Dystrybucja i hurt B2B
Od zamówienia do pieniędzy. Jeden system, nie pięć.
Towar widnieje w systemie, na regale świeci pustką, a obiecany rabat pamięta tylko jeden handlowiec w terenie. Znacie to z autopsji? Pokażemy, gdzie w dystrybucji B2B pomoże agent AI — i czego nie zrobi za Was.
Dystrybucja techniczna · budowlana · spożywcza do firm · opakowania i materiały eksploatacyjne · import z własnym magazynem
Trzy sceny, które znacie na pamięć
Jeśli przy którejkolwiek pomyśleliście „dokładnie to przerabialiśmy w zeszły czwartek” — czytajcie dalej.
Rabat ustalony na parkingu
Klient dostał dwanaście procent rabatu. Wie o tym on i jeden handlowiec. Faktura z systemu wychodzi z ośmioma. Obrażony telefon, faktura korygująca — i przelew przesunięty o kolejny miesiąc.
W komputerze jest, na półce nie ma
Magazynier idzie z listą kompletacyjną pod wskazany regał. Wraca bez towaru, za to z pytaniem. Klient dowie się o braku jutro rano — gdy kierowca otworzy drzwi samochodu.
Okazja stulecia od dostawcy
Osiem palet z dodatkowym rabatem, bo „taka cena już się nie powtórzy”. Kupione. Rok później palety nadal stoją w kącie magazynu, owinięte czarną folią z kartką: „Nie ruszać, sprzedamy”.
Bohaterem jest „Wasza firma”. Sceny są destylatem z codzienności firm dystrybucyjnych i hurtowni B2B, nie zapisem z jednej organizacji.
Gdzie utknęło zamówienie, zanim stało się gotówką na koncie
Obietnicę składa handlowiec i katalog. Dowieźć musi ją zakupowiec, magazyn i logistyka — a marża najczęściej wycieka na styku systemów. Zobaczcie dziesięć etapów strumienia wartości w dystrybucji.
Zamówienie i warunki handlowe
— Macie te złączki od ręki?
— Chwileczkę, już sprawdzam.
(Telefon na magazyn. Magazynier odkłada skaner i idzie policzyć pudełka na regale.)
Zapytanie wpada mailem w PDF-ie, ktoś przepisuje je ręcznie do ERP-a, a cena na ofercie zależy od tego, który handlowiec akurat siedział przy komputerze. O tym, że klient przekroczył limit kupiecki albo dostał rabat poniżej progu opłacalności, firma dowiaduje się po fakcie. Tymczasem to tutaj rozstrzyga się Wasza marża.
Z agentami: zanim handlowiec podniesie słuchawkę, zapytanie z maila jest już rozczytane na Wasze indeksy, stan i rezerwacje sprawdzone, matryca rabatowa klienta podpięta, a wolny limit przeliczony. Handlowiec jednym kliknięciem akceptuje zaproponowany zamiennik i wysyła potwierdzenie tego samego dnia.
- Agent treści i kanałów utrzymuje spójne dane produktowe w katalogu i B2B. Agent zamówień zamienia maile i załączniki w gotowe koszyki w systemie wraz z propozycją zamienników. Agent warunków handlowych przed rozmową roczną kładzie na stole pełny rachunek rentowności klienta.
- Co zostaje przy Was: decyzja, komu i na jakich warunkach sprzedajecie, zgoda na rabat specjalny oraz wysokość limitu kupieckiego.
- Czym to zmierzyć: czas od wpływu zapytania do potwierdzenia zamówienia · udział sprzedaży po oficjalnych warunkach z systemu · czysta marża per klient po odjęciu bonusów.
- W poradniku: jak wygląda poniedziałek w dziale handlowym B2B, gdy handlowcy sprzedają, zamiast przepisywać indeksy z PDF-ów.
Gotówka zamrożona na półce
— Producent dorzuca piętnaście procent rabatu, jeśli weźmiemy od razu całą paletę.
— Bierzemy, świetna marża!
— A ile sztuk sprzedajemy miesięcznie?
