Agent zamówień B2B w Gemini: skill (Gem) i arkusze z Dysku

W sześciu krokach zbudujecie w Gemini skill (dawniej Gem), który czyta zamówienie klienta z PDF-u, dopasowuje pozycje do kartoteki, sprawdza stany i rezerwacje, liczy wartość według umowy i limit kredytowy na arkuszach z Dysku Google, a potem oddaje szkic zamówienia i listę wyjątków. Skill nie zatwierdza rabatu, terminu ani wydania ponad limit i nie odpisuje klientowi. Stan funkcji sprawdzony 10.11.2026 w pomocy Google Gemini o tworzeniu skilli i o pisaniu skilli oraz w komunikacie o przejściu na skills.

Stan na 10.11.2026: skille zastępują Gemy. Według Google skille działają w Workspace od 5.10.2026 (Rapid Release) i 19.10.2026 (Scheduled Release), a w aplikacji Gemini od 13.10.2026. Gemy trafiają do Ustawień 17.11.2026 i nadal da się je tworzyć i używać. W edycjach business i enterprise znikną nie wcześniej niż 1.03.2027, w edukacyjnych nie wcześniej niż 1.06.2027. Pozostałe Gemy z aplikacji Gemini zostaną wtedy zamienione na nieaktywne szkice skilli, które trzeba aktywować. Ten przepis prowadzi przez skill. Droga dla Gema jest w nawiasach. 11.11.2026 skille były widoczne na koncie w Polsce, w polskim interfejsie pod nazwą „Umiejętności”.

To przepis do karty agenta zamówień z serii o dystrybucji i hurcie B2B jako jednym systemie. Dane ćwiczeniowe są fikcyjne: zamówienie instalatora, kartoteka hurtowni, stany z rezerwacjami i warunki pięciu klientów.

Gotowy skill. Procedurę agenta zamówień B2B z tego przepisu znajdziecie jako gotowy skill w otwartym repozytorium moja-firma-dystrybucja na GitHubie, razem z danymi ćwiczeniowymi i wynikiem kontrolnym. Działa w Claude, Microsoft 365 Copilot, ChatGPT i Gemini. Jak z niego skorzystać.

Co zbudujesz

Skill z instrukcjami i trzema arkuszami dodanymi z Dysku jako źródła. Gem zawsze czytał najnowszą wersję pliku z Dysku, więc zmiana w arkuszu stanów czy warunków klientów trafiała do agenta bez ponownego wgrywania. Dla skilla pomoc Google tego nie opisuje, dlatego sprawdzi to test w „Kroku z rzeczywistością”.

Wejście	Co robi agent	Wynik
Zamówienie klienta w PDF	czyta nagłówek, linie i warunki, których żąda klient	lista pozycji i żądań
Kartoteka na Dysku	dopasowuje po EAN, indeksie lub opisie; wycofany indeks zamienia na zamiennik	indeks i nazwa z kartoteki
Stany na Dysku	liczy dostępne i porównuje dostawę w drodze z terminem klienta	braki z datami
Warunki klientów na Dysku	liczy wartość według umowy, porównuje rabat i termin, sprawdza limit i przeterminowane	szkic i lista wyjątków z osobą, która decyduje

Czego potrzebujesz

• Konta Google Workspace w edycji business albo enterprise; aplikacja Gemini jest w nich usługą podstawową.
• Ukończonych 18 lat, włączonej historii aktywności (Keep Activity) i połączenia aplikacji Workspace z Gemini. Bez historii skille nie działają, a bez połączenia Gemini nie zobaczy pliku z Dysku.
• Danych ćwiczeniowych: zamowienie.pdf, kartoteka.xlsx, stany.xlsx, klienci-warunki.xlsx. Komplet, także w CSV: agent-dy-dane-cwiczeniowe.zip.

Czego ten agent nie zrobi

Nie przyjmie dwunastu procent dlatego, że klient powołał się na rozmowę telefoniczną z opiekunem. Odstępstwo od siatki i dłuższy termin zatwierdza dyrektor sprzedaży, wydanie ponad limit finanse, a zamiennik i dostawę częściową opiekun klienta. Skill pokazuje kwotę każdego odstępstwa i adresata decyzji.

