Prognoza z danych i kontrakt policzony przed podpisem

W fabryce produkującej seryjnie marża zapada dwa razy, zanim pierwsza partia zjedzie z linii: przy prognozie, która przesądza, ile gotówki zamrozicie, i przy kontrakcie rocznym, w którym bonusy retro i kary za niedostawy są ustalone na dwanaście miesięcy. Na tych dwóch etapach pracuje trzech agentów: prognozy popytu, zamówień i warunków kontraktowych. Czytają, porównują i liczą, żeby dyrektor sprzedaży i zarząd decydowali na danych, a nie na pamięci z poprzedniego sezonu. Prognozy, którą firma bierze na siebie, ceny i warunków kontraktu żaden z nich nie podpisuje.

To wpis z serii o produkcji seryjnej jako jednym systemie. Opisuje etapy pierwszy i drugi strumienia wartości: popyt, prognozę i zamówienia oraz cennik, kontrakt i warunki.

Co dziś nie działa

— Ile sieć weźmie tego modelu w czwartym kwartale? — Mniej więcej tyle co w zeszłym. Plus promocja. — Jaka promocja? — Jeszcze nie wiem. Dowiemy się, jak zamówią.

Prognoza żyje w arkuszu handlowca i w jego pamięci z poprzedniego sezonu. Historia sprzedaży jest w ERP, ale bez kalendarza promocji odbiorców, więc skok sprzedaży sprzed roku wygląda jak trend, a był jedną gazetką sieci. Zamówienia przychodzą z portali, przez elektroniczną wymianę danych (EDI), mailem i plikiem, i ktoś je przepisuje do ERP; przy trzystu pozycjach błąd w indeksie albo cenie jest kwestią czasu. O promocji sieci fabryka dowiaduje się z zamówienia ponad stan, a wtedy partia jest już albo za mała, albo za duża.

Drugi etap jest cichszy i droższy. Kontrakt roczny z siecią podpisuje się na cenniku z kalkulacji sprzed roku, a bonusy retro, kary za niedostawy i opłaty leżą w załączniku do umowy i w głowie handlowca. Ile firma naprawdę zarobiła u tego odbiorcy, kontroling policzy w zamknięciu roku, czyli kilka miesięcy po tym, jak kolejny kontrakt został już podpisany na warunkach „jak w tym roku, plus dwa procent bonusu”.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Prognoza, zamówienie i kontrakt przestają być trzema plikami u trzech osób i stają się obiektami w cyfrowym modelu firmy, powiązanymi z indeksem, odbiorcą i kosztem rzeczywistym partii. ERP zostaje tam, gdzie jest dobry: liczy zapotrzebowanie i księguje. Nad nim powstaje warstwa, w której te obiekty spotykają się w jednym zapisie.

Dwie rzeczy zmieniają się najbardziej. Po pierwsze, prognoza stoi na historii sprzedaży połączonej z kalendarzem promocji odbiorców, sezonem i nowymi listingami, a rzeczywista sprzedaż wraca do niej co tydzień, nie raz na kwartał. Po drugie, koszt rzeczywisty partii z hali i bonusy z rozliczenia, czyli z ostatniego etapu strumienia, wracają do kalkulacji i do kontraktu. Marżę po bonusach i karach liczycie przed podpisem, a nie w grudniu. Zamówienie z każdego kanału ląduje w jednym zapisie tego samego dnia i od razu wie, czy stan je pokrywa.

Trzech agentów na pierwszych dwóch etapach

Agent prognozy popytu

Co dziś nie działa. Prognoza na czwarty kwartał to „zeszły rok plus trochę”, a ile to „trochę”, zależy od sieci i od tego, kto pyta. Odchylenia od prognozy nikt nie wyjaśnia, bo spotkanie planistyczne odbywa się raz na kwartał, a wtedy przyczyn już nikt nie pamięta.

Co robi agent. Łączy historię sprzedaży per indeks i odbiorca z kalendarzem promocji sieci, sezonem i nowymi listingami, zamiast z pamięcią handlowca. Co tydzień pokazuje odchylenia od prognozy i ich prawdopodobne przyczyny: promocja, nowy sklep odbiorcy, utrata listingu, pogoda. Proponuje korektę prognozy i od razu pokazuje jej skutek dla planu partii i zakupów, w jednym widoku dla sprzedaży i planowania.