— Zaraz sprawdzę.
(Sprawdza w grudniu, podczas inwentaryzacji rocznej.)
W dystrybucji magazyn to po prostu gotówka ułożona na paletach. Zwykle macie za dużo tego, o co nikt nie pyta, i za mało tego, co schodzi na pniu — bo zamówienia do dostawców opierają się na intuicji kupca i historycznym arkuszu. Ten sam towar potrafi figurować pod trzema indeksami, a wgranie nowego cennika producenta zajmuje dwa tygodnie. Tu ucieka najwięcej płynności.
Z agentami: „okazyjna” oferta od dostawcy to jedno zapytanie i natychmiastowa kalkulacja: jak szybko towar rotuje, ile gotówki zamrozicie i kiedy realnie zobaczycie zwrot. Kupiec nadal podejmuje decyzję — ale na twardych liczbach w pięć minut, a nie przy spisie z natury w grudniu.
- Agent asortymentu w ułamku sekundy mapuje nowe cenniki dostawców i wyłapuje zdublowane indeksy. Agent zapasu wylicza punkty domówienia i pokazuje gotówkę zamrożoną w towarze bez obrotu. Agent zakupów generuje propozycje zamówień, pilnuje awizacji i uzgadnia faktury zakupowe.
- Co zostaje przy Was: decyzja o wprowadzeniu lub wycięciu linii produktowej, akceptacja zakupów spekulacyjnych i negocjacje z dostawcami.
- Czym to zmierzyć: rotacja zapasu w dniach · dostawy na czas i w komplecie (OTIF) · wartość zapasu nierotującego · terminowość dostaw od producentów.
- W poradniku: scena „promocja dostawcy” — jak w pięć minut odróżnić prawdziwą okazję od zamrożenia gotówki na dwa lata.
Półka magazynowa i rampa załadunkowa
— Zamówienie na poranny wyjazd. Skompletowane?
— Prawie. Brakuje jednej pozycji.
— Jak to brakuje? W ERP-ie wisi dwanaście sztuk.
— W ERP-ie wisi. Na regale nie ma.
Stan komputerowy i stan fizyczny żyją własnym życiem, a spotykają się raz do roku — podczas grudniowej inwentaryzacji, gdy cała firma staje na dwa dni. Trasy kierowców układane są rano z pamięci, samochody wyjeżdżają niedoładowane, a papierowe dokumenty wydania (WZ) z podpisem wracają do biura po tygodniu. Klient dowiaduje się o braku towaru w najgorszym możliwym momencie: gdy otwiera pakę samochodu.
Z agentami: kolejność kompletacji układa się automatycznie pod godziny wyjazdu tras, a nie według kolejności spływu maili; zgłoszony brak na regale w tej samej minucie wyzwala inwentaryzację ciągłą i informację dla handlowca; a klient dostaje powiadomienie ze statusem dostawy, zanim zdąży wybrać Wasz numer.
- Agent magazynu ustawia kolejki pobrań pod harmonogram ramp i typuje podejrzane gniazda do szybkiego przeliczenia w ciągu dnia. Agent dostaw optymalizuje trasy, pilnuje wykorzystania ładowności aut i śledzi obieg dokumentów wydania.
- Co zostaje przy Was: zmiana priorytetu dla awaryjnego zamówienia VIP, decyzja o wysyłce częściowej oraz rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.
- Czym to zmierzyć: zgodność stanów magazynowych w ciągu roku · odsetek pomyłek przy kompletacji · dostawy na czas i w komplecie · stopień wypełnienia floty.
- W poradniku: dzień pracy dyspozytora i kierownika magazynu, gdy trasy oraz fale kompletacji spinają się same.
Zwroty, limity i prawdziwa marża
— Klient zwraca dwie palety towaru. Twierdzi, że tego nie zamawiał.
— A zamawiał?
— Zamawiał, ale inny wymiar.
— Kto się pomylił: on w mailu czy my na magazynie?
— Zaraz zaczniemy szukać.
