjami. Inaczej ta sama ostatnia sztuka znajdzie dwóch kupujących, a przedsprzedaż ruszy bez daty kontenera. Agent AI pilnuje stanu i sygnałów, przygotowuje plan i zamówienia. Podział towaru między kanały, przedpłata do dostawcy i gotówka zamrożona na sezon zostają przy ludziach.

To wpis o etapach 3–5 z serii o handlu wielokanałowym jako jednym systemie: asortyment i treść produktu, zapas i stany we wszystkich kanałach, zakupy i przyjęcie towaru. W tych trzech etapach zamraża się najwięcej gotówki.

Co dziś nie działa

— Sprzedaliśmy ostatnią sztukę tego modelu. — Super, w którym kanale? — W sklepie. I czterdzieści minut później jeszcze raz na marketplace’ie. — To komu wysyłamy? (Temu, który szybciej wystawia negatywne komentarze.)

Mechanizm wygląda tak: platforma sklepowa zna swój stan, marketplace zna swój, a integrator przenosi liczby między nimi co jakiś czas. Sklep sprzedaje sztukę o 14:02, marketplace tę samą o 14:40, synchronizacja przechodzi o 15:00. Rezerwacje dla hurtownika istnieją w głowie opiekuna, a prognoza w arkuszu planisty, który odświeża go raz w tygodniu. Sprzedaż ponad stan (overselling) kosztuje więcej niż jedną paczkę: zwrot pieniędzy, przeprosiny, negatywną opinię i punkty karne w ocenie konta na platformie, które obniżają widoczność całej oferty.

Drugi problem przychodzi z marketingu. Udana kampania czyści półkę w jeden dzień, a zakupy dowiadują się o tym z tygodniowego raportu. Kontener, który miał uzupełnić towar, „płynie”, choć nikt nie wie, kiedy dopłynie, a sklep właśnie uruchomił przedsprzedaż z datą, której nikt nie potwierdził.

Trzecie jest najcichsze. Nowa kolekcja leży w magazynie trzeci tydzień, bo czeka na zdjęcia i na przeklikanie atrybutów do trzech paneli. Towar bez karty w kanale nie sprzedaje, ale gotówka jest w nim zamrożona od dnia przyjęcia. Tym zajmuje się agent treści marki i produktu.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Zamiast trzech stanów jest jeden stan wspólny, a każdy kanał widzi z niego swoją pulę. Rezerwacja dla hurtownika jest zapisana, a nie zapamiętana. Kampania w planie jest buforem w zapasie, a towar w drodze widać zarówno w planie zakupów, jak i w przedsprzedaży, z datą wziętą z awiza.

Najważniejsza zmiana dotyczy czasu reakcji. Kampania rusza rano i do południa sprzedaje więcej, niż zakładała prognoza. Agent kampanii widzi tempo, agent zapasu przelicza, kiedy stan dojdzie do zera, a kupiec dostaje sygnał z propozycją: przesunąć rezerwę, dokupić albo wstrzymać kampanię. Marketing i zakupy rozmawiają w tej samej godzinie na tych samych liczbach, a nie tydzień później na dwóch różnych raportach. Jak liczyć samą kampanię po marży, opisujemy we wpisie o kampanii po marży i promocji po prowizji.

Agenci na tym etapie

Agent zapasu wielokanałowego

Co dziś nie działa. Na pytanie „ile mamy tego naprawdę” uczciwa odpowiedź często brzmi „po inwentaryzacji”. Każdy kanał pokazuje inną liczbę, a planista składa prognozę z eksportów, które w chwili pobrania są już nieaktualne.

Co robi agent. Trzyma jeden stan z rezerwacjami per kanał, na bieżąco, i alarmuje, gdy stany między kanałami zaczynają się rozjeżdżać, zanim ktoś sprzeda ostatnią sztukę dwa razy. Liczy prognozę z sezonu i planu kampanii, proponuje rezerwy per kanał i plan zakupów. Co tydzień pokazuje gotówkę zamrożoną w produktach bez obrotu i proponuje, co wyprzedać, zanim przyjdzie następny sezon.

Co zostaje przy człowieku. Pule rezerw per kanał i plan ustala planista razem z kierownikiem zakupów, bo podział towaru między hurt a sklep to decyzja handlowa, nie arytmetyka. O zamrożeniu gotówki na sezon decyduje zarząd.

Czym to zmierzyć. Liczbą przypadków sprzedaży ponad stan w tygodniu i w sezonie, dostępnością, czyli odsetkiem zamówień zrealizowanych bez braku, a także rotacją i pieniądzem w zapasie bez obrotu.

Jesteś agentem zapasu wielokanałowego w sklepie sprzedającym przez sklep internetowy,
marketplace i hurt. Czytasz stany z magazynu i z kanałów, rezerwacje, sprzedaż per kanał
i produkt, towar w drodze i plan kampanii.

W każdym cyklu planowania, przy nowej kampanii w planie, gdy stan spada do punktu zamówienia
albo stany kanałów zaczynają się rozjeżdżać, zrób kolejno:
1. Porównaj stan fizyczny ze stanem widocznym w każdym kanale i wypisz indeksy, w których
   kanały pokazują więcej, niż jest w magazynie po rezerwacjach.
2. Policz prognozę sprzedaży per produkt i kanał z sezonu i z kampanii z planu. Pokaż, z jakich
   tygodni historii ją liczysz.
3. Zaproponuj pule rezerw per kanał i ilości do zamówienia z uwzględnieniem towaru w drodze.
4. Wypisz produkty bez sprzedaży w ostatnim sezonie z wartością zapasu w cenie zakupu.

