Rabat z targów, paleta pod folią. Gdzie ucieka marża?

W dystrybucji i hurcie B2B marża rozstrzyga się na ułamkach procenta, a gotówka leży fizycznie na regałach, więc dziesięć etapów od zamówienia do zapłaty trzeba widzieć razem: rabat obiecany w pierwszym etapie i paleta kupiona w czwartym spotykają się dopiero w wyniku klienta. Zanim zbudujecie pierwszego agenta AI, rozłóżcie tę drogę na jednej planszy i zobaczcie, gdzie zamówienie czeka, kto podpisuje wyjątki i gdzie zamraża się pieniądz.

Ten wpis jest mapą serii o dystrybucji i hurcie B2B jako jednym systemie. Dotyczy hurtowni technicznych, budowlanych, elektrotechnicznych, gastronomicznych, dystrybutorów opakowań i importerów pod własną marką, czyli firm, w których klient kupuje co tydzień, a nie raz w roku. Każdy kolejny tekst serii rozkłada jeden wycinek tej drogi; tutaj widać całość.

Cztery akty jednego zamówienia

— Ten klient ma dwanaście procent. — W systemie jest osiem. (Dwanaście obiecano mu na targach. Wiedzą o tym tylko on i jeden handlowiec.)

Akt I: zamówienie i warunki handlowe (etapy 0–2). Katalog na stronie, zamówienie z maila albo z platformy i warunki klienta: rabat, termin płatności, limit kupiecki. Zamówienie w PDF-ie ktoś przepisuje do ERP-a, a cena zależy od tego, który handlowiec siedział akurat przy komputerze. Tu zapada marża, choć towar jeszcze nie ruszył z regału.

Akt II: gotówka zamrożona na półce (etapy 3–5). Kartoteka produktów, cenniki dostawców, plan zapasu i zakupy. Promocja producenta kupiona hurtem wygląda świetnie w dniu zakupu i gorzej rok później, gdy palety nadal stoją pod folią. Ten sam towar pod trzema indeksami sprawia, że nikt nie wie, ile go naprawdę macie.

Akt III: półka i rampa (etapy 6–7). Kompletacja, załadunek, trasa i potwierdzenie dostawy. Stan w systemie i stan na regale spotykają się raz w roku, przy inwentaryzacji. Klient dowiaduje się o braku, gdy kierowca otwiera drzwi auta, a podpisany dokument wydania (WZ) wraca do biura po tygodniu.

Akt IV: zwroty, limity i prawdziwa marża (etapy 8–9). Zwrot, reklamacja do producenta, faktura, należność i bonus roczny. Zwrócone palety czekają na decyzję, klient z przeterminowanym saldem dalej zamawia, a rentowność klienta po bonusie i zwrotach poznajecie w styczniu. Tu widać, czy rabat z pierwszego aktu był decyzją, czy prezentem.

Rozkładówka: dziesięć etapów, siedem warstw

Każdy etap opisujemy w siedmiu warstwach. Pierwsza tabela pokazuje, co powstaje i kto odpowiada, druga, gdzie jest pieniądz, jak to mierzyć i który agent pomaga. Jeśli w którymś wierszu rozpoznacie siebie z zeszłego tygodnia, to dobry wiersz na początek.