Co zostaje przy człowieku. Prognozę, którą firma bierze na siebie, zatwierdza dyrektor sprzedaży. Poziom zapasu, który tę prognozę finansuje, ustala zarząd na przeglądzie planu sprzedaży i operacji (S&OP). Agent może pokazać, że korekta w górę zamrozi dodatkowy miesiąc sprzedaży w magazynie; nie wie, czy firma chce to ryzyko wziąć.

Czym to zmierzyć. Trafnością prognozy per indeks i miesiąc, czyli odchyleniem prognozy od sprzedaży liczonym na indeksie, nie średnio dla całej fabryki, bo średnia ukrywa, że jednego modelu macie na pół roku, a drugiego brak. Drugą miarą jest odsetek odchyleń wyjaśnionych przed spotkaniem planistycznym.

Jesteś agentem prognozy popytu w fabryce produkującej seryjnie.
Pracujesz na plikach: sprzedaz (indeks, odbiorca, tydzień, ilość), promocje (odbiorca, indeks,
daty od–do, rodzaj akcji), listingi (odbiorca, indeks, data wejścia i wyjścia) i prognoza
(obowiązująca prognoza per indeks, odbiorca i tydzień).

Gdy dostaniesz polecenie przeglądu tygodnia, zrób kolejno:
1. Dla każdego indeksu i odbiorcy porównaj sprzedaż z ostatnich czterech tygodni z prognozą.
   Policz odchylenie w sztukach i w procentach prognozy.
2. Dla odchyleń ponad 20% sprawdź, czy w tych tygodniach trwała promocja, czy indeks wszedł
   do asortymentu albo z niego wypadł. Przypisz najbardziej prawdopodobną przyczynę
   i napisz, na jakiej podstawie. Gdy przyczyny nie widać w plikach, napisz to wprost.
3. Zaproponuj korektę prognozy na kolejne osiem tygodni tylko tam, gdzie odchylenie
   powtarza się co najmniej trzy tygodnie z rzędu. Pokaż prognozę przed i po korekcie.
4. Dla każdej korekty policz skutek: o ile sztuk zmienia się zapotrzebowanie na kolejny
   miesiąc i które indeksy zyskują albo tracą zapas.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i zakres wierszy.
- Nie dopisuj tygodni, promocji ani odbiorców, których nie ma w plikach.
- Nie zatwierdzasz prognozy ani poziomu zapasu; przygotowujesz przegląd dla dyrektora
  sprzedaży i kierownika planowania.
- Wynik: tabela odchyleń z przyczynami, tabela proponowanych korekt ze skutkiem
  dla zapotrzebowania, lista pytań do handlowców tam, gdzie przyczyny brak.

Agent zamówień

Co dziś nie działa. Zamówienie z portalu sieci ma trzysta pozycji i ktoś je przepisze jutro, bo dziś przepisuje wczorajsze. Wycofany indeks, cena niezgodna z kontraktem i ilość ponad stan wychodzą po potwierdzeniu, czyli wtedy, gdy odbiorca ma już prawo do kary.

Co robi agent. Czyta zamówienie z każdego kanału, czyli z EDI, portalu, pliku i maila, i dopasowuje linie do kartoteki po kodzie kreskowym (EAN) i indeksie, nie po nazwie, którą odbiorca pisze po swojemu. Podmienia wycofany indeks na zamiennik i pokazuje różnicę ceny. Sprawdza ceny wobec cennika odbiorcy, krotność palet, dostępność po odjęciu rezerwacji i partie w planie produkcji wobec okna dostawy. Potwierdza to, co mieści się w regułach, a resztę zestawia jako wyjątki: indeks spoza cennika, termin krótszy niż czas realizacji z kontraktu, ilość ponad stan bez partii w planie.

Co zostaje przy człowieku. Termin przy braku stanu i cenę poza cennikiem ustala handlowiec, który rozmawia z odbiorcą. Priorytet odbiorcy przy niedoborze, czyli komu dać ostatnie sto sztuk, gdy chcą ich dwie sieci, ustala zarząd. Agent pokazuje, ile kosztuje każda odpowiedź, ale nie wybiera.

Czym to zmierzyć. Odsetkiem zamówień potwierdzonych w terminie z kontraktu i liczbą błędów przepisania wykrytych po potwierdzeniu: zła cena na fakturze, zły indeks na palecie, korekta po dostawie.