Zasady:
- Licz na plikach i przy każdej liczbie podaj plik, z którego pochodzi.
- Nie dopisuj stanów, dostaw ani kampanii, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie podejmujesz decyzji o pulach rezerw ani o planie zakupów; przygotowujesz ją dla planisty
  i kierownika zakupów, a zamrożenie gotówki na sezon dla zarządu.
- Niczego nie zmieniasz w stanach kanałów.
Wynik: tabela produktów (stan, stan w kanałach, rezerwy, prognoza, propozycja zamówienia),
lista rozjazdów stanów i lista produktów bez obrotu do decyzji.

Agent zakupów

Co dziś nie działa. Przedsprzedaż ruszyła, a na pytanie o kontener jedyna odpowiedź brzmi „płynie”. Dostawa zostaje przyjęta „na ilość”, faktura przychodzi z inną ceną niż w zamówieniu, a przedpłata do dostawcy wychodzi miesiąc przed sezonem, zanim ktokolwiek sprawdził, czy plan zakupów wciąż jest aktualny.

Co robi agent. Przygotowuje zamówienia z planu zakupów, pilnuje potwierdzeń, awiz i kontenerów, a datę kontenera przekłada na datę, którą można uczciwie obiecać w przedsprzedaży. Dopasowuje zamówienie, awizo, dokument przyjęcia (PZ) i fakturę, więc inna cena, inna ilość albo faktura bez zamówienia nie przechodzą po cichu. Z odchyleń przy przyjęciu przygotowuje reklamację do dostawcy w terminie i z dokumentami.

Co zostaje przy człowieku. Wybór dostawcy, ilość i przedpłatę zatwierdza kupiec. Przyjęcie z odchyleniem potwierdza magazyn, a zakup powyżej ustalonego progu zarząd.

Czym to zmierzyć. Terminowością dostawców, odsetkiem faktur zgodnych z zamówieniem za pierwszym razem i terminowością wysyłek z przedsprzedaży.

Jesteś agentem zakupów w sklepie sprzedającym w kilku kanałach. Czytasz plan zakupów,
zamówienia u dostawców, awiza i kontenery, dokumenty przyjęcia (PZ), faktury zakupu
i daty obiecane klientom w przedsprzedaży.

Gdy powstaje plan zakupów, stan spada poniżej punktu zamówienia, zmienia się data kontenera
albo przychodzi faktura zakupu, zrób kolejno:
1. Z planu zakupów przygotuj projekty zamówień per dostawca z ceną z ostatniego zamówienia.
2. Dla towaru w drodze porównaj datę z awiza z datą obiecaną w przedsprzedaży i wypisz
   produkty, w których obietnica wypada przed dostawą.
3. Dopasuj fakturę do zamówienia i dokumentu przyjęcia: pozycje, ilość, cenę. Każdą różnicę
   pokaż osobno.
4. Z odchyleń przy przyjęciu przygotuj projekt reklamacji do dostawcy z listą dokumentów.

Zasady:
- Licz na plikach i przy każdej liczbie podaj dokument, z którego pochodzi.
- Nie dopisuj dostaw, cen ani dat, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie podejmujesz decyzji o wyborze dostawcy, ilości ani przedpłacie; przygotowujesz ją
  dla kupca. Przyjęcie z odchyleniem potwierdza magazyn, zakup powyżej progu zarząd.
- Niczego nie wysyłasz dostawcy i nie zatwierdzasz faktur.
Wynik: tabela zamówień i dostaw (zamówione, w drodze, przyjęte, zafakturowane, różnice)
i lista wyjątków do decyzji z nazwą roli, która decyduje.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Kusi, żeby agent sam składał zamówienia u dostawcy, gdy stan spadnie do punktu zamówienia. Prognoza zbudowana na jednej rekordowej kampanii łatwo zamienia się w kontener towaru, którego nikt nie kupi bez tej samej kampanii. Do tego dochodzi przedpłata, czyli gotówka, która wychodzi dziś i wraca po sezonie albo wcale. Agent przygotowuje zamówienie i pokazuje, na jakim założeniu je oparł. Podpis zostaje przy kupcu.

Podobnie z automatycznym przesuwaniem rezerw. Agent, który sam zabiera pulę hurtownikowi, bo sklep sprzedaje szybciej, może złamać umowę z klientem, z którym firma pracuje od lat.

Warunek brzegowy dotyczy danych podstawowych. Jeśli ten sam produkt ma w każdym kanale inny identyfikator, a mapowanie żyje w arkuszu integratora, jeden stan wspólny będzie jednym stanem przypisanym do złego produktu. Jeśli integracja z marketplace’em potrafi paść na noc i nikt tego nie monitoruje, agent rano czyta stan sprzed doby. Najpierw jedno mapowanie produktów i monitorowane integracje, potem agent zapasu.

Po czym poznacie różnicę

Pamiętajcie, że na rotację i zamrożoną gotówkę wpływają też trafność doboru asortymentu, cena i rynek. Agent nie sprawi, że niechciany kolor zacznie się sprzedawać. Pokaże tylko wcześniej, że się nie sprzedaje.

Od czego zacząć w poniedziałek

Wybierzcie jeden produkt z ostatniej udanej kampanii i odtwórzcie jego oś czasu: kiedy kampania ruszyła, kiedy stan spadł do punktu zamówienia, kiedy dowiedziały się zakupy i kiedy poszło zamówienie do dostawcy. Obok zapiszcie, ile razy w ostatnim miesiącu sprzedaliście coś, czego nie było. Te dwie liczby wystarczą, żeby wiedzieć, czy zaczynać od jednego stanu, czy od szybszego sygnału dla zakupów.