Pięć liczb zarządu hurtowni: od półki do przelewu

Zarząd firmy dystrybucyjnej potrzebuje pięciu liczb: jaka część zamówień wpada bez przepisywania, ile zamówień obsługujecie z półki i ile gotówki śpi w towarze bez obrotu, jaka jest marża klienta po rabatach i bonusach, ile dni klienci trzymają Wasze pieniądze i kto kupuje ponad limit, oraz z ilu źródeł trzeba skleić każdą z tych odpowiedzi. Wszystkie policzycie z eksportów, które już macie. Za pierwszym razem zajmie to kilka dni — i to jest pierwsza informacja dla zarządu.

Te liczby są osią serii o dystrybucji i hurcie B2B jako jednym systemie. W hurcie gra toczy się o ułamki procenta marży i obrót gotówki, więc każda z pięciu liczb mówi o pieniądzu, tylko z innej strony.

Dlaczego te pięć

— Ile mamy gotówki w magazynie? — W sensie w kasie? — W sensie na regałach. (Odpowiedź będzie po inwentaryzacji. Inwentaryzacja jest w grudniu.)

Klient hurtowni kupuje co tydzień, więc drobna nieszczelność mnoży się przez setki zamówień. Pięć liczb wybraliśmy tak, żeby razem opisywały drogę zamówienia: jak wpada, czy towar był tam, gdzie popyt, co zostało z marży, kiedy wróciła gotówka i ile pracy kosztuje samo zebranie danych. Gdy któraś się pogarsza, wiadomo, w którym akcie strumienia wartości szukać przyczyny.

Pięć liczb i skąd je wziąć

Liczba	Pytanie zarządu	Skąd dane dziś	Najczęstsza pułapka
Struktura spływu zamówień	Ile zamówień obsługujemy bez przepisywania?	ERP, platforma B2B, skrzynki handlowców	liczenie tylko zamówień, które ktoś już wprowadził do ERP
Dostępność z półki kontra zamrożona gotówka	Czy towar leży tam, gdzie jest popyt?	stany i obroty z ERP albo WMS, zamówienia niezrealizowane	jedna liczba bez drugiej
Marża per klient po rabatach i bonusach	Na kim naprawdę zarabiamy?	faktury, korekty, umowy bonusowe, zwroty	marża z faktury bez bonusu rocznego i kosztu zwrotów
Rotacja należności (DSO) i sprzedaż ponad limit	Ile gotówki pożyczamy klientom i za czyją zgodą?	należności z ERP, limity z arkusza finansów, daty wydań	średnia dla całej firmy, która ukrywa klientów nad limitem
Liczba źródeł danych	Ile tabel musi się zgodzić, żeby rozmawiać o jednej liczbie?	lista systemów, cenników i arkuszy	pominięcie cenników i rabatów trzymanych przez handlowców

Struktura spływu zamówień. Weźcie zamówienia z jednego miesiąca i podzielcie je według drogi wejścia: platforma B2B albo wymiana elektroniczna z siecią (EDI), mail z plikiem, telefon, handlowiec w terenie. Dla każdej grupy zapiszcie, czy ktoś przepisywał pozycje ręcznie i ile korekt faktur wynikło potem ze złej ceny albo złego indeksu. Zarząd potrzebuje tu odpowiedzi, ile godzin dziennie najlepsi handlowcy pracują jako ludzki interfejs kopiuj-wklej.

Dostępność z półki kontra zamrożona gotówka. Te dwie liczby zawsze liczcie razem. Dostępność to odsetek linii zamówień zrealizowanych od ręki, bez czekania na dostawę. Zamrożona gotówka to wartość towaru, który nie ruszył się od pół roku, liczona po cenie zakupu. Osobno każda z nich wprowadza w błąd: dostępność łatwo poprawić, kupując wszystkiego więcej, a zapas łatwo obniżyć, tracąc klientów. Razem pokazują, czy pieniądz leży tam, gdzie jest popyt.