Zwrócone palety kurzą się w strefie przyjęć tygodniami bez decyzji, a ten sam błąd kompletacji powtarza się co miesiąc, bo nikt nie łączy kropki między reklamacją a przyczyną. Kontrahent z dawno przeterminowanym saldem nadal zamawia towar, bo blokada działa z opóźnieniem. A prawdziwą rentowność klienta — po odjęciu bonusów retrospektywnych, kosztu zwrotów i darmowych dostaw — poznajecie dopiero w styczniu następnego roku.
Z agentami: każdy zwrot dostaje propozycję rozstrzygnięcia w dniu zgłoszenia wraz z przypisaną przyczyną, która z automatu trafia na magazyn albo jako roszczenie do producenta. Faktura wychodzi w chwili wydania, twardy limit pilnuje zamówienia przed kompletacją, a pełna rentowność kontrahenta leży przed handlowcem na tydzień przed negocjacjami rocznymi.
- Agent zwrotów i reklamacji rejestruje zgłoszenie, weryfikuje dokument wydania (WZ) i zdjęcia i od razu generuje reklamację zwrotną do dostawcy. Agent należności automatyzuje fakturowanie i blokady limitów. Agent finansowy co tydzień liczy prawdziwą marżę netto na każdym kliencie i grupie towarowej.
- Co zostaje przy Was: zgoda na przyjęcie zwrotu niezgodnego z regulaminem, odblokowanie limitu kupieckiego na ryzyko zarządu oraz umorzenia.
- Czym to zmierzyć: średni czas rozliczenia zwrotu · kwota odzyskana w reklamacjach u producentów · rotacja należności (DSO) · realna marża per klient po wszystkich kosztach obsługi.
- W poradniku: przegląd tygodnia z agentem finansowym — jak zarząd widzi zamrożoną gotówkę i rentowność klientów bez czekania na zamknięcie kwartału.
Dwanaście ról, jeden wspólny model firmy
Nie powiększacie działu administracji sprzedaży. Dostajecie dwanaście par rąk do pracy, która dziś zjada dzień Waszym najlepszym ludziom: przepisywania zapytań z maili, szukania zamienników, uzgadniania cenników i pilnowania limitów kupieckich. Decyzje biznesowe zostają u ludzi. Nad całością czuwa jeden dyspozytor — żadne zamówienie ani reklamacja nie czeka na telefon.
Agent treści i kanałów
Pilnuje jednej spójnej karty produktu i opisów we wszystkich kanałach sprzedaży. O tym, co i kiedy promujemy, decyduje marketing.
Agent zamówień
Wczytuje zamówienia z maili i PDF-ów bez ręcznego klepania, od razu weryfikując stany. Dobór i akceptacja zamiennika należy do handlowca.
Agent warunków handlowych
Pilnuje, by każdy rabat miał pokrycie w umowie, a każdy klient aktualny limit. Odstępstwa od siatki rabatowej zatwierdza dyrektor sprzedaży.
Agent asortymentu
Przekłada nowy cennik dostawcy na indeksy w systemie w dniu, w którym przyszedł mailem. O wprowadzeniu nowości do oferty decyduje kierownik kategorii.
Agent zapasu
Dba o to, by gotówka leżała na półce tylko w towarze, który faktycznie rotuje. Parametry zapasu i zakupy specjalne zatwierdza szef zakupów.
Agent zakupów
Przygotowuje zamówienia odtworzeniowe, pilnuje awizacji dostaw i paruje faktury z dokumentami przyjęcia (PZ). Wybór dostawcy i warunki kontraktu zostają u kupca.
Agent magazynu
Wychwytuje rozjazdy między systemem a regałem, zanim magazynier pójdzie na pusto. Priorytety przy spiętrzeniu wysyłek ustala kierownik magazynu.
Agent dostaw
Optymalizuje trasy i uprzedza klienta o jakimkolwiek braku, zanim auto wyjedzie z bazy. Ostateczną dyspozycję floty wydaje dyspozytor.
