Surowiec płacicie przed sezonem, sieć zapłaci za 60 dni

W fabryce produkującej seryjnie luka płynnościowa jest wbudowana w model biznesowy: surowiec kupujecie pod prognozę przed sezonem, partie robicie na magazyn, a sieć zapłaci sześćdziesiąt dni po dostawie, potrącając po drodze bonus retro i kary. Nie da się jej usunąć, ale da się nią sterować: wielkością partii, poziomem zapasu, który zarząd świadomie finansuje, warunkami w kontrakcie i fakturą wystawioną w dniu dostawy. Agent finansowy pokazuje tę lukę co tydzień, indeks po indeksie i odbiorca po odbiorcy. Decyzję, jak ją finansować, podejmuje zarząd.

To tekst z serii o produkcji seryjnej jako jednym systemie, z obszaru przekrojowego „pieniądz i płynność”. Rozkładamy w nim jeden sezon jednego indeksu na momenty, w których gotówka wypływa i wpływa.

Skąd bierze się luka

— Jak stoimy z płynnością przed sezonem? — Dobrze. — Skąd wiesz? (Przeczucie. Dane będą po zamknięciu miesiąca.)

Fabryka seryjna najpierw kupuje, potem produkuje na półkę, a na końcu czeka. Zaopatrzenie to największy wypływ gotówki w całym strumieniu, często z góry albo z krótkim terminem, i to pod prognozę, która jeszcze nie wie, czy się sprawdzi. Potem partia zjeżdża z linii i zamienia się w zapas wyrobów gotowych, który leży, dopóki sieć nie zamówi. Pieniądz wraca dopiero wtedy, gdy dostawa zostanie potwierdzona, faktura wyjdzie z kompletem dokumentów i minie termin płatności z kontraktu. Bonus retro i kary odbiorca potrąca po drodze, a ich wysokość poznajecie często dopiero z noty.

O szerokości luki przesądzają dwa momenty, w których nikt nie myśli o płynności. Pierwszy to przegląd planu sprzedaży i operacji (S&OP), na którym zapada wielkość partii i poziom zapasu, czyli ile gotówki pojedzie na półkę. Drugi to kontrakt roczny, w którym zapada termin płatności, progi bonusów i stawki kar. Wszystko, co dzieje się potem, może lukę tylko wydłużyć.

Jeden sezon jednego indeksu na osi czasu

Moment w strumieniu	Co dzieje się z gotówką	Co wydłuża lukę
Kontrakt roczny	nic jeszcze nie płynie, ale zapadają termin płatności, bonusy i kary	termin sześćdziesięciu dni, bonus retro bez progu, kara liczona od wartości linii
Prognoza i plan partii	zapada, ile surowca kupicie i ile wyrobu zrobicie na półkę	partia na pół roku, bo przezbrojenie „drogie”; prognoza z pamięci
Zakup surowca przed sezonem	największy wypływ, z góry albo z krótkim terminem	surowiec pod prognozę, która się nie sprawdziła; zmiana inżynieryjna po zakupie
Produkcja partii	koszt pracy i przezbrojeń narasta; surowiec zamienia się w wyrób	przezbrojenie dwa razy dłuższe niż w kalkulacji, braki na partii
Półka w magazynie	gotówka leży jako zapas wyrobów gotowych, także w magazynie zewnętrznym	indeks, którego sieć nie zamawia od marca; zapas liczony łącznie, bez podziału na indeksy
Dostawa do sieci	potwierdzona dostawa uruchamia fakturę	spóźnione okno, zła etykieta, odmowa przyjęcia, dostawa częściowa
Faktura	zaczyna biec termin płatności	faktura czeka na dokument potwierdzenia dostawy
Termin płatności	wpływ zamyka lukę otwartą zakupem surowca	nota za kary potrącona z przelewu bez sprawdzenia
Rozliczenie bonusów	bonus retro pomniejsza to, co wpłynęło	próg bonusu przekroczony w grudniu, o czym nikt nie wiedział w maju

Ta tabela ma jedną niewygodną konsekwencję. Gdy kilka kontraktów naraz każe kupić surowiec przed sezonem, a zapłata od sieci przyjdzie po sezonie, fabryka finansuje odbiorcom ich sezon z własnej gotówki — i zwykle nikt nie potrafi powiedzieć, który indeks i który odbiorca trzymają jej najwięcej.

