Ten sam produkt, trzy indeksy. Który zna limit klienta?

Cyfrowy model firmy dystrybucyjnej to dwadzieścia dwa obiekty, od klienta i jego warunków po zwrot i bonus roczny, połączone tak, żeby zamówienie wiedziało o stanie, rabacie i limicie, zanim towar wyjedzie. W hurcie marża leży w ułamkach procenta: w rabacie, w terminie płatności, w zapasie, który nie rotuje. Dopóki obiekty nie są połączone, ktoś łączy je ręcznie przy każdym zamówieniu, a przy setkach zamówień tygodniowo ręczne łączenie zawsze gdzieś przepuści błąd.

Tekst należy do serii o dystrybucji i hurcie B2B jako jednym systemie. Poniżej katalog obiektów, cztery powiązania, w których dystrybutor zarabia albo traci, i pierwszy krok bez nowego systemu.

Po co dystrybutorowi cyfrowy model firmy

— Macie te złączki od ręki? — Chwileczkę, już sprawdzam. (Telefon na magazyn. Magazynier odkłada skaner i idzie policzyć pudełka na regale.)

Odpowiedź na pytanie klienta wymaga połączenia czterech obiektów: produktu, stanu magazynowego, lokalizacji i rezerwacji pod inne zamówienia. W typowej hurtowni te dane istnieją, ale w ERP, w WMS, w arkuszu handlowca i w głowie magazyniera, a każde z tych miejsc ma trochę inną prawdę. Klient czeka, handlowiec dzwoni, magazynier chodzi.

Cyfrowy model firmy spisuje obiekty, którymi firma pracuje, i powiązania między nimi, tak żeby ludzie i agenci czytali je z jednego miejsca. Dział IT nazwie to ontologią; zarządowi wystarczy wiedzieć, że chodzi o jedną definicję produktu, klienta i warunków, z której korzystają wszyscy. ERP dalej księguje faktury, a WMS zarządza adresami na regałach. Model łączy to, co dziś łączą ludzie.

Katalog: 22 obiekty od marki do pieniędzy

Tabela opisuje firmę, która kupuje towar od producentów i importerów, trzyma go w magazynie i sprzedaje firmom: dystrybucję techniczną, budowlaną, spożywczą dla gastronomii, materiały eksploatacyjne. Kolumna „Gdzie leży dziś” to obraz typowy, nie diagnoza Waszej firmy.

Obiekt	Co to jest	Powiązany z	Gdzie leży dziś (typowo)
Klient	Firma, która kupuje od nas towar	Zamówienie, Warunki handlowe, Faktura	CRM albo ERP, poczta, pamięć handlowca
Zamówienie klienta	Prośba klienta o towar z terminem i miejscem dostawy	Klient, Zlecenie kompletacji, Wysyłka, Faktura	Poczta, platforma B2B, arkusz handlowca, ERP
Warunki handlowe	Cena, rabat, termin płatności i limit kredytowy jednego klienta	Klient, Cennik, Faktura	Arkusz dyrektora, pamięć handlowca, folder umów
Cennik	Ceny sprzedaży i zakupu z datą obowiązywania	Produkt, Dostawca, Warunki handlowe	ERP, pliki od dostawców
Produkt	Towar, który kupujemy i sprzedajemy	Dostawca, Stan magazynowy, Zamówienie	ERP, pliki dostawców, platforma B2B
Dostawca	Producent lub importer, od którego kupujemy	Produkt, Zamówienie zakupu, Reklamacja	ERP, poczta
Umowa z dostawcą	Warunki zakupu na okres	Dostawca, Cennik	Folder, poczta
Prognoza i punkt zamówienia	Ile towaru trzymać, żeby sprzedać, nie zamrażając gotówki	Produkt, Plan zakupów	Arkusz kupca, głowa kupca
Plan zakupów	Co, ile, od kogo i kiedy kupujemy w okresie	Prognoza, Zamówienie zakupu	Arkusz
Zamówienie zakupu	Zobowiązanie wobec dostawcy	Dostawca, Dostawa, Faktura zakupu	ERP, poczta
Dostawa i partia	Konkretne przyjęcie towaru z identyfikacją	Zamówienie zakupu, Stan magazynowy, Reklamacja	Dokument przyjęcia, skaner, papier
Stan magazynowy	Ile sztuk produktu leży na której lokalizacji	Produkt, Lokalizacja, Zlecenie kompletacji	WMS / ERP, głowa magazyniera
Lokalizacja	Miejsce na regale lub w strefie	Stan magazynowy, Zlecenie kompletacji	WMS albo nigdzie
Zlecenie kompletacji	Polecenie zebrania towaru pod zamówienie	Zamówienie klienta, Stan magazynowy, Wysyłka	WMS, papierowa lista
Inwentaryzacja i różnica	Sprawdzenie stanu i jego rozbieżność	Stan magazynowy, Lokalizacja	Arkusz, papier
Wysyłka	Przekazanie towaru do klienta	Zamówienie klienta, Trasa, Faktura	Arkusz tras, panel kuriera
Trasa	Plan jazdy auta własnego na dzień	Wysyłka, Samochód	Arkusz, telefon
Zwrot i reklamacja	Towar wracający lub zgłoszenie klienta	Zamówienie, Partia, Dostawca, Faktura	Poczta, arkusz, telefon
Faktura i płatność	Należność i jej spłata	Klient, Wysyłka, Warunki handlowe	ERP / księgowość, bank
Limit kredytowy	Ile towaru klient może wziąć na termin	Klient, Zamówienie, Faktura	Arkusz finansów, ERP
Bonus roczny	Rabat wsteczny za obrót w okresie	Klient / Dostawca, Faktura	Arkusz w grudniu
Pracownik i uprawnienie	Osoba i jej kwalifikacje z datą ważności	Zlecenie kompletacji, Trasa, Klient	Kadry, segregator, arkusz

