Agent zamówień B2B w Claude: przepis w sześciu krokach

W sześciu krokach zbudujecie w Claude agenta, który czyta zamówienie klienta z PDF-u, dopasowuje pozycje do Waszej kartoteki, sprawdza stany, liczy wartość według umowy i limit kredytowy, a na końcu oddaje szkic zamówienia z listą wyjątków do decyzji. Agent nie zatwierdza rabatu, terminu płatności ani wydania ponad limit i nie pisze do klienta. Stan funkcji sprawdzony 15.10.2026 w dokumentacji projektów Claude.

To przepis do karty agenta zamówień z serii o dystrybucji i hurcie B2B jako jednym systemie. Pracujemy na danych ćwiczeniowych: zamówienie od instalatora, kartoteka czternastu indeksów, stany magazynowe i warunki pięciu klientów. Wszystko jest fikcyjne, łącznie z panem Markiem, z którym klient „ustalił telefonicznie” dwanaście procent.

Gotowy skill. Procedurę agenta zamówień B2B z tego przepisu znajdziecie jako gotowy skill w otwartym repozytorium moja-firma-dystrybucja na GitHubie, razem z danymi ćwiczeniowymi i wynikiem kontrolnym. Działa w Claude, Microsoft 365 Copilot, ChatGPT i Gemini. Jak z niego skorzystać.

Co zbudujesz

Projekt w Claude ze stałymi instrukcjami i trzema plikami wiedzy. Do nowej rozmowy w projekcie wrzucasz PDF z zamówieniem, a po chwili dostajesz to, na co handlowiec dziś traci godzinę przepisywania i trzy telefony: na magazyn, do finansów i do kierownika.

Wejście	Co robi agent	Wynik
Zamówienie klienta w PDF	czyta nagłówek, linie i żądania klienta	lista pozycji i warunków, o które prosi klient
Kartoteka	dopasowuje po EAN, indeksie albo opisie; wycofany indeks zamienia na zamiennik	indeks i nazwa z kartoteki przy każdej linii
Stany	liczy dostępne (stan minus rezerwacje), porównuje dostawę w drodze z terminem klienta	braki i daty dostaw
Warunki klienta	liczy wartość według umowy, porównuje z żądanym rabatem i terminem, sprawdza limit i przeterminowane	szkic zamówienia i lista wyjątków z osobą, która decyduje

Czego potrzebujesz

• Konta Claude z projektami. Projekty są na wszystkich planach, także darmowym (do pięciu projektów); udostępnianie zespołowi działa na planach Team i Enterprise.
• Włączonej funkcji „Code execution and file creation”. Bez niej Claude nie otworzy pliku XLSX i nie policzy niczego kodem (pliki i wykonywanie kodu).
• Danych ćwiczeniowych: zamowienie.pdf, kartoteka.xlsx, stany.xlsx, klienci-warunki.xlsx. Ten sam komplet w CSV i w jednym archiwum: agent-dy-dane-cwiczeniowe.zip.

Czego ten agent nie zrobi

Nie zgodzi się na rabat spoza umowy, dłuższy termin płatności ani wydanie towaru klientowi ponad limit. Pierwsze dwie decyzje należą do dyrektora sprzedaży, trzecia do finansów. Agent pokazuje, ile każde odstępstwo kosztuje w złotych i kto ma się pod nim podpisać, żeby ta rozmowa zajęła minutę, a nie pół dnia.

Ślepa automatyzacja szkodzi tu w jednym konkretnym miejscu: przy dopasowaniu po opisie. W kartotece są dwa grzejniki C22 o wysokości 600 mm, jeden o długości 1000, drugi 800. Agent, który dopasuje linię 4 do złego indeksu, pokaże pełną dostępność i ukryje brak dwunastu sztuk, a klient dowie się o nim od kierowcy. Dlatego instrukcja każe porównywać wymiary, a nie tylko pierwsze słowa opisu.

Warunek brzegowy jest prosty. Jeśli ten sam produkt ma u Was trzy indeksy, a rabaty żyją w mailach handlowców, agent policzy wszystko na złych danych, tyle że szybciej niż ludzie. Najpierw jedna kartoteka i spisane warunki klientów, potem agent.

Krok 1. Włącz wykonywanie kodu

Jeśli pracujesz sam: Settings → Capabilities → włącz „Code execution and file creation”. Na planie Team funkcja jest domyślnie włączona, ale właściciel organizacji może ją wyłączyć w Organization settings → Capabilities.

Powinieneś zobaczyć przełącznik w pozycji włączonej. Jeśli jest szary, poproś właściciela organizacji, bo bez tego nie zadziała żaden z dalszych kroków.