Ślepa automatyzacja szkodzi tu w dwóch miejscach. Pierwsze to liczenie. Oficjalna dokumentacja Google nie opisuje, czy skill liczy na tabelach, uruchamiając kod. Dlatego instrukcja każe pokazać działanie przy każdej linii, a krok 5 każe sprawdzić sumy w Arkuszach, zanim ktokolwiek oprze na nich decyzję o limicie. Drugie miejsce to Dysk. Jeśli agent czyta arkusz na bieżąco (dla Gema Google to potwierdzał), każda osoba z prawem edycji arkusza warunków zmienia jego odpowiedzi. Warunek brzegowy: arkusz warunków klientów ma jednego właściciela i historię zmian, a nie dwudziestu edytorów.

— Kto podniósł limit Nowakowi? — Nikt. Ktoś tylko poprawił literówkę w sąsiedniej komórce. (Literówka miała pięć cyfr.)

Krok 1. Sprawdź dostęp

Wejdź na gemini.google.com na koncie firmowym. Skille działają w przeglądarce, w aplikacji na Maca i w aplikacji mobilnej, ale przepis prowadzi przez przeglądarkę. W pasku bocznym otwórz Customize. Powinieneś zobaczyć Skills (w Gemie: Gems w pasku bocznym). Nie wiemy, czy Skills są już widoczne na każdym koncie firmowym w Polsce. Jeśli w Customize nie ma Skills, zbudujcie Gema: instrukcje i pliki są te same, a Gem zostanie później zamieniony na szkic skilla. Jeśli Gemini nie widzi Dysku, administrator sprawdza w Admin console → Generative AI → Gemini app → Apps → Workspace apps, czy dostęp do aplikacji Workspace jest włączony, a Ty sprawdzasz, czy masz włączoną historię aktywności. Zmiana ustawień po stronie administratora może zadziałać dopiero po 24 godzinach (ustawienia aplikacji Google w Gemini).

Krok 2. Przygotuj dane na Dysku

Załóż na Dysku folder „Agent zamówień B2B” i wgraj do niego kartoteka.xlsx, stany.xlsx i klienci-warunki.xlsx. Każdy plik ma nagłówki w pierwszym wierszu. Skill obsługuje między innymi PDF, dokumenty, arkusze i prezentacje, a łączny rozmiar plików to do 100 MB. Dla Gema ogłoszenie Google z listopada 2024 podawało do dziesięciu plików wiedzy po 100 MB. Trzy pliki zmieszczą się w każdym wariancie.

Zamówienia nie wgrywaj do wiedzy. Dołączysz je do rozmowy w kroku 5.

Krok 3. Utwórz skill i wpisz instrukcje

Pasek boczny → Customize → Skills → Create → Create manually (w Gemie: Gems → New Gem, nazwa „Agent zamówień B2B”). Nazwa skilla: zamowienie-b2b, małymi literami, ze słowami rozdzielonymi łącznikami. Opis w jednym albo dwóch zdaniach mówi, co skill robi i kiedy go użyć, bo po nazwie i opisie Gemini rozpoznaje, kiedy po niego sięgnąć. Na przykład: „Analizuje zamówienie klienta hurtowni B2B na kartotece, stanach i warunkach klientów, przygotowuje szkic zamówienia i listę wyjątków. Użyj, gdy przychodzi zamówienie od klienta.” Opis może mieć do 1024 znaków. W polu instrukcji wklej:

Jesteś agentem zamówień w hurtowni instalacyjnej (dystrybucja B2B).
Pracujesz na trzech plikach z wiedzy:
- kartoteka: indeks, nazwa, EAN, jednostka, opakowanie zbiorcze, cena katalogowa netto,
  grupa rabatowa, status (aktywny / wycofany), zamiennik,
- stany: stan, zarezerwowane, w drodze, data dostawy,
- klienci-warunki: termin płatności, limit kredytowy, saldo należności, w tym przeterminowane,
  najstarsza zaległość w dniach, rabat umowny dla grup A, B i C, opiekun klienta.

