Gotówka na półce: kto finansuje Waszych klientów?

W dystrybucji luka płynnościowa ma dwa końce: towar płacicie dostawcy przed sprzedażą, przy imporcie często przedpłatą, a klient płaci po terminie, który sami mu daliście — czasem dłużej. Pomiędzy gotówka leży na regałach jako zapas. Szerokość tej luki rozstrzyga się w trzech miejscach: przy decyzji zakupowej, przy sprawdzeniu limitu kupieckiego przed kompletacją i przy fakturze wystawionej w dniu wydania. Agent finansowy pokazuje wszystkie trzy co tydzień. Decyzje zostają przy finansach i zarządzie.

Tekst należy do serii o dystrybucji i hurcie B2B jako jednym systemie i do obszaru przekrojowego „pieniądz i płynność”. Śledzimy w nim jedną dostawę towaru od decyzji zakupowej do wpłaty klienta.

Skąd bierze się luka

— Ten klient zalega od dwóch miesięcy. — I co? — I zamawia dalej. (Auto z jego towarem właśnie wyjeżdża z bazy.)

Dystrybutor nie produkuje, więc zarabia na tym, że kupi mądrze, nie zamrozi gotówki i nie odda marży w rabacie. Każda paleta to kapitał obrotowy. Przelew do dostawcy wychodzi wcześnie, a wpłata od klienta przychodzi po terminie płatności liczonym od faktury. Jeśli faktura czeka na dokument wydania (WZ), który wraca do biura po tygodniu, termin klienta zaczyna biec tydzień później.

Lukę da się wyrazić jedną liczbą w dniach: rotacja zapasu plus rotacja należności (DSO) minus termin płatności u dostawcy. Tyle dni firma finansuje towar z własnej kieszeni.

Jedna dostawa na osi czasu

Moment	Co dzieje się z gotówką	Co wydłuża lukę
Decyzja zakupowa	zapada, ile gotówki zamrozicie	„okazja” od producenta bez policzenia rotacji
Zamówienie i przyjęcie towaru	największy wypływ, często przed sprzedażą	faktura zakupu z inną ceną niż zamówienie
Towar na półce	gotówka leży jako zapas	towar bez obrotu, którego nikt nie liczy do inwentaryzacji
Zamówienie klienta	zapada, czy udzielacie mu kredytu	zamówienie przyjęte bez sprawdzenia limitu
Wydanie i dostawa	towar wyjeżdża, pieniądz jeszcze nie	dokument wydania wraca po tygodniu
Faktura	zaczyna biec termin płatności	korekta zamiast faktury, bo rabat był ustny
Termin płatności	wpływ zamyka lukę	klient z przeterminowanym saldem zamawia dalej
Koniec roku	bonus roczny obniża marżę po fakcie	bonus policzony w grudniu, nie na bieżąco

Do tego dochodzi zwrot. Jeśli przyczyną był błąd dostawcy, a reklamacja do niego nie wyszła w terminie, koszt zostaje w Waszej marży, a gotówka nie wraca wcale.

Co pokazuje agent finansowy

Agent finansowy liczy z tych samych zdarzeń, z których żyje magazyn i sprzedaż, więc nie czeka na raport miesięczny.

• Co tydzień zestawia na jednej stronie gotówkę w zapasie, należności i zobowiązania.
• Pokazuje gotówkę zamrożoną w towarze bez obrotu i proponuje, co wyprzedać, zanim trafi pod folię w rogu magazynu.
• Liczy rentowność klientów i grup asortymentowych po rabatach, bonusach, zwrotach i opóźnieniach płatności, zanim ktoś usiądzie do negocjacji.
• Prognozuje przepływy i ostrzega, kiedy przedpłata do importera spotka się z klientami, którzy płacą po terminie.

Obok pracuje agent należności: dba o to, żeby faktura wychodziła w dniu wydania, i sprawdza limit, zanim zamówienie trafi do kompletacji.

Czego żaden z nich nie zrobi: nie zmieni limitu, nie zablokuje klienta i nie zwolni blokady, nie zrezygnuje z zakupu. Limity, blokady i windykację prowadzą finanse. Zwolnienie blokady na ryzyko firmy, umorzenie i zamrożenie większej gotówki w zapasie należą do zarządu.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Automatyczne ponaglenie albo blokada wobec klienta, który wstrzymał płatność, bo czeka na rozpatrzenie reklamacji, zamienia sprawę jednej faktury w spór o całą współpracę. Limit kredytowy potrzebuje człowieka, który zna kontekst.

Warunek brzegowy dotyczy danych. Jeśli limity żyją w arkuszu finansów, rabaty w mailach handlowców, a ten sam produkt figuruje pod trzema indeksami, agent policzy złą rotację i złą marżę klienta — i zrobi to szybciej niż ludzie. Kolejność jest stała: najpierw jedna kartoteka produktów i warunki klientów zapisane z datą i autorem, dopiero potem prognoza przepływów.

Po czym poznacie różnicę

Mierzcie trafność prognozy przepływów, gotówkę w zapasie bez obrotu, rotację należności, dni od wydania do faktury i odsetek obrotu nad limitem. Liczba wysłanych przypomnień o płatności niczego nie mówi. Jak policzyć te liczby z danych, które już macie, opisujemy w tekście o pięciu liczbach zarządu, a jak skrócić drogę od wydania do faktury — w tekście o tym, jak faktura wychodzi w dniu wydania. Uczciwie: na płynność wpływają też ceny producentów i kondycja Waszych klientów, nie tylko obieg dokumentów.

Od czego zacząć w poniedziałek

Wybierzcie jedną grupę asortymentową i policzcie dla niej trzy liczby w dniach: rotację zapasu, termin płatności u dostawców i rotację należności klientów, którzy ją kupują. Obok zapiszcie listę klientów, którzy w ostatnim miesiącu dostali towar mimo przekroczonego limitu, i przy każdym nazwisko osoby, która na to pozwoliła. Jeśli przy części pozycji nie ma nazwiska, wiecie, od czego zacząć.