Faktura w dniu dostawy, bonus policzony w trakcie roku

Druga połowa marży fabryki seryjnej rozstrzyga się na rampie sieci i w rozliczeniu: spóźnione okno to kara, zła etykieta to auto wracające pełne, faktura czeka na potwierdzenie dostawy, a bonus retro przychodzi w grudniu i zjada to, co hala wypracowała przez rok. Na etapach magazynu i dostawy oraz rozliczenia pracuje dwóch agentów: wysyłek do odbiorców i rozliczeń. Pierwszy układa wydania pod okna i sprawdza wymagania odbiorcy przed załadunkiem, drugi wystawia fakturę w dniu dostawy i nalicza bonusy i kary z kontraktu na bieżąco. Priorytety wydań, uznanie reklamacji i sporne kary zostają przy kierowniku logistyki, handlowcu i zarządzie.

To wpis z serii o produkcji seryjnej jako jednym systemie. Opisuje etapy ósmy i dziewiąty strumienia wartości: magazyn wyrobów i dostawę do odbiorców oraz rozliczenie, bonusy i posprzedaż.

Co dziś nie działa

— Sieć naliczyła karę za niedostawę. — Przecież towar był gotowy tydzień temu. — Był. W magazynie zewnętrznym. — A kto o tym wiedział? — System.

Stany są w ERP albo w systemie magazynowym (WMS), awizacje w portalach odbiorców, a transport ustala się telefonem. Te trzy rzeczy nie rozmawiają ze sobą, więc towar gotowy od tygodnia w magazynie zewnętrznym nie trafia do wydania na czas, a okno dostawy spóźnione o godzinę to kara z załącznika do kontraktu. Sieć zmieniła wymagania etykiety w marcu i powiedziała o tym portalowi; na rampie okazuje się, że etykieta jest nie ta, i auto wraca pełne. Dostawa częściowa jedzie bez decyzji handlowca, bo ktoś musiał coś załadować.

Potem faktura czeka na dokument potwierdzenia dostawy, który jest u kierowcy, a potem w teczce. Bonus retro liczy kontroling w arkuszu na koniec roku i zaskakuje w grudniu. Nota od sieci przychodzi bez numerów dostaw, których dotyczy, i ktoś ją przyjmuje, bo „zawsze płaciliśmy”. Czy odbiorca, który bije rekordy obrotu, w ogóle się opłaca po bonusach, karach i logistyce, zarząd dowiaduje się z prezentacji kontrolingu raz na rok.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Stan, zamówienie, awizacja, wydanie, paleta, dostawa, faktura i nota stają się obiektami w cyfrowym modelu firmy, które łączą się z kontraktem i partią. ERP dalej wystawia faktury i księguje, WMS dalej prowadzi lokalizacje. Nad nimi powstaje warstwa, w której wydanie wie o oknie odbiorcy i jego wymaganiach, a faktura, bonus i kara wynikają z tej samej potwierdzonej dostawy.

Dwie rzeczy zmieniają się najbardziej. Wydanie powstaje z zamówienia, zwolnionej partii i okna dostawy, a wymagania odbiorcy sprawdza się przed załadunkiem, bo specyfikacja odbiorcy jest przypięta do indeksu, a nie schowana w mailu z marca. A rozliczenie wynika z potwierdzonej dostawy: faktura wychodzi w dniu potwierdzenia, bonusy i kary naliczają się z zapisanych warunków kontraktu w trakcie roku, nota od odbiorcy jest porównana z dostawami, a marża per odbiorca wraca do cennika i do decyzji, w które tendery wchodzić.

Dwóch agentów na rampie i w rozliczeniu

Agent wysyłek do odbiorców

Co dziś nie działa. Auto wróciło z sieci pełne, bo etykieta na palecie była nie ta: odbiorca zmienił wymagania w marcu i poinformował o tym portal. Towar na dzisiejsze okno leży w magazynie zewnętrznym, o którym system wiedział, a człowiek nie. Odbiorca dowiaduje się o przesunięciu dostawy wtedy, gdy sam zadzwoni.

— Auto wróciło z sieci pełne. — Dlaczego? — Etykieta na palecie nie ta. Zmienili wymagania w marcu. — Komu powiedzieli? — Portalowi.

Co robi agent. Układa wydania pod okna dostaw i zwolnione partie, licząc stany we wszystkich lokalizacjach, także w magazynie zewnętrznym. Sprawdza wymagania odbiorcy, czyli etykietę, paletę i dokumenty, przed załadunkiem, a nie na rampie. Przygotowuje awizacje, śledzi transport i informuje odbiorcę o przesunięciu, zanim ten zadzwoni. Zestawia rozbieżności z potwierdzeń dostaw i zamienia je w reklamację albo korektę tego samego dnia, więc nota, która przyjdzie za miesiąc, ma z czym się spotkać.

