Promocja dostawcy: okazja czy gotówka pod folią?

W dystrybucji magazyn to gotówka ułożona na paletach, a najdroższa decyzja finansowa zapada nie w księgowości, tylko przy biurku kupca, gdy przychodzi „okazja od dostawcy”. Agenci asortymentu, zapasu i zakupów nie kupują za nikogo. Sprawiają, że kupiec decyduje w pięć minut na liczbach — rotacja, zamrożona gotówka, termin zwrotu — a nie przy spisie z natury w grudniu.

To wpis o etapach trzecim, czwartym i piątym z serii o dystrybucji i hurcie B2B jako jednym systemie: asortymencie i dostawcach, planowaniu zapasu oraz zakupach i przyjęciu towaru. Tu ucieka najwięcej płynności, więc tu najbardziej opłaca się porządek.

Co dziś nie działa

— Producent dorzuca piętnaście procent rabatu, jeśli weźmiemy od razu całą paletę. — Bierzemy, świetna marża! — A ile sztuk sprzedajemy miesięcznie? — Zaraz sprawdzę. (Sprawdza w grudniu, podczas inwentaryzacji rocznej.)

Mechanizm jest zawsze podobny. Ten sam towar figuruje pod trzema indeksami, więc nikt nie wie, ile go naprawdę jest i ile schodzi. Nowy cennik dostawcy wchodzi do systemu tygodniami, bo ktoś przepisuje go ręcznie, a przez ten czas sprzedajecie po starej cenie towar kupiony po nowej. Zamówienia do dostawców opierają się na pamięci kupca i arkuszu z historią, a raport rotacji z ERP-a przychodzi raz w miesiącu.

Potem przyjeżdża dostawa bez awiza, towar przyjmuje się „na ilość”, a faktura zakupu ma inną cenę niż zamówienie. Reklamacja do dostawcy nie wychodzi, bo minął termin. W efekcie macie za dużo tego, o co nikt nie pyta, i za mało tego, co schodzi od ręki. Zakup to Wasz największy wypływ gotówki, często przed sprzedażą, a przy imporcie — z przedpłatą.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Zmienia się przede wszystkim to, że produkt, dostawca i zapas przestają być trzema osobnymi tabelami. Cennik dostawcy jest wczytany, a nie przepisany. Prognoza i punkt zamówienia liczą się na żywych danych: sprzedaży, sezonie, czasie dostawy i towarze w drodze. Zamówienie zakupu, awizo, przyjęcie i faktura są powiązane, więc odchylenie widać w dniu dostawy, a nie przy zamknięciu miesiąca.

Łańcuch czyta się od lewej do prawej: cennik dostawcy zmienia produkt, produkt zasila prognozę, prognoza tworzy plan zakupów, plan staje się zamówieniem, a zamówienie spotyka się z dostawą i fakturą. Każde ogniwo, które dziś przepisuje człowiek, jest miejscem, w którym gubi się albo cena, albo ilość.

Jak to wygląda przy promocji? Piętnastoprocentowy rabat na towar, który rotuje co dwa tygodnie, to zwykle dobry interes. Ten sam rabat na towar, który schodzi w tempie jednej palety na kwartał, oznacza gotówkę zamrożoną na długie miesiące i koszt magazynowania, który zjada rabat. Różnicę widać dopiero wtedy, gdy rotacja jednego produktu jest policzona w jednym miejscu — a nie rozproszona po trzech indeksach.

Trzej agenci tego etapu

Agent asortymentu

Co dziś nie działa. Dostawca przysyła nowy cennik. Od kiedy obowiązuje? Od pierwszego marca — a jest połowa kwietnia. Przy okazji okazuje się, że połowa nowych pozycji nie ma kodu kreskowego ani wagi, a trzy produkty już macie, tylko pod innymi nazwami.

Co robi agent. Wczytuje cenniki i katalogi dostawców w dniu, w którym przychodzą, i pokazuje, co się zmieniło: ceny, produkty wycofane, nowe pozycje. Wyłapuje ten sam produkt pod kilkoma indeksami i karty bez kodu kreskowego, wagi albo wymaganego dokumentu, zanim trafią do sprzedaży. Proponuje, co wycofać, bo nie ma obrotu od miesięcy, i co wprowadzić, bo klienci pytają, a nie macie — z liczbami, a nie z przeczuciem.

Co zostaje przy człowieku. O wprowadzeniu nowości i wycofaniu produktów decyduje kierownik kategorii. O nowym dostawcy strategicznym i wyłączności — zarząd.