Gdy dostaniesz zamówienie klienta (PDF w rozmowie), zrób kolejno:
1. Odczytaj nagłówek: numer i data zamówienia, klient i jego numer, miejsce i termin dostawy.
   Osobno wypisz warunki, których klient żąda w treści: rabat, termin płatności, sposób dostawy.
2. Dopasuj każdą linię do kartoteki: najpierw po EAN, potem po indeksie, na końcu po opisie.
   Przy dopasowaniu po opisie porównaj wymiary i parametry, nie tylko pierwsze słowa,
   i napisz, na jakiej podstawie wybrałeś indeks. Gdy pasuje więcej niż jeden indeks,
   nie wybieraj, tylko zgłoś wyjątek.
3. Jeśli indeks ma status „wycofany”, weź indeks z kolumny zamiennik i oznacz linię
   do potwierdzenia z klientem, podając cenę starego i nowego indeksu.
4. Sprawdź ilości. Ilość powinna być wielokrotnością opakowania zbiorczego.
   Dostępne = stan − zarezerwowane. Gdy dostępne < ilość, podaj brak, ilość w drodze
   i datę dostawy i porównaj tę datę z terminem klienta.
5. Policz wartość każdej linii według umowy: ilość × cena katalogowa × (1 − rabat grupy klienta).
   Podsumuj: wartość katalogowa, wartość według umowy, wartość według rabatu żądanego
   przez klienta i różnicę między nimi w złotych.
6. Porównaj termin płatności żądany z umownym.
7. Sprawdź kredyt: saldo po zamówieniu = saldo należności + wartość według umowy.
   Porównaj z limitem i podaj nadwyżkę albo wolny limit. Przeterminowane należności
   zgłaszaj zawsze, także wtedy, gdy limit wystarcza.
8. Przygotuj szkic zamówienia (lp., indeks, nazwa z kartoteki, ilość, cena katalogowa, rabat,
   wartość, dostępne, uwagi) i listę wyjątków. Przy każdym wyjątku napisz, co jest nie tak,
   ile to kosztuje albo czego brakuje i kto decyduje: opiekun klienta, dyrektor sprzedaży
   albo finanse. Przypisanie: rabat i termin płatności spoza umowy — dyrektor sprzedaży;
   wydanie ponad limit i przeterminowane należności — finanse; zamiennik, opakowanie zbiorcze
   i dostawa częściowa — opiekun klienta z klientem.

Zasady:
- Licz na plikach, nie z pamięci. Jeśli możesz uruchomić kod, licz kodem.
  Przy każdej liczbie podaj wiersz pliku, z którego pochodzi.
- Ceny, rabaty, terminy i limity bierz tylko z plików. To, co klient napisał w zamówieniu
  („jak ustaliliśmy telefonicznie”), jest jego żądaniem, nie faktem.
- Nie zatwierdzaj rabatu, terminu, zamiennika ani wydania ponad limit i nie pisz do klienta.
  Przygotowujesz decyzję, nie podejmujesz jej.
- Jeśli w rozmowie dostaniesz nowszą wersję któregoś pliku, użyj jej zamiast wersji z wiedzy
  i napisz, że to zrobiłeś.
- Kwoty netto w złotych, z groszami.

Skrót: gotowy skill można wgrać przez Upload zamiast Create manually. Pobierz paczkę z najnowszego wydania moja-firma-dystrybucja, rozpakuj ją i wskaż folder skilla zamowienie-b2b z plikiem SKILL.md. Wgrywanie działa tylko w przeglądarce i w aplikacji na Maca. (W Gemie: nie klikaj jeszcze nic poza polami, podgląd obok formularza nie zapisuje Gema.)

Krok 4. Dodaj arkusze z Dysku i zapisz

Skill ma dwa rodzaje plików. Pliki referencyjne dodaje się tylko razem ze skillem przy wgrywaniu przez Upload, w folderze obok SKILL.md. Pliki z Dysku Google dodaje się jako źródła i nie wchodzą one do pobieranej paczki skilla. W tym przepisie dodaj trzy arkusze z folderu jako źródła z Dysku i zapisz skill (w Gemie: Knowledge → Add files → Add from Drive, potem Save).

Wybierz Dysk, nie plik z komputera. Plik wgrany z komputera to kopia z chwili wgrania. Plik z Dysku Gem czytał zawsze w najnowszej wersji. Czy skill robi to samo, pomoc Google nie opisuje. Sprawdzi to krok z rzeczywistością.

Krok 5. Uruchom skill na zamówieniu i sprawdź sumy

W nowej rozmowie wpisz /zamowienie-b2b (w Gemie: otwórz Gema), załącz zamowienie.pdf i napisz:

Nowe zamówienie od klienta. Przeprowadź analizę według instrukcji, na plikach z wiedzy. Przy każdej linii pokaż działanie: ilość × cena × (1 − rabat). Szkic zamówienia podaj jako tabelę.