Marża per klient po rabatach i bonusach. Zacznijcie od dziesięciu największych klientów według obrotu. Od marży z faktur odejmijcie korekty, bonus roczny należny za okres, koszt zwrotów i dostaw ponad standard. Kolejność na liście potrafi się odwrócić, bo największy klient bywa tym, który wynegocjował wszystko naraz. Zanim policzycie, sprawdźcie, ilu klientów ma rabat spoza systemu — taki rabat pojawia się w tej liczbie dopiero jako korekta, miesiąc później.

Rotacja należności (DSO) i sprzedaż ponad limit. Rotację liczycie jako średnie saldo należności podzielone przez sprzedaż dzienną w tym samym okresie. Obok postawcie drugą liczbę: jaka część obrotu poszła do klientów, którzy w chwili wydania przekraczali limit albo mieli przeterminowane saldo. Średnia dla firmy bywa spokojna, a jednocześnie kilku klientów zamawia ponad limit, bo blokada działa z opóźnieniem. Jak zapas i limit kredytowy składają się na lukę płynnościową dystrybutora, opisujemy w tekście o gotówce na półce.

Liczba źródeł danych. Przejdźcie jedno zamówienie od maila do przelewu i zapiszcie każde miejsce, z którego ktoś brał informację: ERP, WMS, platforma B2B, cennik dostawcy w pliku, arkusz bonusów, notes handlowca. Każde źródło to sprzeczność, którą ktoś codziennie rozstrzyga telefonem.

Gdzie liczenie szkodzi

Liczby zarządu łatwo zamienić w premię, a premia zmienia zachowanie szybciej niż proces. Jeśli kupiec jest rozliczany z dostępności, magazyn zapełni się towarem „na wszelki wypadek”. Jeśli handlowiec jest rozliczany z obrotu, a nikt nie patrzy na marżę po bonusie, największy rabat wygra każdą negocjację roczną.

Druga pułapka dotyczy automatyzacji. Agent może liczyć te liczby codziennie, ale tylko wtedy, gdy jeden produkt ma jeden indeks, a warunki klientów są w systemie z datą i autorem. Jeśli ten sam produkt figuruje pod trzema indeksami, a rabaty żyją w mailach, codzienna liczba będzie codziennie błędna, tyle że z pieczątką systemu. Dlatego kolejność jest odwrotna niż pokusa: najpierw porządek w kartotece i w warunkach, dopiero potem liczenie automatem.

Co zrobić z wynikiem

Każda z pięciu liczb wskazuje akt strumienia wartości, w którym warto zacząć porządki:

• dużo przepisywania i długi czas do potwierdzenia — zamówienie i warunki handlowe, czyli pierwszy akt;
• niska dostępność przy wysokim zapasie — asortyment, prognoza i zakupy; jak policzyć okazję od producenta, zanim zamrozi gotówkę, pokazujemy w tekście o promocji dostawcy;
• marża klienta wyraźnie niższa niż na fakturze — siatka rabatów, bonusy i koszt zwrotów;
• długa rotacja należności i obrót nad limitem — limit sprawdzany przed kompletacją i faktura w dniu wydania;
• dużo źródeł danych — dane podstawowe: indeksy, cenniki, warunki klientów.

Agent finansowy pokaże, gdzie liczby są najgorsze, i przygotuje zestawienie na zarząd. Decyzja, od którego aktu zaczynacie, komu obniżyć limit i na jaki wynik się umawiacie, zostaje przy zarządzie i finansach. Na marżę i rotację wpływają też ceny producentów i koniunktura u Waszych klientów, nie tylko obieg dokumentów.

Od czego zacząć w poniedziałek

Wybierzcie jednego klienta z pierwszej dziesiątki i policzcie dla niego wszystkie pięć liczb za ostatni kwartał: którędy wpadały jego zamówienia, ile z nich wyszło z półki, jaka była marża po bonusie, ile dni płacił i czy kupował ponad limit. Zapiszcie, ile godzin to zajęło i z ilu plików trzeba było skorzystać. Ta druga notatka powie zarządowi o stanie danych więcej niż każdy raport.