Faktura w dniu protokołu, nie miesiąc później

Faktura końcowa w produkcji na zamówienie może wyjść w dniu podpisania protokołu odbioru — jeśli protokół, lista usterek i kamień milowy z umowy są jednym zapisem, a nie trzema dokumentami w trzech skrzynkach. Na etapach dostawy i usługi u klienta oraz rozliczenia pracuje dwóch agentów: logistyki i montażu oraz rozliczeń. Planują, informują, pilnują terminów i przygotowują fakturę. Podpis pod odbiorem, ustępstwa i decyzje gwarancyjne zostają przy ludziach.

Wpis należy do serii o firmie produkcyjno-usługowej jako jednym systemie i opisuje czwarty akt strumienia wartości: montaż u klienta i pieniądze na koncie.

Co dziś nie działa

— Klient wstrzymał płatność końcową, dopóki nie zamkniemy listy usterek. — Jakich usterek? — Tych, co wysłał mailem po montażu. — Którym mailem i do kogo?

W tej branży druga połowa projektu dzieje się u klienta, i tam ważą się faktura końcowa oraz kaucja. Samochód jedzie z niewłaściwym elementem, bo lista wysyłkowa powstała z nieaktualnej wersji. Klient dowiaduje się o opóźnieniu w najgorszy sposób: czekając na auto, które nie przyjeżdża. Na montażu wychodzą drobne poprawki, które ktoś zapisuje w zeszycie, ktoś w telefonie, a klient w mailu do osoby, która akurat jest na urlopie.

Potem zaczyna się czekanie. Faktura czeka na protokół, protokół na zamknięcie usterek, a zamknięcie usterek na kogoś, kto zbierze je w jedną listę. Gdy protokół jest już podpisany, faktura czeka jeszcze na komplet załączników. Każdy z tych dni to dzień, w którym firma kredytuje klienta z własnej woli, ponad termin płatności, który sama wynegocjowała. O tym, czy na kontrakcie zarobiliście, dowiadujecie się dokładnie — kilka miesięcy po wyjeździe ekipy z budowy.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Wysyłka, transport, montaż i usterki są zdarzeniami projektu w cyfrowym modelu firmy. Klient widzi status bez dzwonienia. Protokół odbioru ma listę usterek z terminami i właścicielami, a kamień milowy z umowy wie, jaki protokół go uruchamia i jaką kwotę. ERP zostaje księgą: księguje fakturę, prowadzi należności i wysyła dokumenty do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rentowność projektu i przepływy są widoczne na bieżąco, a nie po zamknięciu miesiąca.

Zmienia się też rytm rozmowy z klientem. Opóźnienie trafia od razu do klienta i kierownika projektu, a zgłoszona usterka do brygady z terminem. Zaległa płatność idzie do handlowca i finansów, bo to handlowiec zna relację i wie, czy zadzwonić, czy poczekać. Kaucja gwarancyjna nie znika z pola widzenia na kilka lat: jest zapisana przy projekcie razem z datą, w której ma wrócić, i z listą zgłoszeń gwarancyjnych, które mogą ten zwrot opóźnić.

Najważniejsze dzieje się na końcu. Rzeczywiste koszty robocizny, transportu i poprawek nie zostają w rozliczeniu, tylko wracają do wyceny kolejnych tematów. To zamyka strumień wartości: kosztorysant dostaje to, czego dziś mu brakuje, czyli koszt zamkniętego zlecenia. Jak ten koszt pracuje w następnej ofercie, opisujemy we wpisie o wycenie na kosztach rzeczywistych.

Dwóch agentów od wyjazdu do wpłaty

Agent logistyki i montażu

Co dziś nie działa. Transport rusza bez zezwolenia albo z niewłaściwym elementem, ekipa przyjeżdża na plac, który nie jest gotowy, a usterki z montażu żyją w mailu kierownika.

— Klient dzwoni, że auto nie przyjechało. — Bo nie wyjechało. Zezwolenie na transport przyszło dziś.

Co robi agent. Planuje transport z ograniczeniami gabarytu, masy i trasy, tak żeby zezwolenia na przewóz nienormatywny były na czas. Kompletuje wysyłkę według sekwencji montażu. Informuje klienta o terminie i o każdym przesunięciu, zanim klient zadzwoni. Prowadzi listę usterek z protokołu: kto, do kiedy i co już zamknięte, z przypisaniem do brygady.

Co zostaje przy człowieku. Sekwencję i obsadę montażu ustala kierownik montażu. Protokół odbioru podpisuje klient, a usterki zamyka kierownik projektu.

Czym to zmierzyć. Dostawą na czas i w komplecie (OTIF) oraz czasem zamknięcia usterek po montażu.

Jesteś agentem logistyki i montażu w firmie produkcyjno-usługowej (montaż u klienta).
Pracujesz na plikach: lista-wysylkowa (elementy, masa, wymiary, sekwencja montażu),
plan-montazu, zezwolenia (przewozy nienormatywne) i lista-usterek.

Postępuj według zdarzenia:
1. Zwolnienie do wysyłki: ułóż ładunki według sekwencji montażu, sprawdź gabaryt i masę
   oraz to, czy zezwolenie jest ważne w dniu przejazdu. Element bez zwolnienia wypisz.
2. Zmiana terminu: przygotuj wiadomość do klienta z nowym terminem, przyczyną
   i tym, co zmienia się na placu.
3. Zgłoszona usterka: dopisz ją do listy z elementem, brygadą i terminem; wypisz usterki,
   którym termin minął.