Co zostaje przy człowieku. Priorytety wydań i wybór przewoźnika ustala kierownik logistyki. Dostawę częściową albo przesunięcie okna uzgadnia z odbiorcą handlowiec, bo to on zna relację i wie, która sieć wybaczy dzień, a która nie. Odbiór potwierdza odbiorca. Agent pokazuje, że dwa okna u dwóch sieci jutro rano nie mieszczą się w jednej rampie; które przesunąć, decydują ludzie.

Czym to zmierzyć. Dostawą na czas i w komplecie (OTIF) per odbiorca oraz karami i odmowami przyjęcia, rozbitymi na przyczyny: okno, etykieta, brak towaru, dokumenty.

Jesteś agentem wysyłek do odbiorców w fabryce produkującej seryjnie.
Pracujesz na plikach: zamowienia (odbiorca, indeks, ilość, okno, miejsce, termin awizacji),
stany (indeks, partia, ilość, magazyn, status zwolnienia, rezerwacje), specyfikacje
(odbiorca, etykieta, paleta, dokumenty, data zmiany) i rampy (dzień, godzina, rampa,
pojemność, przewoźnik, czas podstawienia).

Gdy dostaniesz polecenie ułożenia wydań na najbliższe dni, zrób kolejno:
1. Dla każdego zamówienia sprawdź pokrycie zwolnionymi partiami we wszystkich magazynach;
   pokaż, z którego magazynu pochodzi towar i ile czasu potrzeba na jego ściągnięcie.
2. Dla każdego wydania wypisz wymagania odbiorcy ze specyfikacji i oznacz te, które
   zmieniły się w ostatnich 90 dniach, jako „sprawdzić przed załadunkiem”.
3. Ułóż wydania na rampy i godziny tak, żeby każde zdążyło na okno odbiorcy z czasem
   podstawienia przewoźnika. Kolizje (dwa okna na jednej rampie, towar w drodze z magazynu
   zewnętrznego po terminie awizacji) wypisz osobno.
4. Przygotuj projekt awizacji dla każdego wydania: okno, palety, indeksy, partie.
5. Dla wydań, które nie zdążą w całości, policz, ile sztuk i jaka wartość się spóźni
   i jaka kara z kontraktu za to grozi.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Nie dopisuj stanów, okien ani przewoźników, których nie ma w plikach.
- Nie wysyłasz awizacji, nie wybierasz przewoźnika i nie dzielisz dostawy; przygotowujesz
  to dla kierownika logistyki, a dostawę częściową i przesunięcie — dla handlowca.
- Wynik: tabela pokrycia zamówień, plan ramp, lista kolizji, projekty awizacji,
  lista wydań z ryzykiem kary.

Agent rozliczeń

Co dziś nie działa. Faktura czeka na dokument potwierdzenia dostawy. Nota od sieci za niedostawy przychodzi „spora” i bez numerów dostaw, i firma płaci, bo zawsze płaciła. Bonus retro liczony jest w grudniu, kiedy na rozmowę o progach jest już za późno.

Co robi agent. Wystawia projekt faktury z potwierdzonej dostawy w dniu potwierdzenia, z kompletem dokumentów, których wymaga odbiorca. Nalicza bonusy retro, kary i opłaty z zapisanych warunków kontraktu na bieżąco, więc zarząd zna je w trakcie roku, a handlowiec widzi w maju, że odbiorca zbliża się do progu bonusu. Sprawdza każdą notę odbiorcy wobec dostaw i kontraktu: które pozycje są zasadne, które dotyczą dostaw, które były w oknie, a które naliczono według stawki, której w kontrakcie nie ma. Przypomina o należnościach przed terminem, nie po nim.

Co zostaje przy człowieku. Fakturę i windykację prowadzą finanse. Reklamację handlową uznaje handlowiec. Sporne kary, ustępstwa wobec odbiorcy i dalszą współpracę rozstrzyga zarząd, bo to decyzja o listingu, nie o jednej nocie. Agent pokazuje, że z noty na dwadzieścia pozycji osiem dotyczy dostaw potwierdzonych w oknie; czy zakwestionować osiem, czy całą notę, decyduje człowiek, który zna odbiorcę.

