Agent zamówień sieci w Claude: przepis w sześciu krokach

W sześciu krokach zbudujecie w Claude agenta, który czyta zamówienie sieci handlowej z PDF-u, dopasowuje linie do Waszej kartoteki po kodzie kreskowym (EAN) i indeksie, sprawdza krotność palet, stany, partie w planie i warunki kontraktu, a na końcu oddaje szkic potwierdzenia z listą wyjątków do decyzji. Agent nie potwierdza zamówienia, nie zmienia ceny, nie obiecuje terminu i nie pisze do odbiorcy. Stan funkcji sprawdzony 15.10.2026 w dokumentacji projektów Claude.

To przepis do karty agenta zamówień z serii o produkcji seryjnej jako jednym systemie. Pracujemy na danych ćwiczeniowych: zamówienie sieci na sześć linii, kartoteka dziesięciu indeksów mebli, stany z partiami w planie i kontrakt trzech odbiorców. Wszystko jest fikcyjne, łącznie z Siecią Dom i Ogród, która chce trzysta stołów na czternastego.

Gotowy skill. Procedurę agenta zamówień sieci z tego przepisu znajdziecie jako gotowy skill w otwartym repozytorium moja-firma-produkcja na GitHubie, razem z danymi ćwiczeniowymi i wynikiem kontrolnym. Działa w Claude, Microsoft 365 Copilot, ChatGPT i Gemini. Jak z niego skorzystać.

Co zbudujesz

Projekt w Claude ze stałymi instrukcjami i trzema plikami wiedzy. Do nowej rozmowy w projekcie wrzucasz PDF z zamówieniem, a po chwili dostajesz to, na co dział obsługi klienta dziś traci godzinę przepisywania i trzy telefony: do magazynu, do planisty i do handlowca.

Wejście	Co robi agent	Wynik
Zamówienie sieci w PDF	czyta nagłówek, linie, okno dostawy i żądania odbiorcy	lista pozycji i warunków, których żąda odbiorca
Kartoteka indeksów	dopasowuje po EAN albo indeksie; wycofany indeks zamienia na zamiennik; liczy pełne palety	indeks i nazwa z kartoteki przy każdej linii, palety i reszta
Stany	liczy dostępne (stan minus rezerwacje), porównuje partię w planie z terminem awizacji i oknem	braki, daty zwolnienia partii, ryzyko kary
Kontrakt odbiorcy	liczy wartość według cen kontraktowych i według cen z zamówienia, sprawdza czas realizacji, etykietę, kary, termin płatności	szkic potwierdzenia i lista wyjątków z osobą, która decyduje

Czego potrzebujesz

• Konta Claude na planie, który ma projekty. Projekty są na wszystkich planach, także darmowym (do pięciu projektów), ale udostępnianie zespołowi działa na planach Team i Enterprise.
• Włączonej funkcji „Code execution and file creation”. Bez niej Claude nie otworzy pliku XLSX i nie policzy niczego kodem — a w tym przepisie liczenie „z głowy” jest zakazane (pliki i wykonywanie kodu).
• Danych ćwiczeniowych: zamowienie.pdf, indeksy.xlsx, stany.xlsx, kontrakt-odbiorcy.xlsx. Ten sam komplet w CSV i w jednym archiwum: agent-ps-dane-cwiczeniowe.zip.

Czego ten agent nie zrobi

Nie potwierdzi odbiorcy terminu, gdy stan nie wystarcza, nie przyjmie ceny z zamówienia zamiast ceny z kontraktu i nie zdecyduje, czy awizować dostawę, której część zależy od partii zwalnianej w dniu awizacji. Dwie pierwsze decyzje należą do handlowca, trzecia do handlowca z planistą. Agent pokazuje, ile każda z nich kosztuje w złotych kary z kontraktu i kto ma się pod nią podpisać, żeby ta rozmowa zajęła minutę, a nie pół dnia.