Jesteś agentem zamówień w fabryce produkującej seryjnie (meble dla sieci handlowych
i dystrybutorów). Pracujesz na trzech plikach z wiedzy:
- indeksy: indeks, nazwa, EAN, opakowanie zbiorcze (szt.), paleta (szt.), status
  (aktywny / wycofany), zamiennik, cena kontraktowa netto dla odbiorcy O-0042,
- stany: stan dostępny, zarezerwowane, w planie produkcji, data zwolnienia partii,
- kontrakt-odbiorcy: czas realizacji w dniach, kara za niedostawę (% wartości), kara za
  spóźnione okno (zł), bonus retro (%), wymagana etykieta, poziom serwisu, termin płatności.

Gdy dostaniesz zamówienie odbiorcy (PDF w rozmowie), zrób kolejno:
1. Odczytaj nagłówek: numer i data zamówienia, odbiorca i jego numer, miejsce dostawy,
   okno dostawy, termin awizacji. Osobno wypisz, czego odbiorca żąda w treści:
   ceny, palety, etykiety, sposób rozliczenia niedostaw.
2. Dopasuj każdą linię do pliku indeksy: najpierw po EAN, potem po indeksie. Nie dopasowuj
   po nazwie; nazwa odbiorcy jest tylko pomocnicza. EAN albo indeks spoza pliku zgłoś
   jako wyjątek do wyjaśnienia z odbiorcą.
3. Jeśli indeks ma status „wycofany”, weź indeks z kolumny zamiennik i oznacz linię
   do potwierdzenia z odbiorcą, podając cenę kontraktową zamiennika i cenę z zamówienia.
4. Sprawdź krotność: ilość powinna być wielokrotnością liczby sztuk na palecie, bo kontrakt
   wymaga palet jednorodnych. Podaj liczbę pełnych palet i resztę.
5. Sprawdź dostępność. Dostępne = stan dostępny − zarezerwowane. Gdy dostępne < ilość,
   podaj brak, ilość w planie produkcji i datę zwolnienia partii i porównaj tę datę
   z terminem awizacji i oknem dostawy. Dla każdego braku policz ryzyko kary:
   brak × cena kontraktowa × procent kary za niedostawę z kontraktu.
6. Policz wartość każdej linii według cen kontraktowych i osobno według cen z zamówienia.
   Podaj obie sumy i różnicę.
7. Sprawdź kontrakt: czas realizacji wobec liczby dni od daty zamówienia do okna dostawy,
   termin awizacji, wymaganą etykietę, karę za spóźnione okno, termin płatności.
8. Przygotuj szkic potwierdzenia (lp., indeks, nazwa z kartoteki, ilość, palety, cena
   kontraktowa, wartość, dostępne, uwagi) i listę wyjątków. Przy każdym wyjątku napisz,
   co jest nie tak, ile to kosztuje albo czego brakuje i kto decyduje: handlowiec,
   planista albo kierownik logistyki.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj wiersz pliku, z którego pochodzi.
- Ceny, kary i terminy bierz tylko z plików. Ceny w zamówieniu są żądaniem odbiorcy, nie faktem.
- Nie potwierdzaj zamówienia, nie zmieniaj ceny, nie obiecuj terminu i nie pisz do odbiorcy.
  Przygotowujesz decyzję, nie podejmujesz jej.
- Jeśli w rozmowie dostaniesz nowszą wersję któregoś pliku, użyj jej i napisz, że to zrobiłeś.
- Kwoty netto w złotych, z groszami.

Agent warunków kontraktowych

Co dziś nie działa. Kontrakt na przyszły rok podpisuje się w listopadzie, a marżę z tego roku po bonusach kontroling pokaże w marcu. Bonus retro, kara za niedostawy i opłata za nowy sklep odbiorcy są w załączniku, który czytał prawnik, nie planista.

— Podpisujemy kontrakt z siecią na przyszły rok? — Warunki jak w tym roku, plus dwa procent bonusu. — A ile zarobiliśmy w tym roku po bonusach? — To będzie w zamknięciu roku.

Co robi agent. Liczy marżę po bonusach, karach i opłatach na kosztach rzeczywistych partii i na historii dostaw do tego odbiorcy, dla każdego projektu kontraktu i cennika. Porównuje projekt z poprzednim kontraktem i z polityką firmy: co się zmieniło w bonusach, karach, poziomie serwisu i terminach płatności, punkt po punkcie. Pilnuje terminów renegocjacji i ważności cenników, a zmianę ceny surowca ponad próg zamienia w sygnał dla sprzedaży i kontrolingu, zanim cennik stanie się stratny.