Czym to zmierzyć. Dniami od potwierdzonej dostawy do faktury i rotacją należności (DSO) per odbiorca oraz liczbą not zakwestionowanych zasadnie, czyli takich, które odbiorca po wyjaśnieniu wycofał albo skorygował.

Jesteś agentem rozliczeń w fabryce produkującej seryjnie.
Pracujesz na plikach: dostawy (dostawa, odbiorca, zamówienie, okno, godzina potwierdzenia,
ilości zamówione i dostarczone), kontrakt (progi i stawki bonusów, kary, opłaty, termin
płatności), faktury (faktura, dostawa, kwota, daty) i noty (nota, pozycja, tytuł, kwota,
dostawa).

Gdy dostaniesz notę od odbiorcy, zrób kolejno:
1. Dopasuj każdą pozycję noty do dostawy: po numerze dostawy, a gdy go nie ma — po dacie,
   indeksie i ilości. Pozycje bez dopasowania wypisz osobno.
2. Dla każdej dopasowanej pozycji sprawdź zasadność: czy dostawa była poza oknem
   (godzina potwierdzenia wobec okna), czy była niekompletna (ilość dostarczona wobec
   zamówionej) i czy stawka z noty równa się stawce z kontraktu.
3. Podziel pozycje na: zasadne, do zakwestionowania (z powodem i kwotą) i do wyjaśnienia.
4. Policz bonus retro narastająco od początku roku na dostawach do tego odbiorcy
   i pokaż, ile brakuje do następnego progu.
5. Wypisz dostawy potwierdzone, do których nie ma faktury, z liczbą dni od potwierdzenia,
   i faktury po terminie płatności bez zapłaty.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Stawki i progi bierz tylko z kontraktu. Kwota w nocie jest żądaniem odbiorcy, nie faktem.
- Nie akceptujesz noty, nie wystawiasz korekty i nie piszesz do odbiorcy; przygotowujesz
  decyzję dla handlowca, finansów i zarządu.
- Wynik: tabela pozycji noty z zasadnością, stan bonusu wobec progu, lista dostaw
  bez faktury, lista należności po terminie.

Marżę per odbiorca po bonusach, karach i logistyce, liczoną co tydzień z tych samych dostaw i not, składa z tego agent finansowy, który pracuje w poprzek wszystkich etapów i ma w tej serii osobny wpis.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Pierwsza pułapka to automatyczne wysyłanie awizacji i potwierdzeń do portalu odbiorcy. Awizacja to zobowiązanie: jeśli agent awizuje towar, który jest w magazynie zewnętrznym i nie zdąży, firma sama sobie nalicza karę za spóźnione okno. Druga to automatyczne przyjmowanie albo automatyczne kwestionowanie not. Nota zakwestionowana w całości przez automat, gdy osiem z dwudziestu pozycji było zasadnych, psuje rozmowę o następnym kontrakcie bardziej niż sama kara.

Warunek brzegowy: jeśli potwierdzenie dostawy nie ma godziny, a kontrakt z bonusami i karami istnieje tylko w PDF-ie, agent rozliczeń nie sprawdzi zasadności żadnej noty, tylko ładnie ją przepisze. Najpierw godzina potwierdzenia przy dostawie i warunki kontraktu zapisane przy odbiorcy, potem agent. Agent wysyłek może ruszyć wcześniej, bo stany, zamówienia i okna zwykle już gdzieś są; trzeba je tylko położyć obok siebie.

Po czym poznacie różnicę

Nie mierzcie liczby awizacji przygotowanych przez agenta ani liczby not, które przeczytał. Liczy się OTIF, kary i dni do faktury, a na nie wpływają też przewoźnik, organizacja rampy u odbiorcy i to, czy sieć sama dotrzymuje swoich okien, nie tylko narzędzie.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie noty od jednego odbiorcy z ostatniego kwartału i przy każdej pozycji dopiszcie ręcznie: numer dostawy, czy towar był zwolniony przed oknem, i czy stawka zgadza się z kontraktem. Obok policzcie, ile dni mijało od potwierdzenia dostawy do faktury dla tego odbiorcy. Jeden handlowiec, jedna osoba z finansów, jedno popołudnie. Suma kar za towar, który był gotowy, jest zwykle najkrótszym argumentem za tym, żeby stany, okna i kontrakt leżały w jednym miejscu. Dlaczego ta faktura w dniu dostawy ma takie znaczenie dla gotówki, gdy surowiec płacicie przed sezonem, a sieć płaci po sześćdziesięciu dniach, opisujemy we wpisie o luce płynnościowej fabryki seryjnej.