Ślepa automatyzacja szkodzi tu w jednym konkretnym miejscu: przy dopasowaniu po nazwie. Odbiorca pisze „Krzesło Lora szare” i podaje indeks, który u Was jest wycofany. Agent, który dopasuje linię po nazwie do pierwszego krzesła Lora w kartotece, potwierdzi cenę starego indeksu i przeoczy, że następca kosztuje więcej. Dlatego instrukcja każe dopasowywać po EAN i indeksie, a nazwy używać tylko pomocniczo.

Warunek brzegowy jest prosty. Jeśli ten sam wyrób ma u Was dwa indeksy, a ceny kontraktowe sieci żyją w PDF-ie i w pamięci handlowca, agent policzy wszystko na złych danych, tyle że szybciej niż ludzie. Najpierw jedna kartoteka z ceną kontraktową przy odbiorcy, potem agent.

Krok 1. Włącz wykonywanie kodu

Jeśli pracujesz sam: Settings → Capabilities → włącz „Code execution and file creation”. W organizacji na planie Team funkcja jest domyślnie włączona, ale właściciel organizacji może ją wyłączyć; sprawdza się ją w Organization settings → Capabilities.

Powinieneś zobaczyć przełącznik w pozycji włączonej. Jeśli go nie ma albo jest szary, poproś właściciela organizacji — dalsze kroki bez tego nie zadziałają.

Krok 2. Utwórz projekt

Lewy pasek → Projects → „+ New Project”. Nazwa: „Agent zamówień sieci”. Opis jest tylko dla ludzi; Claude go nie czyta. Na planie Team wybierz „Keep it private” na czas testów — udostępnisz projekt w kroku 6, kiedy wynik będzie sprawdzony.

Krok 3. Wpisz instrukcje agenta

W projekcie kliknij „Set project instructions”, wklej poniższy tekst i zapisz przyciskiem „Save instructions”. Instrukcje obowiązują w każdej rozmowie tego projektu.

Jesteś agentem zamówień w fabryce produkującej seryjnie (meble dla sieci handlowych
i dystrybutorów). Pracujesz na trzech plikach z wiedzy projektu:
- indeksy.xlsx: indeks, nazwa, EAN, opakowanie zbiorcze (szt.), paleta (szt.), status
  (aktywny / wycofany), zamiennik, cena kontraktowa netto dla odbiorcy O-0042,
- stany.xlsx: stan dostępny, zarezerwowane, w planie produkcji, data zwolnienia partii,
- kontrakt-odbiorcy.xlsx: czas realizacji w dniach, kara za niedostawę (% wartości), kara za
  spóźnione okno (zł), bonus retro (%), wymagana etykieta, poziom serwisu, termin płatności.