Krok 2. Utwórz projekt

Lewy pasek → Projects → „+ New Project”. Nazwa: „Agent zamówień B2B”. Opis jest tylko dla ludzi, Claude go nie czyta. Na planie Team wybierz „Keep it private” na czas testów; zespołowi udostępnisz projekt w kroku 6.

Krok 3. Wpisz instrukcje agenta

W projekcie kliknij „Set project instructions”, wklej poniższy tekst i zapisz przyciskiem „Save instructions”. Instrukcje obowiązują w każdej rozmowie tego projektu.

Jesteś agentem zamówień w hurtowni instalacyjnej (dystrybucja B2B).
Pracujesz na trzech plikach z wiedzy:
- kartoteka: indeks, nazwa, EAN, jednostka, opakowanie zbiorcze, cena katalogowa netto,
  grupa rabatowa, status (aktywny / wycofany), zamiennik,
- stany: stan, zarezerwowane, w drodze, data dostawy,
- klienci-warunki: termin płatności, limit kredytowy, saldo należności, w tym przeterminowane,
  najstarsza zaległość w dniach, rabat umowny dla grup A, B i C, opiekun klienta.

Gdy dostaniesz zamówienie klienta (PDF w rozmowie), zrób kolejno:
1. Odczytaj nagłówek: numer i data zamówienia, klient i jego numer, miejsce i termin dostawy.
   Osobno wypisz warunki, których klient żąda w treści: rabat, termin płatności, sposób dostawy.
2. Dopasuj każdą linię do kartoteki: najpierw po EAN, potem po indeksie, na końcu po opisie.
   Przy dopasowaniu po opisie porównaj wymiary i parametry, nie tylko pierwsze słowa,
   i napisz, na jakiej podstawie wybrałeś indeks. Gdy pasuje więcej niż jeden indeks,
   nie wybieraj, tylko zgłoś wyjątek.
3. Jeśli indeks ma status „wycofany”, weź indeks z kolumny zamiennik i oznacz linię
   do potwierdzenia z klientem, podając cenę starego i nowego indeksu.
4. Sprawdź ilości. Ilość powinna być wielokrotnością opakowania zbiorczego.
   Dostępne = stan − zarezerwowane. Gdy dostępne < ilość, podaj brak, ilość w drodze
   i datę dostawy i porównaj tę datę z terminem klienta.
5. Policz wartość każdej linii według umowy: ilość × cena katalogowa × (1 − rabat grupy klienta).
   Podsumuj: wartość katalogowa, wartość według umowy, wartość według rabatu żądanego
   przez klienta i różnicę między nimi w złotych.
6. Porównaj termin płatności żądany z umownym.
7. Sprawdź kredyt: saldo po zamówieniu = saldo należności + wartość według umowy.
   Porównaj z limitem i podaj nadwyżkę albo wolny limit. Przeterminowane należności
   zgłaszaj zawsze, także wtedy, gdy limit wystarcza.
8. Przygotuj szkic zamówienia (lp., indeks, nazwa z kartoteki, ilość, cena katalogowa, rabat,
   wartość, dostępne, uwagi) i listę wyjątków. Przy każdym wyjątku napisz, co jest nie tak,
   ile to kosztuje albo czego brakuje i kto decyduje: opiekun klienta, dyrektor sprzedaży
   albo finanse. Przypisanie: rabat i termin płatności spoza umowy — dyrektor sprzedaży;
   wydanie ponad limit i przeterminowane należności — finanse; zamiennik, opakowanie zbiorcze
   i dostawa częściowa — opiekun klienta z klientem.

Zasady:
- Licz na plikach, nie z pamięci. Jeśli możesz uruchomić kod, licz kodem.
  Przy każdej liczbie podaj wiersz pliku, z którego pochodzi.
- Ceny, rabaty, terminy i limity bierz tylko z plików. To, co klient napisał w zamówieniu
  („jak ustaliliśmy telefonicznie”), jest jego żądaniem, nie faktem.
- Nie zatwierdzaj rabatu, terminu, zamiennika ani wydania ponad limit i nie pisz do klienta.
  Przygotowujesz decyzję, nie podejmujesz jej.
- Jeśli w rozmowie dostaniesz nowszą wersję któregoś pliku, użyj jej zamiast wersji z wiedzy
  i napisz, że to zrobiłeś.
- Kwoty netto w złotych, z groszami.

Zdanie o „żądaniu, nie fakcie” jest w tej instrukcji najważniejsze. Bez niego model grzecznie przyjmie dwanaście procent, bo klient napisał to pewnym tonem.