Powinieneś zobaczyć odpowiedź w kolejności z instrukcji, z tabelą szkicu. Pod tabelą użyj przycisku Export to Sheets: tabela trafi do nowego arkusza na Dysku (eksport tabel). W kontach Workspace dostępność tej opcji zależy od ustawień administratora; jeśli przycisku nie ma, skopiuj tabelę do arkusza ręcznie. W arkuszu zsumuj kolumnę wartości i porównaj z wynikiem skilla i z tabelą kontrolną. To jest krok, którego w Claude czy ChatGPT nie trzeba robić tak starannie, bo tam widać uruchomiony kod.

Sprawdź wynik na danych kontrolnych

Porównaj odpowiedź skilla i swój arkusz z tabelami. Liczby policzyliśmy niezależnie z tych samych plików.

Lp.	Indeks	Ilość	Cena kat.	Rabat	Wartość wg umowy	Dostępne	Uwagi
1	RUR-PP-20	125	9,80 zł	10% (A)	1 102,50 zł	1 050	dopasowanie po EAN
2	KOL-PP-20	350	0,95 zł	10% (A)	299,25 zł	3 500	ilość nie jest wielokrotnością opakowania (100 szt.)
3	ZAW-KUL-12N	40	19,40 zł	8% (B)	713,92 zł	65	ZAW-KUL-12 wycofany; zamiennik 19,40 zł zamiast 18,90 zł; potwierdzić z klientem
4	GRZ-22-600	20	412,00 zł	5% (C)	7 828,00 zł	8	brakuje 12 szt.; 24 szt. w drodze na 12.05.2026
5	ZAW-TER-15	20	32,00 zł	8% (B)	588,80 zł	260
6	GLW-TER	20	38,50 zł	8% (B)	708,40 zł	230
7	IZO-22	200	2,10 zł	10% (A)	378,00 zł	800	dopasowanie po EAN
8	PMP-25-60	2	689,00 zł	5% (C)	1 309,10 zł	8

Pozycja	Wartość
Wartość katalogowa	13 781,50 zł
Wartość według umowy (A 10%, B 8%, C 5%)	12 927,97 zł
Wartość przy żądanym rabacie 12% na całość	12 127,72 zł
Różnica do decyzji	800,25 zł
Termin płatności	żądany 45 dni, umowny 30 dni
Limit kredytowy	60 000,00 zł
Saldo należności	48 200,00 zł, w tym 6 100,00 zł przeterminowane (18 dni)
Saldo po zamówieniu	61 127,97 zł, przekroczenie limitu o 1 127,97 zł

Lista wyjątków powinna mieć sześć pozycji: opakowanie (linia 2), zamiennik (linia 3), brak grzejników przy jednorazowej dostawie na 06.05 (linia 4), rabat 12%, termin 45 dni i limit z przeterminowanym saldem. Jeśli suma w arkuszu różni się od sumy skilla, wierzcie arkuszowi i poproś o ponowne policzenie linia po linii.

Krok z rzeczywistością

Finanse zgadzają się podnieść klientowi K-0107 limit do 65 000 zł. Otwórz klienci-warunki.xlsx na Dysku i w kolumnie limit_kredytowy_pln przy K-0107 wpisz 65000. Niczego nie wgrywaj ponownie. Wywołaj skill i zadaj to samo pytanie w nowej rozmowie.

Skill powinien pokazać saldo po zamówieniu 61 127,97 zł przy limicie 65 000 zł, czyli wolny limit 3 872,03 zł. Przekroczenia już nie ma, ale wyjątek kredytowy nie znika: 6 100 zł należności jest przeterminowane od 18 dni i nadal wymaga decyzji finansów. Wartość zamówienia, różnica rabatu (800,25 zł) i pozostałe pięć wyjątków się nie zmieniają.

Ten test sprawdza dwie rzeczy naraz: czy skill czyta aktualny plik z Dysku i czy nie uznaje sprawy za zamkniętą tylko dlatego, że jedna liczba zmieściła się w limicie. Jeśli skill nadal pokazuje przekroczenie o 1 127,97 zł, pracuje na kopii arkusza, a nie na jego bieżącej wersji. Wtedy przed analizą dołączajcie aktualny arkusz do rozmowy: instrukcja każe użyć nowszej wersji i o tym napisać. (W Gemie ten objaw oznacza, że plik w wiedzy pochodzi z komputera, nie z Dysku.)