Agent zwrotów i reklamacji
Przyjmuje zgłoszenie, sprawdza historię wydania i przygotowuje decyzję w tym samym dniu. Gest handlowy poza regulaminem zatwierdza szef sprzedaży.
Agent należności
Wystawia fakturę w momencie wydania towaru i pilnuje, by nikt nie kupował ponad limit po cichu. Zwolnienie blokady kredytowej należy do finansów.
Agent finansowy
Pokazuje na bieżąco, ile gotówki ugrzęzło w nierotującym towarze i ile naprawdę zarabiacie na każdym kliencie. Decyzje strategiczne podejmuje zarząd.
Agent danych podstawowych
Czyści duplikaty i dba o to, by jeden produkt miał dokładnie jeden indeks i czystą kartotekę. Scalenie rekordów zatwierdza właściciel danych.
W poradniku każda rola ma swoją stronę: konkretna sytuacja z hurtowni, co przejmuje agent, a co zatwierdza człowiek. Architektura IT — na blogu.
Nie czterdzieści osobnych programów i czterdziestu chaotycznych botów.
Jeden cyfrowy model firmy, kilkunastu agentów
i ludzie, którzy wciąż podejmują najważniejsze decyzje.Krzysztof Majchrzycki · AI Business Partner
Pięć liczb, o które prezes pyta w piątek — i dostaje odpowiedź w czwartek. Następnego tygodnia.
Dziś ich zebranie wymaga wyciągnięcia raportów z ERP-a, WMS-a, platformy B2B i dwóch arkuszy z bonusami. Z agentami są gotowe w każdej chwili. Cele wyznaczacie Wy.
- Struktura spływu zamówień — jaka część wpada bezobsługowo, a ile koszyków wciąż trzeba ręcznie przepisywać z maili i telefonów.
- Dostępność z półki kontra zamrożona gotówka — ile zamówień zrealizowaliście od ręki i ile kapitału śpi w towarze, który nie rotuje od pół roku.
- Prawdziwa marża per klient (po rabatach i retro-bonusach) — sprawdzenie, czy Wasz największy klient przypadkiem nie generuje najmniejszego zysku.
- Rotacja należności (DSO) i sprzedaż ponad limit — ile własnej gotówki pożyczacie dziś klientom i kto kupuje powyżej przyznanego limitu bez zgody zarządu.
- Liczba źródeł danych — czyli ile tabel i cenników musi się ze sobą zgodzić, żeby na spotkaniu zarządu wszyscy rozmawiali o tej samej liczbie.
Niby prosty handel, a diabeł siedzi w tysiącach powtórzeń
W produkcji martwią się rysunkiem technicznym, w projektach — odbiorem końcowym. U Was gra toczy się o ułamki procentów marży, szybkość obrotu gotówki i to, żeby towar nie stał na regale. Od tego zaczynamy.
- Sercem biznesu jest zapas i siatka warunków handlowych. Nie produkujecie — zarabiacie na tym, że kupicie mądrze, nie zamrozicie gotówki i nie oddacie marży w niekontrolowanym rabacie.
- Pieniądz leży fizycznie na regałach. Każda paleta to zamrożony kapitał obrotowy; rozjazd czasowy między przelewem do producenta a wpłatą od klienta trzeba trzymać w ryzach każdego dnia.
- Połowa sukcesu rozstrzyga się na magazynie i w transporcie. To pomyłki w kompletacji i braki przy rozładunku generują najdroższe zwroty i psują relacje budowane latami.
- Klient kupuje co tydzień, nie raz na rok. Przy setkach powtarzalnych zamówień drobna nieszczelność w procesie mnoży stratę tysiąckrotnie — ale jedno usprawnienie natychmiast skaluje zysk.
Co znajdziecie w poradniku
Pełna ścieżka zamówienia hurtowego — plus materiały warsztatowe, które możecie od razu położyć na stole zarządu.
Dwunastu agentów w Waszej hurtowni
Dwanaście codziennych sytuacji z dystrybucji B2B, w których agent zdejmuje z ludzi przeklikiwanie indeksów, a decyzję zostawia człowiekowi. Każda na jednej stronie, czysto biznesowo.