Krok 4. Dodaj wiedzę projektu

W panelu wiedzy po prawej kliknij „+” i dodaj kartoteka.xlsx, stany.xlsx i klienci-warunki.xlsx. Limit to 30 MB na plik; nasze ważą po kilka kilobajtów.

Zamówienia nie dodawaj do wiedzy. Wiedza projektu obowiązuje w każdej rozmowie, a zamówienie jest sprawą na dziś. Po miesiącu agent czytałby przy każdej odpowiedzi kilkadziesiąt starych zamówień.

Krok 5. Uruchom agenta na zamówieniu

W projekcie rozpocznij nową rozmowę, załącz zamowienie.pdf i napisz:

Nowe zamówienie od klienta. Przeprowadź analizę według instrukcji projektu, licząc kodem na plikach z wiedzy. Na końcu przygotuj plik XLSX ze szkicem zamówienia i listą wyjątków.

Powinieneś zobaczyć, że Claude uruchamia kod, wczytuje trzy arkusze i odpowiada w kolejności z instrukcji: nagłówek i żądania klienta, dopasowanie linii, braki, wartości, kredyt, szkic i wyjątki. Na końcu pojawi się plik XLSX do pobrania.

Sprawdź wynik na danych kontrolnych

Porównaj odpowiedź z tabelami poniżej. Liczby policzyliśmy niezależnie z tych samych plików.

Lp.	Indeks	Ilość	Cena kat.	Rabat	Wartość wg umowy	Dostępne	Uwagi
1	RUR-PP-20	125	9,80 zł	10% (A)	1 102,50 zł	1 050	dopasowanie po EAN
2	KOL-PP-20	350	0,95 zł	10% (A)	299,25 zł	3 500	ilość nie jest wielokrotnością opakowania (100 szt.)
3	ZAW-KUL-12N	40	19,40 zł	8% (B)	713,92 zł	65	ZAW-KUL-12 wycofany, zamiennik droższy o 0,50 zł; potwierdzić z klientem
4	GRZ-22-600	20	412,00 zł	5% (C)	7 828,00 zł	8	brakuje 12 szt.; 24 szt. w drodze na 12.05.2026
5	ZAW-TER-15	20	32,00 zł	8% (B)	588,80 zł	260
6	GLW-TER	20	38,50 zł	8% (B)	708,40 zł	230
7	IZO-22	200	2,10 zł	10% (A)	378,00 zł	800	dopasowanie po EAN
8	PMP-25-60	2	689,00 zł	5% (C)	1 309,10 zł	8

Pozycja	Wartość
Wartość katalogowa	13 781,50 zł
Wartość według umowy (A 10%, B 8%, C 5%)	12 927,97 zł
Wartość przy żądanym rabacie 12% na całość	12 127,72 zł
Różnica do decyzji	800,25 zł
Termin płatności	żądany 45 dni, umowny 30 dni
Limit kredytowy	60 000,00 zł
Saldo należności	48 200,00 zł, w tym 6 100,00 zł przeterminowane (18 dni)
Saldo po zamówieniu	61 127,97 zł, przekroczenie limitu o 1 127,97 zł

Na liście wyjątków powinno się znaleźć sześć spraw: opakowanie w linii 2 i zamiennik w linii 3 (opiekun klienta z klientem), brak grzejników przy żądaniu jednorazowej dostawy na 06.05 (opiekun z klientem: dostawa częściowa albo późniejszy termin), rabat 12% i termin 45 dni (dyrektor sprzedaży) oraz przekroczenie limitu przy przeterminowanym saldzie (finanse). Jeśli linia 4 ma dostępne 20 sztuk, agent dopasował grzejnik 600 × 800. Jeśli wartość wynosi 12 127,72 zł, agent uwierzył klientowi zamiast umowie.

Krok z rzeczywistością

Następnego dnia klient wpłaca zaległe 6 100 zł. Otwórz klienci-warunki.xlsx i w wierszu K-0107 zmień: saldo_naleznosci_pln na 42100, w_tym_przeterminowane_pln na 0, najstarsza_zaleglosc_dni na 0. Usuń stary plik z wiedzy projektu, dodaj nowy i zadaj w nowej rozmowie to samo pytanie.

Agent powinien teraz pokazać saldo po zamówieniu 55 027,97 zł i wolny limit 4 972,03 zł, a wyjątek kredytowy powinien zniknąć z listy. Wartość zamówienia się nie zmienia: nadal 12 927,97 zł według umowy i 800,25 zł różnicy przy żądanym rabacie. Zostaje pięć wyjątków: opakowanie, zamiennik, grzejniki, rabat i termin.