W tej tabeli warto zatrzymać się przy trzech obiektach, które w ERP często nie istnieją w ogóle: warunkach handlowych zapisanych z datą i autorem, prognozie z punktem zamówienia oraz bonusie rocznym. Wszystkie trzy wpływają na marżę, a leżą zwykle w arkuszu dyrektora, w głowie kupca i w grudniowym zestawieniu.

Cztery powiązania, w których dystrybutor zarabia albo traci

Klient → warunki handlowe → limit kredytowy → zamówienie klienta. Zamówienie przyjęte bez sprawdzenia limitu to kredyt udzielony bez decyzji. Zamówienie zafakturowane z rabatem, którego nie ma w warunkach, to marża oddana bez śladu. Kiedy zamówienie jest powiązane z warunkami i limitem, sprawdzenie odbywa się przed potwierdzeniem, a nie po wydaniu towaru.

Produkt → dostawca → cennik. Nowy cennik dostawcy wpływa mailem jako plik. Jeśli produkt w modelu ma jeden indeks powiązany z indeksem dostawcy, cennik da się wczytać w dniu, w którym przyszedł. Jeśli ten sam produkt ma trzy indeksy, cennik czeka tygodniami, a przez ten czas firma sprzedaje po starych kosztach.

Prognoza i punkt zamówienia → plan zakupów → zamówienie zakupu → dostawa i partia → stan magazynowy. To łańcuch, w którym gotówka zamienia się w towar na półce. Gdy prognoza widzi rzeczywistą sprzedaż i czas dostawy, a stan wie, która partia leży na której lokalizacji, zakupy kupują to, co rotuje. Gdy łańcuch jest przerwany, kupiec zamawia z pamięci, a promocja dostawcy kończy się paletą, która stoi rok.

Zamówienie klienta → zlecenie kompletacji → wysyłka → zwrot i reklamacja → partia i dostawca. Zwrot, który zna swoje zamówienie, kompletację i partię, ma nazwaną przyczynę: błąd magazynu, wadę u dostawcy albo szkodę w transporcie. Zwrot bez tych powiązań czeka na kogoś, kto „będzie miał czas sprawdzić”, a koszt nieodzyskany od dostawcy zostaje w Waszej marży.

Dlaczego agent bez modelu zgaduje

— Ile mamy tego na stanie? — Pod którym indeksem? — A ile ich jest? — Trzy. Cztery, jak liczyć platformę.

Agent czyta szybciej niż człowiek, ale nie lepiej niż dane. Jeśli produkt ma cztery indeksy, agent zamówień dopasuje pozycję z maila do jednego z nich i sprawdzi stan pod tym jednym. Odpowiedź zabrzmi pewnie i może być błędna.

