Wycena na kosztach rzeczywistych, nie z pamięci

Marża w produkcji na zamówienie powstaje albo znika przy zapytaniu i ofercie, a nie na hali — dlatego wycena musi stać na kosztach zamkniętych projektów, a nie na pamięci kosztorysanta. Na tych dwóch etapach pracuje trzech agentów: zapytań, wyceny i umowy. Czytają, porównują i liczą, żeby handlowiec i zarząd podejmowali decyzję na danych tego samego dnia. Ceny, marży i podpisu pod umową żaden z nich nie bierze na siebie.

To wpis z serii o firmie produkcyjno-usługowej jako jednym systemie. Opisuje pierwsze dwa etapy strumienia wartości: popyt i sprzedaż oraz ofertę i umowę.

Co dziś nie działa

— Na kiedy i za ile to zrobicie? — pyta klient. — Oddzwonię za godzinkę. (Oddzwania po trzech dniach.)

Te trzy dni nie biorą się z lenistwa. Zapytanie przychodzi mailem albo z platformy przetargowej, z rysunkiem koncepcyjnym i warunkami w załączniku. Ktoś przepisuje je do arkusza zapytań. Ktoś szuka, czy robiliście już coś podobnego: w folderach, w ERP, w pamięci kolegów. Ktoś dzwoni do konstruktora po przedmiar, a konstruktor siedzi nad projektem, który ma już termin. Oferta czeka jeszcze na ceny od dostawców, a w tym czasie zapytanie przegrywa z innymi, pilniejszymi sprawami.

Najdroższy problem jest jednak cichsze. Koszt rzeczywisty zamkniętego projektu nie wraca do kosztorysanta. Wycena opiera się więc na tym, ile podobny temat „mniej więcej” kosztował pół roku temu, a zmiany zakresu, które zjadły marżę na poprzednim zleceniu, żyją w mailach i nikt ich nie sumuje. Prawdziwą marżę poznajecie po zamknięciu zlecenia, kiedy na korektę cennika jest już za późno. Do tego umowa wraca od klienta z drobnymi zmianami — inny termin, wyższa kara, płatność po odbiorze zamiast zaliczki — i nie zawsze ktoś porównuje ją z wysłaną ofertą.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Zapytanie przestaje być mailem i staje się obiektem w cyfrowym modelu firmy, powiązanym z klientem, z podobnymi zamkniętymi projektami i z obciążeniem zakładu. ERP zostaje tam, gdzie jest dobry: przy cennikach i księgowaniu kosztów. Nad nim powstaje warstwa, w której te informacje spotykają się w jednym miejscu.

Dwie rzeczy zmieniają się najbardziej. Po pierwsze, handlowiec widzi historię klienta i zbliżone realizacje z ich kosztem powykonawczym, zanim oddzwoni. Po drugie, koszty rzeczywiste z rozliczenia, czyli z ostatniego etapu strumienia, wracają do wyceny. To zamyka pętlę: każdy zamknięty projekt poprawia następną ofertę, zamiast trafiać do szuflady. Umowa podpisana na końcu drugiego etapu od razu tworzy projekt z budżetem, terminami i harmonogramem płatności, więc nikt nie przepisuje go ręcznie do kolejnego arkusza.

Trzech agentów na pierwszych dwóch etapach

Agent zapytań

Co dziś nie działa. Zapytanie leży w skrzynce, aż handlowiec znajdzie czas i dane, a jego los zależy od tego, kto je akurat odebrał. Część zapytań nie dostaje odpowiedzi wcale — nie dlatego, że były złe, tylko dlatego, że nikt nie zdążył ich przeczytać.

Co robi agent. Czyta zapytanie i załączniki: rysunki, specyfikację, warunki handlowe. Wypisuje wymagania techniczne, a osobno to, czego w zapytaniu brakuje albo co zależy od innych wykonawców. Znajduje zamknięte projekty podobne według jawnej reguły — rodzaj konstrukcji, materiał, zabezpieczenie, zakres montażu, masa — i pokazuje ich marżę ofertową, powykonawczą oraz to, czy klient zapłacił w terminie. Sprawdza obciążenie zakładu w tygodniach, których chce klient, i proponuje ocenę: wyceniać, wyceniać pod warunkami albo nie wyceniać, z uzasadnieniem do przeczytania w minutę.

Co zostaje przy człowieku. Decyzję, czy w ogóle wyceniacie temat, podejmuje handlowiec. Przy dużej wartości albo krótkim terminie decyduje dyrektor sprzedaży, który powinien też uprzedzić planowanie, że w drodze jest duży temat.

Czym to zmierzyć. Czasem reakcji na zapytanie i odsetkiem zapytań rozstrzygniętych świadomie, czyli wycenionych albo odrzuconych z podanym powodem, zamiast przeterminowanych bez decyzji.

Jesteś agentem zapytań w firmie produkcyjno-usługowej (konstrukcje stalowe na zamówienie).
Pracujesz na plikach z wiedzy projektu:
- projekty-zamkniete.xlsx: zamknięte projekty z kosztem planowanym i rzeczywistym, roboczogodzinami i uwagami,
- obciazenie.xlsx: dostępne i zajęte roboczogodziny (rbh) gniazd w kolejnych tygodniach.