Cały strumień na jednej rozkładówce
Dziesięć etapów od cennika po spływ należności: co powstaje, kto decyduje, gdzie ucieka marża, gdzie zamraża się gotówka — i który agent gdzie pilnuje porządku. Do powieszenia w biurze handlowym.
Policzcie to u siebie
Tabela diagnostyczna do wypełnienia ręką na posiedzeniu zarządu. Na dole wylicza realny czas od zamówienia do gotówki i wskazuje najdroższe wąskie gardło.
Pięć pytań dla zarządu
Strona do wyrwania na spotkanie z szefami sprzedaży, zakupów i logistyki. Cztery sprzeczne odpowiedzi na jedno pytanie to najlepszy dowód, gdzie zacząć.
Mapa serii na blogu
Przewodnik po artykułach technicznych pokazujących krok po kroku, jak zbudować każdego z opisanych agentów na Waszych danych.
Czego w nim celowo nie ma
Cennika wdrożenia (jest jawny na stronie). Cudzych historii z innych branż (Wasza siatka rabatowa i tak jest inna). NDA. Ani spamu po pobraniu pliku.
Albo napisz do mnie na LinkedIn
Wyślę osobiście i chętnie odpowiem na pytania.
Umów prezentację dla zarządu
Dziewięćdziesiąt minut u Was w firmie.
Wychodzicie z nazwanym problemem i decyzją, co dalej.
Najczęstsze pytania — Dystrybucja i hurt B2B jako jeden system
Czy musimy wymieniać nasz obecny ERP albo system magazynowy WMS?
W żadnym wypadku. Niech ERP dalej księguje faktury, a WMS zarządza adresami na regałach. Ludzie i agenci pracują we wspólnej warstwie nad nimi — na jednym modelu firmy, który czyta dane z obu systemów jednocześnie.
Mamy już wdrożoną platformę zakupową B2B dla klientów. Czy to nie wystarczy?
Platforma B2B świetnie przyjmuje proste zamówienia z koszyka. Nie rozwiąże jednak zapytania o 100 pozycji przesłanego w PDF-ie z budowy, nie sprawdzi, dlaczego towaru ze stanu nie ma fizycznie na półce, i nie policzy, czy opłaca się kupić promocyjną paletę od dostawcy. Agenci łączą to, co widzi portal B2B, z resztą firmy.
Czy agent AI sam przyzna rabat klientowi albo zamówi towar u producenta?
Nie. Agent policzy rotację, sprawdzi historię marży i położy na biurku gotową propozycję zamówienia lub oferty. Zatwierdzenie rabatu poza siatką czy wysłanie zamówienia zakupowego powyżej progu zawsze wymaga kliknięcia i odpowiedzialności człowieka.
Po czym poznamy, że ten system faktycznie zarabia?
Po twardych wskaźnikach bilansowych i operacyjnych: szybszej rotacji zapasu, mniejszej kwocie zamrożonej w towarach wolnorotujących, wyższej dostępności z półki, mniejszej liczbie błędów kompletacji i czystej marży per klient po odjęciu bonusów.
Od czego nie zaczynać?
Od agenta. Jeśli ten sam produkt ma trzy indeksy, a rabaty żyją w mailach, agent będzie liczył na złych danych i pokaże to szybciej niż ludzie. Najpierw jedna kartoteka produktów i spisane warunki klientów, potem agent zamówień — i dopiero wtedy reszta. W poradniku jest tabela, która pokazuje, od którego etapu u Was zacząć.
Czym ten poradnik różni się od ogólnego poradnika „Firma jako jeden system”?
Poradnik ogólny tłumaczy mechanikę naszego podejścia. Ten poradnik pokazuje konkretnie realia hurtowni i dystrybutora B2B — od wgrania cennika dostawcy i pilnowania rabatów, aż po kompletację na magazynie i windykację należności. Warto zacząć od ogólnego i od razu przejść do branżowego.