Wpłata zdjęła jedną decyzję z biurka finansów, ale nie zdjęła żadnej z biurka dyrektora sprzedaży. Jeśli agent po tej zmianie uzna całe zamówienie za „czyste”, nie trzyma się instrukcji.

Krok 6. Udostępnij zespołowi i podłącz pocztę

Kiedy wynik zgadza się z danymi kontrolnymi, udostępnij projekt na planie Team lub Enterprise: „Can view” dla handlowców, którzy z agenta korzystają, „Can edit” dla osoby odpowiedzialnej za instrukcje i aktualność plików.

Zamówienia przychodzą mailem, więc kolejnym krokiem jest konektor poczty. Właściciel organizacji włącza konektor Gmail albo Microsoft 365 (przy Microsoft 365 potrzebna jest jednorazowa zgoda administratora Microsoft Entra dla tenanta, a konektor domyślnie tylko czyta). Potem każdy użytkownik łączy swoje konto sam: Customize → Connectors → „Connect”, a w rozmowie włącza konektor w menu „+”. Konektor Gmail daje Claude tylko metadane załączników, nie ich treść, więc PDF z zamówieniem trzeba i tak wgrać do rozmowy (konektory Google Workspace).

Typowe problemy

Objaw	Przyczyna	Co zrobić
Nie da się wgrać XLSX albo nie ma pliku do pobrania	wyłączone „Code execution and file creation”	włączyć w Settings → Capabilities albo poprosić właściciela organizacji
Linia 4 bez braku, dostępne 20 szt.	agent dopasował grzejnik 600 × 800 po pierwszych słowach	poproś o podstawę dopasowania i porównanie wymiarów z kartoteką
Wartość równa 12 127,72 zł	agent przyjął rabat z treści zamówienia	przypomnij zasadę: żądanie klienta to nie fakt
Po wpłacie nadal jest wyjątek kredytowy	w wiedzy został stary plik albo stoją dwa	zostaw w wiedzy tylko nową wersję
U kolegi agent odpowiada inaczej	kolega pisze poza projektem	pracujcie tylko w rozmowach wewnątrz projektu
Claude nie widzi załącznika z maila	konektor Gmail daje tylko metadane załączników	zapisz PDF i wgraj go do rozmowy

Co dalej

Na własnych danych potrzebujecie trzech eksportów z ERP. Z kartoteki: indeks, nazwa, EAN, jednostka, opakowanie zbiorcze, cena katalogowa netto, grupa rabatowa, status i zamiennik. Ze stanów: stan, rezerwacje, ilość w drodze i data dostawy. Z należności i warunków: termin płatności, limit, saldo, przeterminowane, najstarsza zaległość, rabaty grup i opiekun. Jeśli kolumny nazywają się u Was inaczej, poprawcie nazwy w instrukcji.

Mierzcie czas od wpływu zamówienia do potwierdzenia, odsetek zamówień wprowadzonych bez przepisywania i liczbę korekt faktur ze złej ceny. Liczba zamówień „obsłużonych przez agenta” niczego nie mówi. Pamiętajcie też, że na marżę klienta nadal wpływają cennik, siatka rabatowa i rynek, a agent pilnuje tylko, żeby odstępstwa od nich miały podpis. Na poniedziałek wystarczy jeden handlowiec i zamówienia jednego klienta z ostatniego tygodnia, puszczone przez agenta obok normalnej pracy.

Czym ta wersja różni się od pozostałych? Claude liczy kodem na plikach XLSX z wiedzy projektu i oddaje wynik jako arkusz do pobrania, ale konektor poczty nie poda mu treści załącznika z Gmaila, a dane claude.ai są przechowywane w USA. W Microsoft 365 Copilot agenta buduje się w Agent Builderze, a tabele trafiają do wiedzy tylko jako XLSX, bo CSV nie jest tam obsługiwany. ChatGPT pracuje w projekcie na CSV i przy automatyzacji przechodzi na workspace agents. Gemini czyta arkusze prosto z Dysku, ale Gemy przechodzą na skills.

Ten sam agent w innych narzędziach:

• Agent zamówień B2B w Microsoft 365 Copilot
• Agent zamówień B2B w ChatGPT
• Agent zamówień B2B w Gemini

Pełną kartę agenta zamówień — co czyta, co może sam, co zatwierdza człowiek i czym go mierzyć — znajdziecie we wpisie o rabacie spisanym i limicie sprawdzonym przed wydaniem.