Pięć liczb zarządu fabryki seryjnej: zapas, kary, bonusy

Zarząd fabryki produkującej seryjnie potrzebuje pięciu liczb: trafności prognozy per indeks, wykorzystania linii z czasem przezbrojeń, zapasu wyrobów gotowych w dniach sprzedaży, dostaw na czas i w komplecie oraz marży per odbiorca po bonusach i karach. Każdą da się policzyć z tego, co już macie, choć za pierwszym razem zajmie to kilka dni, a nie kilka minut. I to właśnie jest pierwsza informacja dla zarządu: ile kosztuje dziś dojście do prawdy o własnej fabryce.

Te liczby są osią całej serii o produkcji seryjnej jako jednym systemie. Poniżej: po co każda z nich zarządowi, skąd ją wziąć i gdzie najłatwiej się pomylić.

Dlaczego pięć, a nie dwadzieścia

— Jak stoimy z zapasem? — Dobrze, magazyn pełny. — Czego? (Tego, czego sieć nie zamawia od marca.)

Raport z dwudziestoma wskaźnikami zwykle powstaje raz, z wielkim wysiłkiem, i drugi raz już nie. Pięć liczb wybraliśmy tak, żeby razem opisywały całą drogę od prognozy do zapłaty: czy prognoza mówi prawdę, czy linia produkuje, czy czeka, ile gotówki leży na półce, czy towar dojeżdża do sieci w oknie i czy odbiorca, który bije rekordy obrotu, w ogóle się opłaca. Jeśli któraś się pogarsza, wiadomo, w którym akcie strumienia szukać przyczyny.

Pięć liczb i skąd je wziąć

Liczba	Pytanie zarządu	Skąd dane dziś	Najczęstsza pułapka
Trafność prognozy per indeks	O ile prognoza rozjeżdża się ze sprzedażą?	arkusz handlowca, historia sprzedaży z ERP	średnia dla fabryki, która ukrywa indeksy z nadmiarem i z brakiem
Wykorzystanie linii (OEE) i przezbrojenia	Ile z doby linia produkuje, a ile czeka i przezbraja się?	raporty ze zmian, system hali, kalkulacja	czas przezbrojenia brany z kalkulacji, nie z hali
Zapas wyrobów gotowych w dniach	Ile gotówki leży na półce i które indeksy ją trzymają?	stany z ERP albo WMS, sprzedaż z ostatnich tygodni	zapas wyceniony łącznie, bez magazynu zewnętrznego i bez podziału na indeksy
Dostawa na czas i w komplecie (OTIF)	Ile kar wynika z towaru, który był gotowy?	awizacje, potwierdzenia dostaw, noty odbiorców	liczenie tylko dostaw, nie okien; pominięcie odmów przyjęcia
Marża per odbiorca po bonusach i karach	Czy odbiorca z największym obrotem się opłaca?	faktury, noty, kontrakty w PDF, koszt rzeczywisty partii	marża z cennika, bez bonusu retro, kar i kosztu logistyki

Trafność prognozy per indeks. Weźcie ostatni kwartał i dla każdego indeksu porównajcie prognozę sprzed kwartału ze sprzedażą. Nie uśredniajcie: fabryka, która ma jednego modelu na pół roku, a drugiego brak, ma „średnio” dobrą prognozę. Obok odchylenia zapiszcie, czy w tym czasie była promocja odbiorcy. Jeśli nikt tego nie wie, to jest Wasza druga informacja.

Wykorzystanie linii (OEE) i czas przezbrojeń. Policzcie dla jednej linii i jednego tygodnia, ile godzin produkowała, ile stała i ile się przezbrajała, z raportów ze zmian, nie z kalkulacji. Potem porównajcie rzeczywisty czas przezbrojenia z tym, który stoi w kalkulacji kosztu wyrobu. Różnica między nimi to marża, której nikt nie liczy, bo w kalkulacji jest średnią.