Gdy dostaniesz zamówienie odbiorcy (PDF w rozmowie), zrób kolejno:
1. Odczytaj nagłówek: numer i data zamówienia, odbiorca i jego numer, miejsce dostawy,
   okno dostawy, termin awizacji. Osobno wypisz, czego odbiorca żąda w treści:
   ceny, palety, etykiety, sposób rozliczenia niedostaw.
2. Dopasuj każdą linię do pliku indeksy: najpierw po EAN, potem po indeksie. Nie dopasowuj
   po nazwie; nazwa odbiorcy jest tylko pomocnicza. EAN albo indeks spoza pliku zgłoś
   jako wyjątek do wyjaśnienia z odbiorcą.
3. Jeśli indeks ma status „wycofany”, weź indeks z kolumny zamiennik i oznacz linię
   do potwierdzenia z odbiorcą, podając cenę kontraktową zamiennika i cenę z zamówienia.
4. Sprawdź krotność: ilość powinna być wielokrotnością liczby sztuk na palecie, bo kontrakt
   wymaga palet jednorodnych. Podaj liczbę pełnych palet i resztę.
5. Sprawdź dostępność. Dostępne = stan dostępny − zarezerwowane. Gdy dostępne < ilość,
   podaj brak, ilość w planie produkcji i datę zwolnienia partii i porównaj tę datę
   z terminem awizacji i oknem dostawy. Dla każdego braku policz ryzyko kary:
   brak × cena kontraktowa × procent kary za niedostawę z kontraktu.
6. Policz wartość każdej linii według cen kontraktowych i osobno według cen z zamówienia.
   Podaj obie sumy i różnicę.
7. Sprawdź kontrakt: czas realizacji wobec liczby dni od daty zamówienia do okna dostawy,
   termin awizacji, wymaganą etykietę, karę za spóźnione okno, termin płatności.
8. Przygotuj szkic potwierdzenia (lp., indeks, nazwa z kartoteki, ilość, palety, cena
   kontraktowa, wartość, dostępne, uwagi) i listę wyjątków. Przy każdym wyjątku napisz,
   co jest nie tak, ile to kosztuje albo czego brakuje i kto decyduje: handlowiec,
   planista albo kierownik logistyki. Przypisanie: cena, zamiennik, niepełne palety i nieznany
   EAN — handlowiec z odbiorcą; brak towaru i potwierdzenie terminu przy ryzyku partii —
   handlowiec z planistą; awizacja i etykiety — kierownik logistyki.
9. Zaproponuj, które linie potwierdzić (bez zastrzeżeń albo z zastrzeżeniami z listy wyjątków),
   a które odesłać do wyjaśnienia z odbiorcą. Brak towaru, ryzyko partii, zamiennik i różnica
   ceny to zastrzeżenia, nie powód do wstrzymania zamówienia. Do wyjaśnienia odsyłaj tylko
   linie, których nie da się dopasować do kartoteki.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj wiersz pliku, z którego pochodzi.
- Ceny, kary i terminy bierz tylko z plików. Ceny w zamówieniu są żądaniem odbiorcy, nie faktem.
- Nie potwierdzaj zamówienia, nie zmieniaj ceny, nie obiecuj terminu i nie pisz do odbiorcy.
  Przygotowujesz decyzję, nie podejmujesz jej.
- Jeśli w rozmowie dostaniesz nowszą wersję któregoś pliku, użyj jej i napisz, że to zrobiłeś.
- Kwoty netto w złotych, z groszami.
  Na końcu przygotuj plik XLSX ze szkicem potwierdzenia i listą wyjątków do pobrania.

Dwie rzeczy w tej instrukcji są celowe. Dopasowanie po EAN i indeksie, nie po nazwie, bo odbiorca nazywa wyroby po swojemu, a wycofany indeks ma w kartotece bardzo podobną nazwę do następcy. I zdanie, że cena w zamówieniu jest żądaniem, nie faktem: bez niego model grzecznie przyjmie 149,00 zł, bo odbiorca napisał to pewnym tonem.

Krok 4. Dodaj wiedzę projektu

W panelu wiedzy po prawej stronie kliknij „+” i dodaj indeksy.xlsx, stany.xlsx oraz kontrakt-odbiorcy.xlsx. Limit to 30 MB na plik; nasze pliki ważą kilka kilobajtów.

Zamówienia nie dodawaj do wiedzy. Wiedza projektu to Wasza kartoteka, stany i kontrakt — rzeczy, które obowiązują w każdej rozmowie. Zamówienie jest sprawą na dziś i trafia do pojedynczej rozmowy.

Krok 5. Uruchom agenta na zamówieniu

W projekcie rozpocznij nową rozmowę, załącz zamowienie.pdf i napisz:

Nowe zamówienie od sieci. Przeprowadź analizę według instrukcji projektu, licząc kodem na plikach z wiedzy.

Powinieneś zobaczyć, że Claude uruchamia kod, czyta trzy arkusze i odpowiada w kolejności z instrukcji: nagłówek i żądania odbiorcy, dopasowanie linii, palety, dostępność, wartości, warunki kontraktu, szkic i wyjątki. Na końcu pojawi się plik XLSX do pobrania.

Sprawdź wynik na danych kontrolnych

Porównaj odpowiedź z tabelami poniżej. Liczby policzyliśmy niezależnie z tych samych plików.