Gdy dostaniesz zapytanie ofertowe (PDF w rozmowie), zrób kolejno:
1. Wypisz wymagania: obiekt, materiał, masa, zabezpieczenie, normy, zakres, termin, płatność, kary.
   Osobno wypisz, czego w zapytaniu brakuje albo co zależy od innych wykonawców.
2. Znajdź podobne zamknięte projekty. Warunki: ten sam rodzaj konstrukcji (pierwsze słowo typu),
   ten sam gatunek stali, to samo zabezpieczenie, montaż u klienta jak w zapytaniu,
   masa od 60% do 140% masy z zapytania. Pokaż wszystkie spełniające warunki,
   posortowane według różnicy masy. Dla każdego: nr projektu, masa, marża ofertowa
   = (wartość oferty − koszt planowany) / wartość oferty, marża powykonawcza
   = (wartość oferty − koszt rzeczywisty) / wartość oferty, dni zwłoki płatności,
   liczba zmian zakresu, uwagi.
3. Policz normy: rbh spawania i rbh montażu na tonę jako sumę rbh podobnych projektów
   podzieloną przez sumę ich masy. Pomnóż przez masę z zapytania.
4. Sprawdź moce. Wolne rbh = dostepne_rbh − zajete_rbh; nie korzystaj z kolumny wolne_rbh.
   Zamień daty montażu z zapytania na tygodnie ISO. Zsumuj wolne rbh montażu w tych tygodniach
   i wolne rbh spawania we wszystkich tygodniach z pliku przed pierwszym tygodniem montażu.
   Porównaj z potrzebą z punktu 3.
5. Zaproponuj ocenę: „wyceniać”, „wyceniać pod warunkami” albo „nie wyceniać”.
   Uzasadnij w trzech zdaniach i wypisz warunki do rozmowy z klientem.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj, z których wierszy pochodzi.
- Nie dopisuj projektów ani tygodni, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie podawaj ceny ani marży dla nowego tematu. To decyzja handlowca i zarządu.
- Wynik: tabela podobnych projektów, tabela mocy, ocena z warunkami.
  Na końcu przygotuj plik XLSX z tymi tabelami do pobrania.

Agent wyceny

Co dziś nie działa. Wiedza o kosztach mieszka w arkuszu jednej osoby i w jej pamięci. Kosztorysant nie ma skąd wiedzieć, że ostatnie podobne zlecenia straciły marżę na spawaniu, bo koszt zamkniętego projektu do niego nie wraca.

Co robi agent. Składa wstępne zestawienie ilości i kosztów z projektów, które już zrobiliście: z normami zużycia, stawkami i cenami materiałów. Dopisuje listę ryzyk i założeń — co w tym zapytaniu jest inne niż ostatnio i gdzie wycena może się rozjechać. Po zamknięciu projektu pokazuje, gdzie wycena mówiła prawdę, a gdzie nie, a ta różnica trafia do kolejnej oferty.

Co zostaje przy człowieku. Ostateczną cenę, marżę, warunki płatności i decyzję o złożeniu oferty zatwierdza zarząd. Agent może pokazać, że podobne tematy kosztowały więcej, niż zakładano. Nie wie natomiast, czy ten klient jest dla Was strategiczny, i nie powinien udawać, że wie.

Czym to zmierzyć. Odchyleniem marży powykonawczej od ofertowej na zamkniętych projektach i skutecznością ofert. Pierwsza liczba mówi, czy model wyceny mówi prawdę, druga — czy ta prawda nie jest za droga dla rynku.

Jesteś agentem wyceny w firmie produkcyjno-usługowej (wyroby i konstrukcje na zamówienie).
Pracujesz na plikach: projekty-zamkniete (koszt planowany i rzeczywisty według pozycji),
normy (zużycie i roboczogodziny na jednostkę), cennik-materialow i stawki (z datą ważności).

Gdy dostaniesz zapytanie zakwalifikowane do wyceny razem z przedmiarem, zrób kolejno:
1. Dla każdej pozycji przedmiaru policz materiał i roboczogodziny według norm,
   a koszt według cennika i stawek. Pozycję bez normy albo bez ceny oznacz jako brak.
2. Znajdź podobne zamknięte projekty i dla każdej pozycji kosztowej pokaż, o ile koszt
   rzeczywisty różnił się od planowanego. Wskaż różnice, które się powtarzają.
3. Wypisz ryzyka i założenia: co w tym zapytaniu jest inne niż w podobnych projektach,
   które ceny straciły ważność, gdzie wycena może się rozjechać.
4. Złóż wstępne zestawienie: koszt według norm i obok koszt skorygowany o powtarzające się
   różnice z punktu 2, z opisem każdej korekty.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Nie dopisuj norm, cen ani projektów, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie podejmujesz decyzji o cenie, marży, warunkach płatności ani o złożeniu oferty;
  przygotowujesz ją dla zarządu.
- Wynik: tabela kosztów według pozycji, tabela różnic z podobnych projektów,
  lista ryzyk i lista spraw do decyzji zarządu.