Agent	Czego potrzebuje z modelu	Co robi, gdy powiązania brak
Agent zamówień	produkt z jednym indeksem, stan, warunki handlowe, limit kredytowy	dopasowuje pozycję po opisie i potwierdza dostępność z innego indeksu
Agent warunków handlowych	warunki z datą i autorem, obrót, marża i płatności klienta	nie widzi rabatu „ustnego” i uznaje go za odstępstwo albo go przepuszcza
Agent zapasu	sprzedaż w czasie, stan, towar w drodze, czas dostawy	liczy rotację z niepełnej sprzedaży i proponuje zakup towaru, który leży
Agent zwrotów i reklamacji	zamówienie, zlecenie kompletacji, partia, dostawca	rejestruje zwrot bez przyczyny, a reklamacja do dostawcy nie wychodzi w terminie

Granica odpowiedzialności nie przesuwa się przez to, że model istnieje. Agent wskazuje duplikaty, porównuje rabat z umową, liczy, ile limitu zostanie po zamówieniu, i przygotowuje listę wyjątków. Rabat poza siatką zatwierdza dyrektor sprzedaży, zwolnienie towaru mimo przekroczonego limitu zatwierdzają finanse albo zarząd, a scalenie indeksów zatwierdza właściciel danych. O tym, jak pracuje agent danych podstawowych, piszemy osobno.

Gdzie modelowanie szkodzi

Najgorszy moment na model to taki, w którym zarząd chce „najpierw wszystko opisać”. Dwadzieścia dwa obiekty z pełnymi atrybutami można opisywać rok i przez ten rok nie odzyskać ani jednej złotówki z rabatu obiecanego na targach. Idealnie opisana karta produktu, który nie rotuje od dwóch lat, to porządek w złym miejscu.

Druga pułapka: agent na złych danych pokazuje błąd szybciej niż ludzie, ale go nie usuwa. Jeśli rabaty żyją w mailach, a produkt ma trzy indeksy, agent zamówień będzie codziennie zgłaszał te same wyjątki, aż ktoś przestanie je czytać.

Warunek brzegowy brzmi tak: najpierw jedna kartoteka produktów i spisane warunki klientów, potem agent zamówień. Model zaczyna się od obiektów, w których leży pieniądz, czyli od produktu, warunków handlowych, limitu i stanu.

Po czym poznacie, że model działa

Liczba opisanych atrybutów nie mówi nic o wyniku. Model działa, gdy zamówienie przechodzi bez przepisywania i bez telefonu na magazyn, a marża klienta jest znana przed negocjacją, a nie w grudniu.

Miernik	Jak liczyć	Skąd dane
Liczba duplikatów indeksów	produkty występujące pod więcej niż jednym indeksem	kartoteka ERP, platforma B2B, cenniki dostawców
Odsetek sprzedaży na warunkach spisanych	sprzedaż z rabatem i terminem zgodnym z zapisanymi warunkami do całej sprzedaży	faktury i warunki handlowe klientów
Dokładność stanów	pozycje, w których stan w systemie zgadza się z półką, do pozycji sprawdzonych	inwentaryzacja ciągła, braki przy kompletacji
Dni od wydania do faktury	od dokumentu wydania do daty faktury	dokumenty wydania i faktury
Pieniądz w zapasie bez obrotu	wartość towaru bez sprzedaży w wybranym okresie	stany i sprzedaż per produkt

Na marżę dystrybutora wpływają też ceny dostawców, konkurencja i siła negocjacyjna klientów. Model nie zmieni rynku. Pokaże natomiast, która część marży znika z powodów, na które macie wpływ.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie dziesięciu największych klientów i dla każdego spiszcie warunki handlowe w jednym arkuszu: rabat, termin płatności, limit, bonus, datę ostatniej zmiany i osobę, która ją wprowadziła. Porównajcie to z ostatnimi fakturami. Każda różnica to obiekt, który dziś żyje w czyjejś pamięci, i pierwsza pozycja do zapisania w modelu. Wystarczy jeden zespół i jedno popołudnie.

O tym, skąd przychodzą zamówienia i dlaczego karta produktu zaczyna się jeszcze przed nimi, piszemy w tekście o źródłach zamówień w dystrybucji B2B.