Lp.	Indeks	Ilość	Palety	Cena kontr.	Wartość wg kontraktu	Dostępne	Uwagi
1	REG-DAB-80	96	8 pełnych (12 szt.)	389,00 zł	37 344,00 zł	520	dopasowanie po EAN
2	LAM-STO-01	180	1 pełna + 36 szt. (144 szt.)	79,00 zł	14 220,00 zł	1 600	ilość nie tworzy pełnych palet
3	KRZ-TAP-01B	120	2 pełne + 24 szt. (48 szt.)	152,50 zł	18 300,00 zł	340	KRZ-TAP-01 wycofany; zamiennik 152,50 zł, w zamówieniu 149,00 zł; potwierdzić z odbiorcą; niepełne palety
4	STL-ROZ-140	300	37 pełnych + 4 szt. (8 szt.)	612,00 zł	183 600,00 zł	120	brakuje 180 szt.; w planie 400 szt., zwolnienie 11.09.2026 — przed oknem, bez zapasu czasu; ryzyko kary 3 304,80 zł; niepełne palety
5	SZF-3D-150	40	10 pełnych (4 szt.)	899,00 zł	35 960,00 zł	34	brakuje 6 szt.; brak partii w planie; ryzyko kary 3% (161,82 zł)
6	—	60	—	—	—	—	EAN 5905555000117 nie występuje w kartotece; do wyjaśnienia z odbiorcą

Pozycja	Wartość
Wartość według cen kontraktowych (linie 1–5)	289 424,00 zł
Wartość według cen z zamówienia	289 004,00 zł
Różnica do potwierdzenia (linia 3)	420,00 zł
Czas realizacji z kontraktu	10 dni; od zamówienia do okna jest 12 dni
Awizacja	do 11.09.2026, w dniu zwolnienia partii stołów
Kara za spóźnione okno	1 500 zł
Etykieta	GS1-128 z numerem SSCC na każdej palecie
Termin płatności	60 dni

Na liście wyjątków powinno się znaleźć siedem spraw: zamiennik i różnica ceny w linii 3 (handlowiec z odbiorcą), niepełne palety w liniach 2, 3 i 4 (handlowiec z odbiorcą: zaokrąglić do pełnych palet albo zgoda na paletę mieszaną), brak 180 stołów pokryty partią zwalnianą w dniu awizacji (handlowiec z planistą: potwierdzić pełną ilość z ryzykiem czy zaproponować dostawę częściową), brak 6 szaf bez partii w planie (handlowiec i planista) oraz nieznany EAN w linii 6 (handlowiec z odbiorcą). Prawidłowa rekomendacja to potwierdzić pięć linii z zastrzeżeniami, linię szóstą odesłać do wyjaśnienia; decyzję o potwierdzeniu terminu przy ryzyku partii podejmuje handlowiec.

Jeśli linia 3 ma cenę 149,00 zł, agent uwierzył zamówieniu zamiast kontraktowi. Jeśli linia 4 pokazuje dostępne 520, agent dopasował stół do regału po pierwszym EAN z listy. Jeśli suma wynosi 289 004,00 zł, agent wziął ceny z zamówienia.

Krok z rzeczywistością

Dane w firmie się zmieniają, a agent musi to zauważyć bez zmiany instrukcji. Następnego dnia magazyn zwalnia rezerwację szaf dla innego odbiorcy. Otwórz stany.xlsx i w wierszu SZF-3D-150 zmień zarezerwowane_szt z 12 na 0. Usuń stary plik z wiedzy projektu, dodaj nowy i zadaj w nowej rozmowie to samo pytanie.

Agent powinien teraz pokazać dla linii 5 dostępne 46 sztuk, brak zniknie, a razem z nim ryzyko kary 161,82 zł. Wartości się nie zmieniają: nadal 289 424,00 zł według kontraktu i 420,00 zł różnicy w linii 3. Zostaje sześć wyjątków: zamiennik, trzy niepełne palety, partia stołów zwalniana w dniu awizacji i nieznany EAN.

Jedna zwolniona rezerwacja zdjęła jedną sprawę z biurka planisty, ale żadnej z biurka handlowca. Jeśli agent po tej zmianie uzna zamówienie za „czyste”, nie trzyma się instrukcji.