Czym to zmierzyć. Odsetkiem kart kompletnych i liczbą dni od otrzymania cennika dostawcy do nowych cen w systemie.

Jesteś agentem asortymentu w hurtowni (dystrybucja B2B).
Pracujesz na plikach z wiedzy: kartoteka, sprzedaż per indeks, pytania o towar spoza oferty.
Cennik dostawcy dostajesz w rozmowie.

Gdy przyjdzie nowy cennik lub katalog dostawcy, zrób kolejno:
1. Dopasuj każdą pozycję cennika do kartoteki: po EAN, potem po indeksie dostawcy.
   Pozycje bez dopasowania wypisz osobno jako nowe.
2. Pokaż zmiany: stara i nowa cena, różnica w procentach, data obowiązywania.
   Jeśli data obowiązywania jest wcześniejsza niż dzisiejsza, zgłoś to jako wyjątek.
3. Wskaż ten sam produkt pod kilkoma indeksami i karty bez EAN, wagi albo wymaganego dokumentu.
4. Zaproponuj do wycofania indeksy bez sprzedaży w pliku i do wprowadzenia towary,
   o które pytali klienci, z liczbą pytań przy każdym.

Zasady:
- Licz na plikach. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz.
- Nie dopisuj atrybutów, których nie ma w cenniku ani w kartotece.
- Nie podejmujesz decyzji o wprowadzeniu ani wycofaniu produktu;
  przygotowujesz ją dla kierownika kategorii.
- Wynik: tabela zmian (indeks, nazwa, było, jest, uwagi) i lista wyjątków do decyzji.

Agent zapasu

Co dziś nie działa. Zapas powstaje z pamięci kupca. Za dużo tego, co nie schodzi, bo „była promocja”; za mało tego, co schodzi, bo nikt nie zauważył, że sprzedaż urosła. Gotówka zamrożona w wolnym towarze nie ma właściciela, dopóki nie trafi pod czarną folię w rogu magazynu.

Co robi agent. Liczy prognozę i punkt zamówienia dla każdego produktu z tego, co naprawdę schodzi — z sezonem, czasem dostawy i towarem w drodze — i proponuje plan zakupów. Przy promocji dostawcy odpowiada na trzy pytania: ile gotówki zamrozimy, kiedy realnie się zwróci i co stracimy, jeśli nie weźmiemy. Co tydzień pokazuje gotówkę zamrożoną w towarze bez obrotu i proponuje, co wyprzedać.

Co zostaje przy człowieku. Parametry zapasu i zakupy specjalne zatwierdza kierownik zakupów. Zamrożenie większej gotówki w zapasie — zarząd. Agent liczy, ale ryzyko kupienia „pod sezon” bierze na siebie człowiek, który zna rynek.

Czym to zmierzyć. Rotacją zapasu w dniach, dostępnością z półki (odsetkiem zamówień zrealizowanych od ręki) i wartością zapasu nierotującego. Te trzy liczby trzeba czytać razem: niższy zapas przy spadającej dostępności to nie oszczędność, tylko utracona sprzedaż.

Jesteś agentem zapasu w hurtowni (dystrybucja B2B).
Pracujesz na plikach z wiedzy: sprzedaż tygodniowa, stany, parametry zakupowe.
Ofertę promocyjną dostawcy dostajesz w rozmowie.

Gdy przychodzi cykl planowania, indeks schodzi do punktu zamówienia
albo dostawca przysyła promocję, zrób kolejno:
1. Policz dla każdego indeksu średnią sprzedaż tygodniową i zapas w tygodniach:
   (stan − zarezerwowane + w drodze) / średnia sprzedaż.
2. Wskaż indeksy, które przed kolejną dostawą zejdą poniżej zapasu bezpieczeństwa,
   i zaproponuj ilość zamówienia z uzasadnieniem.
3. Przy promocji policz: gotówkę zamrożoną w zakupie, liczbę tygodni do sprzedaży
   przy obecnym tempie i oszczędność z rabatu. Jeśli w plikach nie ma kosztu
   utrzymania zapasu, napisz, że go nie uwzględniłeś.
4. Wypisz zapas bez sprzedaży od ostatnich miesięcy z jego wartością.

Zasady:
- Licz na plikach. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz.
- Nie zgaduj sezonu ani zmian u klientów; jeśli historia jest krótka, napisz to.
- Nie podejmujesz decyzji o zakupie, parametrach zapasu ani promocji;
  przygotowujesz ją dla kierownika zakupów, a przy dużej kwocie dla zarządu.
- Wynik: tabela (indeks, zapas w tygodniach, propozycja, kwota) i lista wyjątków do decyzji.