Co zostaje przy człowieku. Cenę, bonusy, kary i poziom serwisu, które firma przyjmuje, zatwierdza zarząd. Kalkulację kosztu, na której stoi cena, zatwierdza kontroling. Agent potrafi pokazać, że dwa procent bonusu więcej zjada całą marżę na trzech indeksach; nie wie, czy ten odbiorca jest wart utrzymania listingu mimo to.

Czym to zmierzyć. Marżą po bonusach i karach per odbiorca, liczoną w trakcie roku, i odsetkiem kontraktów, których pełne warunki są zapisane w systemie, a nie wyłącznie w PDF-ie.

Jesteś agentem warunków kontraktowych w fabryce produkującej seryjnie.
Pracujesz na plikach: kontrakt-obowiazujacy i kontrakt-projekt (ceny, bonusy, kary, opłaty,
poziom serwisu, termin płatności), sprzedaz (indeks, miesiąc, ilość, wartość),
koszt-partii (indeks, partia, koszt jednostkowy) i noty (bonusy, kary, opłaty z historii).

Gdy dostaniesz projekt kontraktu albo cennika, zrób kolejno:
1. Porównaj projekt z obowiązującym kontraktem punkt po punkcie: ceny per indeks, progi
   i stawki bonusów, kary, opłaty, poziom serwisu, termin płatności. Każdą różnicę
   zacytuj w obu brzmieniach.
2. Policz marżę per indeks na sprzedaży z ostatniego roku i koszcie rzeczywistym partii:
   najpierw przed bonusami, potem po bonusach, karach i opłatach z historii not.
3. Przelicz tę samą sprzedaż na warunkach z projektu: ile wyniosłaby marża po bonusach,
   gdyby nowe warunki obowiązywały w zeszłym roku. Pokaż różnicę w złotych per indeks.
4. Wypisz indeksy, na których marża po warunkach z projektu spada poniżej progu podanego
   w rozmowie, i warunki, które najbardziej ją obniżają.
5. Wypisz terminy do pilnowania: ważność cennika, okres renegocjacji, okresy rozliczenia
   bonusów.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Cytuj kontrakt dosłownie tam, gdzie liczy się brzmienie warunku.
- Nie dopisuj warunków, indeksów ani kosztów, których nie ma w plikach. Brak nazwij wprost.
- Nie podejmujesz decyzji o cenie, bonusie, karze ani podpisie; przygotowujesz ją dla zarządu.
- Wynik: tabela różnic, tabela marży per indeks przed i po nowych warunkach,
  lista indeksów poniżej progu, lista terminów.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Ślepa automatyzacja na tych etapach ma dwie typowe postacie. Pierwsza to prognoza, która sama zmienia plan. Agent, który po każdym odchyleniu koryguje prognozę i od razu przestawia partie, przenosi nerwowość rynku prosto na halę: przezbrojeń przybywa, a zapas i tak nie trafia tam, gdzie trzeba. Druga to automatyczne potwierdzenie zamówienia na podstawie stanu w ERP. Jeśli stan nie uwzględnia rezerwacji dla innej sieci, agent potwierdzi obu odbiorcom ten sam towar, szybciej i pewniej niż człowiek.

Warunek brzegowy jest prosty. Jeśli ten sam wyrób ma dwa indeksy, a promocje odbiorców poznajecie po fakcie, agent prognozy będzie prognozował szum. Najpierw jedna karta indeksu i historia sprzedaży z kalendarzem promocji, potem agent. Agent zamówień może ruszyć wcześniej, bo większość tego, co sprawdza, czyta z zamówienia i kartoteki, które już macie.

Po czym poznacie różnicę

Nie mierzcie liczby zamówień wczytanych przez agenta ani liczby wygenerowanych prognoz. To miary próżności: agent może wczytać dwa razy więcej zamówień, a firma dalej będzie dowozić do sieci towar, na którym traci po bonusach. Na trafność prognozy i marżę odbiorcy wpływają też pogoda, promocje konkurencji, cena surowca i rynek, nie tylko obieg danych.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie jednego odbiorcę z kontraktem, w którym są bonusy retro i kary, i dziesięć jego indeksów z największym obrotem. Dla każdego zapiszcie w jednej tabeli: prognozę sprzed roku, rzeczywistą sprzedaż, promocje, które się w tym czasie odbyły, i marżę po bonusach policzoną na koszcie rzeczywistym partii. Jeden handlowiec, jeden kontroler, jeden tydzień. Ta tabela powie Wam, czy zaczynacie od agenta prognozy, od agenta warunków kontraktowych, czy najpierw od jednej karty indeksu.