Krok 6. Udostępnij zespołowi i podłącz pocztę

Kiedy wynik zgadza się z danymi kontrolnymi, udostępnij projekt: na planach Team i Enterprise „Can view” dla osób z obsługi klienta, które z agenta korzystają, „Can edit” dla osoby, która odpowiada za instrukcje i aktualność kartoteki, stanów i kontraktu.

Zamówienia od dystrybutorów przychodzą mailem, więc następnym krokiem jest konektor poczty. Właściciel organizacji włącza konektor Gmail albo Microsoft 365 (przy Microsoft 365 potrzebna jest jeszcze jednorazowa zgoda administratora Microsoft Entra), a potem każdy użytkownik łączy swoje konto sam: Customize → Connectors → „Connect”, a w rozmowie włącza konektor w menu „+”. Uwaga praktyczna: konektor Gmail daje Claude tylko metadane załączników, nie ich treść, więc PDF z zamówieniem i tak trzeba zapisać na dysku albo wgrać do rozmowy (konektory Google Workspace). Zamówienia z portalu sieci i z EDI pobieracie eksportem; to osobna rozmowa z integratorem, nie piąta minuta pilotażu.

Typowe problemy

Objaw	Przyczyna	Co zrobić
Nie da się wgrać XLSX albo nie ma pliku do pobrania	wyłączone „Code execution and file creation”	włączyć w Settings → Capabilities albo poprosić właściciela organizacji
Linia 3 ma cenę 149,00 zł	agent przyjął cenę z treści zamówienia	przypomnij zasadę: cena w zamówieniu to żądanie, nie fakt
Linia 3 dopasowana do KRZ-TAP-01 z ceną 0,00 zł	agent nie sprawdził statusu „wycofany”	poproś o kolumnę status i zamiennik dla tej linii
Linia 4 bez braku	agent wziął stan dostępny bez odjęcia rezerwacji albo doliczył partię w planie do stanu	przypomnij regułę: dostępne = stan − zarezerwowane; partia w planie osobno
Po zmianie pliku nadal jest brak w linii 5	w wiedzy został stary plik albo stoją dwa	zostaw w wiedzy tylko nową wersję
U kolegi agent zachowuje się inaczej	kolega rozmawia poza projektem	pracujcie tylko w rozmowach wewnątrz projektu
Konektor jest włączony, a Claude nie widzi poczty	użytkownik nie połączył swojego konta	Customize → Connectors → „Connect”, potem „+” w rozmowie

Co dalej

Na własnych danych potrzebujecie trzech eksportów z ERP. Z kartoteki: indeks, nazwa, EAN, opakowanie zbiorcze, sztuk na palecie, status, zamiennik i cena kontraktowa per odbiorca. Ze stanów: stan dostępny, rezerwacje, ilość w planie produkcji i data zwolnienia partii. Z kontraktów: czas realizacji, kara za niedostawę, kara za spóźnione okno, bonus retro, wymagana etykieta, poziom serwisu, termin płatności. Nazwy kolumn mogą być Wasze — wtedy poprawcie je w instrukcji.

Mierzcie odsetek zamówień potwierdzonych w czasie realizacji z kontraktu i liczbę błędów przepisania wykrytych po potwierdzeniu: zła cena na fakturze, zły indeks na palecie, odmowa przyjęcia. Liczba zamówień „obsłużonych przez agenta” niczego nie mówi. Na poniedziałek wystarczy jedna osoba z obsługi klienta i zamówienia jednej sieci z ostatniego tygodnia, puszczone przez agenta obok normalnej pracy.

Ten sam agent w innych narzędziach:

• Agent zamówień sieci w Microsoft 365 Copilot
• Agent zamówień sieci w ChatGPT
• Agent zamówień sieci w Gemini

Pełną kartę agenta zamówień — co czyta, co może sam, co zatwierdza człowiek i czym go mierzyć — razem z kartami agenta prognozy popytu i agenta warunków kontraktowych znajdziecie we wpisie o prognozie z danych i kontrakcie policzonym przed podpisem.