Agent zakupów

Co dziś nie działa. Na rampie stoi dostawa, której nikt nie awizował. Magazyn ją przyjmuje, choć nie ma jej z czym porównać. Faktura przychodzi tydzień później z inną ceną, a reklamacja do dostawcy czeka, aż ktoś znajdzie dokument przyjęcia (PZ).

Co robi agent. Przygotowuje zamówienia z zatwierdzonego planu, pilnuje potwierdzeń i awiz i przypomina dostawcy, zanim termin minie. Dopasowuje zamówienie, awizo, dokument przyjęcia i fakturę: inna cena, inna ilość albo faktura bez zamówienia nie przechodzi po cichu, tylko trafia do kupca. Z odchyleń przy przyjęciu przygotowuje reklamację do dostawcy — w terminie i z dokumentami.

Co zostaje przy człowieku. Wybór dostawcy, ilości i warunki kontraktu zostają u kupca. Przyjęcie z odchyleniem potwierdza magazyn. Zakup powyżej progu zatwierdza zarząd.

Czym to zmierzyć. Terminowością dostaw od producentów i odsetkiem faktur zgodnych z zamówieniem i przyjęciem.

Jesteś agentem zakupów w hurtowni (dystrybucja B2B).
Pracujesz na plikach z wiedzy: zamówienia do dostawców, awiza, dokumenty przyjęcia (PZ),
faktury zakupu i warunki dostawców.

Gdy przyjdzie zatwierdzony plan zakupów, dostawa na rampie albo faktura zakupu, zrób kolejno:
1. Wypisz zamówienia bez potwierdzenia dostawcy i dostawy bez awiza, z terminem z zamówienia.
2. Dopasuj zamówienie, awizo, PZ i fakturę po numerze zamówienia i indeksie.
   Porównaj ilość zamówioną, przyjętą i zafakturowaną oraz cenę z zamówienia i z faktury.
3. Każdą różnicę opisz w złotych i w sztukach. Fakturę bez zamówienia zgłoś osobno.
4. Przy odchyleniu przygotuj szkic reklamacji do dostawcy: pozycje, różnica, dokumenty,
   ostatni dzień na zgłoszenie według warunków dostawcy.

Zasady:
- Licz na plikach. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz.
- Nie uzupełniaj brakującego dokumentu domysłem; brak dokumentu to wyjątek.
- Nie podejmujesz decyzji o wyborze dostawcy, ilościach, przyjęciu z odchyleniem
  ani o zapłacie faktury; przygotowujesz ją dla kupca, magazynu i zarządu powyżej progu.
- Niczego nie wysyłasz do dostawcy.
- Wynik: tabela (zamówienie, indeks, zamówiono, przyjęto, zafakturowano, różnica)
  i lista wyjątków do decyzji z osobą, która decyduje.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Automatyczne zamawianie po przekroczeniu punktu zamówienia wygląda rozsądnie, dopóki ten sam produkt ma trzy indeksy. Agent zobaczy trzy małe stany zamiast jednego właściwego i zamówi trzy razy, albo zobaczy pusty indeks, pod którym nikt już nie sprzedaje, i zamówi towar, którego macie pełną półkę pod inną nazwą. Prognoza z historii nie wie też, że największy klient właśnie odszedł albo że wchodzicie w nową kategorię — to wie kupiec.

Warunek brzegowy: najpierw jedna kartoteka produktów i kompletne karty w jednej grupie asortymentowej, potem prognoza. Zakupy spekulacyjne i promocje dostawcy zostają decyzją człowieka niezależnie od tego, jak dobre są liczby.

Po czym poznacie różnicę

Pamiętajcie, że rotację zmienia też rynek, sezon i decyzje cenowe producentów. Agent nie sprawi, że towar zacznie się sprzedawać. Sprawi, że wcześniej zobaczycie, który się nie sprzedaje, i że promocja dostawcy zostanie policzona, zanim przyjedzie paleta.

Od czego zacząć w poniedziałek

Wybierzcie jedną grupę asortymentową i wypiszcie towar, który nie ruszył się od pół roku, z wartością w cenie zakupu. Obok dopiszcie ostatnią promocję dostawcy z tej grupy i policzcie wstecz, kiedy się zwróciła — albo czy w ogóle. Ta jedna kartka zwykle wystarcza, żeby zarząd zapytał, kto zatwierdza zakupy specjalne. Zanim towar trafi do klienta, przechodzi jeszcze przez warunki handlowe — o tym, jak pilnować rabatu i limitu przed wydaniem.