Etap	Co powstaje	Kto decyduje	Co nie działa	Gdzie czeka
00 Marka i obecność	marka, kanały, karta produktu	zarząd	katalog bez cen i stanów	na zdjęcia i opisy
01 Popyt i sprzedaż	zamówienie, klient z historią	handlowiec	przepisywanie z maila, telefon na magazyn	w skrzynce, na sprawdzenie stanu
02 Oferta i warunki handlowe	warunki klienta: rabat, termin, limit	dyrektor sprzedaży, finanse	rabat ustny, limit sprawdzany po wydaniu	na zgodę na rabat, na limit kupiecki
03 Asortyment i dostawcy	produkt z kartą, dostawca, cennik	kierownik kategorii	trzy indeksy, cennik wchodzi tygodniami	na dane od dostawcy, na weryfikację
04 Planowanie zapasu	prognoza, punkt zamówienia, plan zakupów	kierownik zakupów	zapas na pamięć kupca, promocja bez liczenia	na raport z systemu, na kupca
05 Zakupy i przyjęcie	zamówienie zakupu, dostawa, partia	kupiec	dostawa bez awiza, faktura z inną ceną	na dostawę, na przyjęcie z rampy
06 Magazyn i kompletacja	stan per lokalizacja, kompletacja	kierownik magazynu	w systemie jest, na półce nie ma	w kolejce kompletacji, na auto
07 Wydanie i dostawa	wysyłka, trasa, potwierdzenie dostawy	dyspozytor, obsługa klienta	auto wypełnione do połowy, dokumenty wracają po tygodniu	na kuriera, na okno dostawy, na podpis
08 Zwroty i reklamacje	zwrot, reklamacja, korekta	kierownik sprzedaży	zwrot bez decyzji, ten sam błąd co miesiąc	na decyzję, na korektę, na dostawcę
09 Rozliczenie i należności	faktura, płatność, limit, bonus	finanse, zarząd	korekta zamiast faktury, klient nad limitem	na dokument wydania, na termin i dłużej

Etap	Pieniądz	Miara	Agent
00	czy klient przyjdzie sam, czy zdobywa go handlowiec	udział zamówień z kanałów własnych	agent treści i kanałów, agent danych podstawowych
01	zamówienie bez sprawdzenia limitu to kredyt bez decyzji	czas od zamówienia do potwierdzenia	agent zamówień
02	tu zapada marża: rabat, termin, bonus	warunki spisane, marża per klient	agent warunków handlowych
03	asortyment decyduje, ile pieniądza ląduje na półce	karty kompletne, dni od cennika do systemu	agent asortymentu
04	zapas to zamrożona gotówka	rotacja, dostępność, zapas bez obrotu	agent zapasu
05	największy wypływ, często przed sprzedażą	terminowość dostawców, faktury zgodne z przyjęciem	agent zakupów
06	błąd kompletacji to zwrot i drugi transport	dokładność stanów, błędy kompletacji	agent magazynu
07	auto wypełnione do połowy to koszt poza marżą	dostawa na czas i w komplecie (OTIF), wypełnienie auta	agent dostaw
08	zwrot nieodzyskany od dostawcy zostaje w marży	dni do zamknięcia, kwota odzyskana od dostawców	agent zwrotów i reklamacji
09	ile gotówki kredytujecie klientom	dni od wydania do faktury, rotacja należności (DSO)	agent należności, agent finansowy

Kolumna „Kto decyduje” jest granicą, której agent nie przekracza. Agent zamówień dopasuje pozycje z maila do Waszych indeksów, sprawdzi stan i limit, agent warunków handlowych policzy, ile kosztuje rabat poza siatką. Zgodę na ten rabat daje jednak dyrektor sprzedaży, blokadę klienta nad limitem zdejmują finanse, a zamiennik zatwierdza handlowiec. Agent skraca drogę do decyzji, ale jej nie podejmuje.

Czym ta branża różni się od innych

W produkcji na zamówienie spać nie daje rysunek zmieniony po zamówieniu stali, w handlu internetowym paczka spóźniona na kuriera. U Was gra toczy się o ułamki procenta marży i o to, jak szybko gotówka obraca się między dostawcą, regałem i klientem.

Sercem jest zapas i warunki handlowe. Zarabiacie, kiedy kupujecie mądrze i nie oddajecie marży w rabacie. Obie decyzje zapadają w innych działach, więc bez wspólnych danych nikt nie widzi, że jedna zjada drugą.

Pieniądz leży na regałach. Każda paleta to kapitał obrotowy, który nie pracuje, dopóki ktoś go nie sprzeda.

Połowa wyniku rodzi się na magazynie i w aucie. Tam powstają zwroty i tam klient zapamiętuje, czy można na Was polegać.

Klient kupuje co tydzień. Mała nieszczelność, na przykład jeden błędny rabat albo jedna pomyłka kompletacji, powtarza się setki razy w roku. Usprawnienie mnoży się tak samo.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Nie zaczynajcie od agenta. Jeśli ten sam produkt ma trzy indeksy, a rabaty żyją w mailach i pamięci handlowców, agent będzie liczył na złych danych i pokaże błędne wyniki szybciej niż ludzie. Najpierw jedna kartoteka produktów i spisane warunki klientów, potem agent zamówień.