Zapas wyrobów gotowych w dniach sprzedaży. Podzielcie stan każdego indeksu przez jego średnią dzienną sprzedaż z ostatnich trzech miesięcy. Dodajcie magazyn zewnętrzny, bo tam leży towar, o którym system wie, a człowiek nie. Posortujcie malejąco. Pierwsze dziesięć pozycji to zwykle partie zrobione „na pół roku, bo przezbrojenie drogie”.

Dostawa na czas i w komplecie (OTIF). Liczcie per odbiorca i per okno, nie per auto. Dostawa, która przyjechała kompletna, ale godzinę po oknie, u sieci jest niedostawą z karą. Obok zapiszcie, ile z tych kar dotyczyło towaru, który był zwolniony przed oknem. Ta jedna liczba mówi, czy problem jest na hali, czy między magazynem a rampą.

Marża per odbiorca po bonusach i karach. Od przychodu z faktur odejmijcie koszt rzeczywisty partii, logistykę, bonus retro naliczony według kontraktu, kary z not i opłaty za listing. Policzcie to dla trzech największych odbiorców. Jeśli bonus i kary są tylko w PDF-ie kontraktu, policzcie je ręcznie; ten wysiłek jest argumentem za tym, żeby kontrakt był zapisem, nie załącznikiem.

Gdzie liczenie szkodzi

Liczby zarządu łatwo zamienić w ranking ludzi. Jeśli trafność prognozy staje się premią handlowca, prognoza zrobi się ostrożna, a magazyn pusty w sezonie. Jeśli OEE staje się premią mistrza, partie urosną, bo długa partia bez przezbrojeń ładnie podnosi wskaźnik, a zapas w dniach wtedy puchnie. Pięć liczb działa razem: poprawianie jednej kosztem drugiej jest widoczne tylko wtedy, gdy zarząd patrzy na wszystkie naraz.

Druga pułapka dotyczy automatyzacji. Agent może zbierać te liczby co tydzień, ale tylko wtedy, gdy indeks, partia, dostawa, kontrakt i nota są ze sobą powiązane w jednym zapisie. Jeśli ten sam wyrób ma dwa indeksy, agent pokaże dwie prognozy i dwa zapasy, każdy z osobna wiarygodny. Najpierw jedna karta indeksu, potem automat.

Co zrobić z wynikiem

Każda z pięciu liczb wskazuje akt strumienia, w którym warto zacząć porządki:

• słaba trafność prognozy — prognoza i zamówienia, czyli pierwszy akt, i kalendarz promocji odbiorców;
• niskie OEE z długimi przezbrojeniami — plan partii i sekwencja przezbrojeń, opisane we wpisie o tym, co się dzieje, gdy linia staje i potrzeba trzech wariantów planu;
• wysoki zapas w dniach — wielkość partii i poziom zapasu, który zarząd świadomie finansuje;
• niski OTIF przy towarze, który był gotowy — stany z lokalizacją, awizacje i wymagania odbiorców;
• niska marża po bonusach — kontrakt zapisany przy odbiorcy i naliczanie bonusów w trakcie roku.

Agent nie wybierze za Was priorytetu. Pokaże, gdzie liczby są najgorsze, ale decyzja, od którego aktu zaczynacie i na jaki wynik się umawiacie, zostaje przy zarządzie. Pamiętajcie też, że na marżę odbiorcy i trafność prognozy wpływają cena surowca, promocje konkurencji i rynek, nie tylko obieg danych.

Od czego zacząć w poniedziałek

Wybierzcie jednego odbiorcę i pięć jego indeksów o największym obrocie i policzcie dla nich wszystkie pięć liczb za ostatni kwartał, ręcznie. Zapiszcie, ile godzin to zajęło, ile plików trzeba było otworzyć i do ilu osób zadzwonić. Ta notatka jest najlepszym argumentem za porządkiem w danych — lepszym niż każdy slajd o sztucznej inteligencji.