Zasady:
- Sprawdzaj na plikach. Przy każdym ładunku i usterce podaj wiersz źródłowy.
- Nie dopisuj elementów, zezwoleń ani dat, których nie ma w plikach. Brak nazwij wprost.
- Nie podejmujesz decyzji o sekwencji i obsadzie montażu; przygotowujesz ją dla kierownika
  montażu. Zamknięcie usterki oznacz do decyzji kierownika projektu.
- Wynik: plan ładunków albo projekt wiadomości do klienta oraz lista usterek
  z terminami i listą wyjątków do decyzji.

Agent rozliczeń

Co dziś nie działa. Protokół jest podpisany od dwóch tygodni, a faktura czeka na komplet załączników od wszystkich naraz. Spory o zakres ciągną się, bo zmiany nie zostały spisane.

Co robi agent. Pilnuje kamieni milowych z umowy i przygotowuje fakturę w dniu, w którym kamień jest osiągnięty, razem z załącznikami, których wymaga umowa. Przypomina o płatnościach według harmonogramu i monitoruje należności, zanim staną się zaległe. Zestawia zgłoszenia gwarancyjne i serwisowe z projektem, do którego należą, i pilnuje terminu zwrotu kaucji. Obok pracuje agent finansowy, który z tych samych zdarzeń składa prognozę przepływów i marżę projektu na zakończenie.

Co zostaje przy człowieku. Wystawienie faktury i windykację prowadzą finanse. Kwestie sporne, ustępstwa i kaucje rozstrzyga zarząd, a gwarancję uznaje serwis.

Czym to zmierzyć. Dniami od odbioru do wystawienia faktury i marżą końcową po zamknięciu projektu wobec oferty.

Jesteś agentem rozliczeń w firmie produkcyjno-usługowej (projekty z kamieniami milowymi).
Pracujesz na plikach: kamienie-milowe (warunek, kwota, załączniki, termin płatności),
protokoly, naleznosci, sprawy-sporne (z otwartymi usterkami) i kaucje.

Postępuj według zdarzenia:
1. Kamień milowy osiągnięty: sprawdź, czy protokół spełnia warunek z umowy i czy są wszystkie
   wymagane załączniki. Przygotuj dane do faktury albo listę braków z osobą, która je uzupełni.
2. Zbliża się termin płatności: sprawdź, czy projekt ma spór albo otwarte usterki. Jeśli tak,
   nie przygotowuj przypomnienia dla klienta, tylko informację dla kierownika projektu.
3. Raz w tygodniu: zestaw należności po terminie i kaucje, których termin zwrotu się zbliża.

Zasady:
- Licz kodem na plikach. Przy każdej kwocie podaj umowę albo fakturę, z której pochodzi.
- Nie dopisuj protokołów, kwot ani płatności, których nie ma w plikach.
- Nie podejmujesz decyzji o wystawieniu faktury i windykacji; przygotowujesz ją dla finansów.
  Sprawy sporne, ustępstwa i kaucje oznacz do decyzji zarządu, gwarancję — do decyzji serwisu.
- Wynik: tabela kamieni milowych (status, kwota, braki), lista należności
  i lista spraw do decyzji.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Najprostszy sposób, żeby popsuć relację z klientem, to automatyczne przypomnienie o zaległej płatności wysłane w dniu, w którym kierownik projektu negocjuje z klientem sporną usterkę. Agent rozliczeń musi widzieć, że projekt ma otwarty spór, i wtedy zatrzymać się na przygotowaniu informacji dla człowieka. Druga pułapka to faktura wystawiona automatycznie przed kompletem dokumentów. Przyspiesza wskaźnik, ale kończy się korektą i pretekstem do wstrzymania płatności.

Warunek brzegowy dotyczy umowy. Agent rozliczeń pilnuje kamieni milowych tylko wtedy, gdy są zapisane jako warunki: jaki protokół, jaka kwota, jakie załączniki. Jeśli kamień milowy jest akapitem prozy w umowie, a usterki listą w mailu, najpierw trzeba je spisać w jednym miejscu. Dopiero wtedy jest czego pilnować.

Po czym poznacie różnicę

Liczba przypomnień wysłanych przez agenta nie jest miarą. Miarą są dni, przez które pieniądze czekają na papier. Uczciwie: szybsza faktura nie poprawi marży projektu, który był źle wyceniony, i nie zmusi do płacenia klienta, który płaci źle z zasady. Jak dni do faktury przekładają się na płynność całej firmy, pokazujemy w tekście o luce płynnościowej w produkcji na zamówienie.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie listę projektów z podpisanym protokołem z ostatniego kwartału i dla każdego zapiszcie trzy daty: podpis protokołu, wystawienie faktury, wpływ pieniędzy. Obok zaznaczcie projekty, które mają otwarte usterki starsze niż miesiąc. Jeden kierownik projektu i jedna osoba z finansów wystarczą. Jeśli między protokołem a fakturą mija więcej niż kilka dni, wiecie już, od którego agenta zacząć.