Co pokazuje agent finansowy

Agent finansowy pracuje na tych samych zdarzeniach, z których żyje hala i rampa: zamówieniu zakupu, przyjęciu surowca, zamknięciu partii, potwierdzonej dostawie, fakturze i nocie. Dzięki temu nie czeka na zamknięcie miesiąca.

• Co tydzień liczy marżę per indeks i odbiorca po surowcu, produkcji, logistyce, bonusach i karach, a nie z cennika.
• Pokazuje zapas wyrobów gotowych w dniach sprzedaży i gotówkę w nim zamrożoną, z podziałem na indeksy i magazyny, także zewnętrzny.
• Prognozuje przepływy tydzień po tygodniu z sezonowością i ostrzega, kiedy surowiec kupiony przed sezonem spotka się z odbiorcą, który płaci po sześćdziesięciu dniach i potrąci bonus.
• Komentuje odchylenia tak, żeby dało się je przeczytać bez kontrolera obok.

Czego nie zrobi: nie zmniejszy partii, nie wynegocjuje krótszego terminu, nie zdecyduje o kredycie obrotowym ani o wyjściu z nierentownego odbiorcy. Finansowanie zapasu, priorytety płatności i ustępstwa wobec odbiorców ustala zarząd. Agent kładzie na stole liczby i scenariusze, człowiek wybiera i odpowiada za wybór. Jak ta rola wygląda w trzech branżach, opisuje wpis o agencie finansowym i agencie danych podstawowych.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Prognoza przepływów jest tak dobra, jak dane, z których powstaje. Jeśli zapas żyje w ERP bez magazynu zewnętrznego, bonusy w arkuszu kontrolingu na koniec roku, a kary w notach w skrzynce handlowca, agent złoży z nich ładny wykres na niepełnych danych, a zarząd uwierzy w niego bardziej niż w przeczucie, bo wygląda poważnie. To gorsze niż brak prognozy.

Warunek brzegowy: najpierw jedno miejsce, w którym indeks ma koszt rzeczywisty partii, zapas z lokalizacją i warunki kontraktu zapisane przy odbiorcy, potem agent. Druga pułapka to automatyczne ponaglenia. Przypomnienie o płatności wysłane do sieci, która właśnie czeka na wyjaśnienie noty, nie przyspieszy przelewu, a może zaszkodzić rozmowie o następnym tenderze.

Po czym poznacie różnicę

Mierzcie trafność prognozy przepływów, czyli różnicę między tym, co agent przewidział na dany tydzień, a tym, co naprawdę wpłynęło i wypłynęło. Obok: zapas wyrobów gotowych w dniach sprzedaży, dni od potwierdzonej dostawy do faktury i marżę per odbiorca po bonusach i karach. Liczba wygenerowanych raportów niczego tu nie mówi. Jak doprowadzić do faktury w dniu dostawy i bonusu policzonego w trakcie roku, opisujemy we wpisie o rampie sieci i rozliczeniu. Uczciwie: na płynność wpływają też ceny surowca, siła negocjacyjna sieci i sezon, nie tylko obieg danych.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie trzy indeksy o największym zapasie i rozpiszcie dla każdego, tydzień po tygodniu, kiedy zapłaciliście za surowiec, kiedy partia zjechała z linii, kiedy pojechała do odbiorcy i kiedy spodziewacie się przelewu po potrąceniu bonusu. Zaznaczcie tygodnie, w których jeden indeks finansuje drugi. Ta kartka odpowie na pytanie, którego dziś nikt nie zadaje na zarządzie: które partie na półce finansują sezon Waszych odbiorców.