Krok 6. Udostępnij skill i sprawdź, co z Gemem

Skill możesz pobrać jako paczkę i przekazać handlowcowi albo każdy wgrywa go sam przez Upload, na przykład z repozytorium. Źródła z Dysku nie wchodzą do paczki, więc handlowiec dodaje je u siebie, a pliki udostępniasz mu osobno, na Dysku. Formatem jest otwarty SKILL.md, ten sam co w Anthropic Claude, więc skill da się przenosić między narzędziami. (W Gemie: w widoku Gems kliknij Share, wpisz adres handlowca i nadaj rolę Viewer albo Editor; pliki wiedzy udostępnij osobno na Dysku, opis w pomocy o udostępnianiu Gemów.)

Masz już Gema z wcześniejszej wersji tego przepisu? Nadal działa, a od 17.11.2026 znajdziesz go w Ustawieniach. Gdy Gemy znikną, Gem z aplikacji Gemini zostanie zamieniony na nieaktywny szkic skilla. Nazwa, opis, instrukcje, pliki wiedzy i udostępnienia przechodzą, ale szkic trzeba aktywować. Gemów używanych w Workspace Google nie przeniesie automatycznie, a skille nie synchronizują się między aplikacją Gemini i Workspace. Po aktywacji powtórz test z kroku 5 i krok z rzeczywistością.

Typowe problemy

Objaw	Przyczyna	Co zrobić
Brak źródeł z Dysku albo Gemini nie widzi Dysku	wyłączona historia aktywności albo aplikacje Workspace	włącz historię, poproś administratora o Workspace apps
W Customize nie ma Skills	funkcja jeszcze nie dotarła na konto	zbuduj Gema z tymi samymi instrukcjami
Brak opcji Upload	wgrywanie działa tylko w przeglądarce i w aplikacji na Maca	wgraj skill w przeglądarce
Po zmianie limitu skill pokazuje stare liczby	skill pracuje na kopii arkusza, nie na bieżącej wersji z Dysku	dołącz aktualny arkusz do rozmowy (w Gemie: dodaj plik przez Add from Drive)
Suma w arkuszu różni się od sumy skilla	dokumentacja nie potwierdza liczenia kodem	licz z arkusza i poproś o działanie linia po linii
Kolega nie widzi danych	przekazano skill, ale nie pliki	udostępnij arkusze na Dysku i dodaj je jako źródła
Gem „zniknął” z paska bocznego	od 17.11.2026 Gemy są w Ustawieniach	Ustawienia → Gems
Szkic skilla po Gemie nie działa	szkice po zamianie są nieaktywne	aktywuj szkic i powtórz test z kroku 5

Co dalej

Na własnych danych potrzebujecie trzech arkuszy na Dysku, eksportowanych z ERP: kartoteki (indeks, nazwa, EAN, jednostka, opakowanie, cena katalogowa, grupa rabatowa, status, zamiennik), stanów z rezerwacjami i dostawami w drodze oraz warunków klientów (termin, limit, saldo, przeterminowane, najstarsza zaległość, rabaty grup, opiekun). Ustalcie, kto i jak często nadpisuje te arkusze, bo w tej wersji to one są pamięcią agenta.

Mierzcie czas od wpływu zamówienia do potwierdzenia, odsetek zamówień bez ręcznego przepisywania i korekty faktur ze złej ceny, a nie liczbę rozmów ze skillem. Marża klienta zależy dalej od cennika, siatki i rynku; agent pilnuje, żeby odstępstwa miały podpis. Na poniedziałek: jeden handlowiec, zamówienia jednego klienta z ostatniego tygodnia, sumy sprawdzone w Arkuszach.

Czym ta wersja różni się od pozostałych? Gemini sięga po arkusze prosto z Dysku, ale dokumentacja nie potwierdza liczenia kodem ani tego, że skill czyta zawsze najnowszą wersję pliku. W Claude ten sam agent liczy kodem na XLSX z wiedzy projektu, w Microsoft 365 Copilot powstaje w Agent Builderze na plikach Excel, a w ChatGPT w projekcie z plikami CSV.

Ten sam agent w innych narzędziach:

• Agent zamówień B2B w Claude
• Agent zamówień B2B w Microsoft 365 Copilot
• Agent zamówień B2B w ChatGPT

Pełną kartę agenta zamówień znajdziecie we wpisie o rabacie spisanym i limicie sprawdzonym przed wydaniem.