Ślepa automatyzacja jest tu groźna z jednego powodu: hurt powtarza każdą decyzję wiele razy. Agent, który sam potwierdza zamówienia, potwierdzi je także klientowi z przeterminowanym saldem, jeśli limit jest sprawdzany po wydaniu, a nie przed kompletacją. Agent zapasu, który sam zamawiałby u dostawcy według prognozy, chętnie skorzysta z każdej promocji, bo prognoza nie wie, że gotówka na ten kwartał jest już zamrożona gdzie indziej. Dlatego agent przygotowuje zamówienie i kalkulację, a podpis składa kupiec albo zarząd.

Po czym poznacie różnicę

Liczba zamówień wczytanych przez agenta to miernik próżności. Wynik widać gdzie indziej: w czasie od wpływu zamówienia do potwierdzenia, w udziale sprzedaży po warunkach zapisanych w systemie, w rotacji zapasu i wartości towaru bez obrotu, w rotacji należności i w marży klienta po bonusie i zwrotach. Jak policzyć te liczby z eksportów, które już macie, opisujemy w tekście o pięciu liczbach zarządu hurtowni. Pamiętajcie przy tym, że marżę ruszają też cenniki producentów i to, co robi konkurencja, a nie tylko porządek w danych.

Mapa wpisów

Każdy wpis rozwija jeden fragment rozkładówki, od katalogu po należności.

Wpis	Dla kogo	O czym
Pięć liczb zarządu firmy dystrybucyjnej	zarząd	Struktura spływu zamówień, dostępność kontra zamrożona gotówka, marża per klient, rotacja należności i liczba źródeł danych.
Skąd przychodzą zamówienia w hurcie B2B	zarząd, sprzedaż	Etap zero: katalog, kanały, karta produktu i agent treści i kanałów.
Rabat spisany, limit sprawdzony przed wydaniem	sprzedaż, finanse	Etapy 1–2: zamówienie bez przepisywania i warunki klienta zapisane z datą i autorem.
Promocja dostawcy: decyzja w pięć minut	zakupy	Etapy 3–5: asortyment, zapas i zakupy, czyli ile gotówki zamrozi „okazja” od producenta.
Stan w systemie równa się stanowi na półce	magazyn, logistyka	Etapy 6–7: kompletacja pod trasy, przeliczanie w trakcie roku i dostawa bez niespodzianek.
Zwrot z decyzją tego samego dnia, faktura w dniu wydania	obsługa klienta, finanse	Etapy 8–9: zwroty z przyczyną, reklamacje do producentów i należności.
Gotówka na półce: zapas i limit kupiecki	zarząd, finanse	Luka płynnościowa dystrybutora: przedpłata u importera, towar na regale, klient płacący po terminie.
Cyfrowy model firmy dystrybucyjnej	IT	Dwadzieścia dwa obiekty od zamówienia do faktury i to, jak się łączą.
Agent zamówień B2B krok po kroku: Claude, Microsoft 365 Copilot, ChatGPT, Gemini	IT, sprzedaż	Ten sam agent na tym samym fikcyjnym zamówieniu: w Claude, w Microsoft 365 Copilot, w ChatGPT, w Gemini.
Mapowanie strumienia wartości z warstwą danych i systemów	operacje	Jak na warsztacie zaznaczyć miejsca, w których dane są przepisywane ręcznie.
Dwanaście ról agentów w trzech branżach	IT, operacje	Tabela wszystkich agentów hurtowni obok produkcji i handlu wielokanałowego.
Karta agenta AI: otwarty stos i platformy	IT	Jak opisać agenta, zanim ktoś go zbuduje: dane, uprawnienia, eskalacja, miara.
Agent finansowy i agent danych podstawowych	finanse, IT	Dwie role, które w hurcie pilnują jednego indeksu produktu i jednej prawdy o gotówce.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie dziesięciu największych klientów i porównajcie rabat zapisany w systemie z rabatem na ich ostatnich fakturach i korektach. Każda różnica to warunek, który żyje poza systemem, czyli pierwsza pozycja do spisania, zanim jakikolwiek agent zacznie liczyć marżę per klient.