Agent umowy

Co dziś nie działa. Umowa i każdy aneks wracają od klienta jako nowy plik, a różnice wobec oferty trzeba znaleźć wzrokiem. Zmiany zakresu ustala się przez telefon i spisuje, jeśli ktoś zdąży.

— Klient odesłał umowę, podpisujemy? — A sprawdził ktoś, czy to ta sama, którą wysłaliśmy? (Na to pytanie nikt nie odpowiada.)

Co robi agent. Porównuje umowę i każdy aneks z ofertą i wskazuje zmienione warunki: termin, kary, płatności, zakres. Pilnuje terminu ważności oferty i kamieni milowych z umowy i przypomina o nich, zanim miną. Prowadzi rejestr zmian zakresu, w którym każda zmiana ma opis, wycenę i akceptację klienta, zamiast żyć w czyjejś skrzynce.

Co zostaje przy człowieku. Akceptację ryzyka w umowie i każdej zmiany zakresu podpisuje zarząd. Agent wskazuje różnice, ale ocena, czy kara jest do przyjęcia przy tym kliencie, należy do ludzi, którzy znają relację i rynek.

Czym to zmierzyć. Odsetkiem zmian zakresu spisanych i wycenionych, zanim weszły do realizacji.

Jesteś agentem umowy w firmie produkcyjno-usługowej (realizacje na zamówienie).
Pracujesz na plikach: oferta (ostatnia wysłana wersja), rejestr-umow (kamienie milowe,
płatności, kary, gwarancje) i rejestr-zmian-zakresu (opis, wycena, termin, akceptacja klienta).

Gdy dostaniesz projekt umowy albo aneks od klienta, zrób kolejno:
1. Porównaj go z ofertą punkt po punkcie: zakres, cena, termin, płatności, kary, gwarancje,
   odbiory. Każdą różnicę zacytuj w obu brzmieniach, z numerem punktu.
2. Oznacz różnice, które zmieniają pieniądze albo ryzyko: wyższa kara, dłuższy termin płatności,
   płatność po odbiorze zamiast zaliczki, szerszy zakres bez zmiany ceny.
3. Jeśli dokument zmienia zakres, sprawdź, czy zmiana jest w rejestrze z wyceną i akceptacją
   klienta. Brak wyceny albo akceptacji wypisz jako sprawę otwartą.
4. Wypisz terminy do pilnowania: ważność oferty i kamienie milowe z najbliższych tygodni.

Zasady:
- Cytuj dokumenty dosłownie tam, gdzie liczy się brzmienie warunku.
- Nie dopisuj warunków ani zmian, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie podejmujesz decyzji o akceptacji warunków ani zmiany zakresu; przygotowujesz ją
  dla zarządu.
- Wynik: tabela różnic (punkt, oferta, umowa, skutek), lista spraw otwartych
  i lista terminów do przypomnienia.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Ślepa automatyzacja na tym etapie ma dwie typowe postacie. Pierwsza to automatyczna odpowiedź z ceną. Agent, który sam wysyła ofertę z ceną wyliczoną z podobnych projektów, przeniesie do nowego tematu wszystkie błędy starych, łącznie z niezapłaconymi zmianami zakresu, i zrobi to szybciej niż człowiek. Druga to ocena „nie wyceniać” traktowana jak wyrok. Temat, który odpada na regule podobieństwa, bywa właśnie tym, w który firma chce wejść, żeby zdobyć nowego klienta albo nowy rodzaj realizacji.

Warunek brzegowy jest prosty. Jeśli koszty rzeczywiste zamkniętych projektów nie są zapisane nigdzie poza pamięcią kosztorysanta, agent wyceny nie ma na czym liczyć i pokaże ładną tabelę z pustą kolumną. Najpierw jedno miejsce, w którym projekt ma budżet i koszt po zamknięciu — choćby jeden arkusz za ostatni rok — a dopiero potem agent. Agent zapytań może ruszyć wcześniej, bo wymagania i braki wyciąga z samego zapytania.

Po czym poznacie różnicę

Nie mierzcie liczby wycen przygotowanych przez agenta. To miara próżności: agent może przygotować ich dwa razy więcej, a firma i tak będzie wygrywać tematy, na których traci. Pamiętajcie też, że na skuteczność ofert wpływają cena, rynek i jakość produktu, a nie tylko szybkość odpowiedzi. Wszystkie pięć liczb z perspektywy zarządu omawia wpis o pięciu liczbach, o które prezes pyta w piątek.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie zapytania z ostatniego miesiąca, wszystkie, także te bez odpowiedzi, i podzielcie je na trzy grupy: wycenione, świadomie odrzucone i przeterminowane bez decyzji. Równolegle poproście kosztorysanta o trzy zamknięte projekty z ostatniego roku i porównajcie marżę z oferty z marżą po zamknięciu. Jeden zespół handlowy, jedna tabela, jeden tydzień. To wystarczy, żeby wiedzieć, czy zaczynacie od agenta zapytań, czy najpierw od porządku w kosztach.