Własne auto czy podwykonawca: plan, który nie wraca pusty

Pusty powrót i zlecenie oddane podwykonawcy, gdy własne auto stało sto kilometrów dalej, to dwa największe koszty przewoźnika, których nie ma w żadnym raporcie — bo powstają w planie, a plan żyje na tablicy spedytorów i w telefonach między nimi. Na etapach planowania, dyspozycji i zakupu przewozu pracuje trzech agentów: planisty ładunków, dyspozycji i podwykonawców. Liczą warianty, pilnują czasu pracy i dokumentów, parują faktury ze zleceniami. Co wozicie własnymi autami, kto jedzie i którego podwykonawcę wpuszczacie do bazy — zostaje przy ludziach.

To wpis z serii o usługach logistycznych jako jednym systemie. Opisuje drugi akt strumienia wartości firmy transportowej i spedycyjnej: planowanie przewozu, dyspozycję oraz zakup przewozu i zasoby. Zlecenie, które tu trafia, jest już przyjęte i ma sprawdzonego płatnika — o tym, jak do tego dochodzi, pisaliśmy w tekście o płatniku sprawdzonym i stawce z kosztu trasy.

Co dziś nie działa

— Mamy ładunek do Hamburga, kto jedzie? — Nasze auta zajęte. Oddam podwykonawcy. — A to auto, które wraca puste z Bremy? (Jakie auto?)

Plan przewozów powstaje na tablicy albo w arkuszu, po jednym na spedytora. Każdy planuje swój region i swoich klientów, a wolne auta i powroty z giełdy krążą między biurkami telefonem. Skutek: auto wraca puste, bo powrót szukał inny spedytor; zlecenie idzie do podwykonawcy, gdy własne auto stało; dwa auta jadą w ten sam rejon z niepełnym ładunkiem. Przy zmianie okna u klienta albo awarii nikt nie przelicza wariantów, bo nie ma na czym — plan jest obrazkiem, nie modelem.

Dyspozycja dokłada swoje. Kierowca jedzie z czasem pracy na dwa dni w trasę na trzy, bo tachograf czyta się raz na miesiąc. Auto z przeglądem po terminie zatrzymuje kontrola. Dokument ADR zostaje w teczce innego auta, a instrukcja klienta — w mailu sprzed roku. Potem zakup przewozu: podwykonawca z giełdy sprawdzony „na oko”, stawka ustalona telefonem i inna na fakturze, a paliwo i opłaty drogowe zaksięgowane zbiorczo, bez trasy. Rentowność tego, co oddaliście, i tego, co pojechało własnym autem, jest wtedy zagadką dla obu stron.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Plan przestaje być tablicą i staje się przypisaniem zleceń do aut i podwykonawców na jednym modelu, w którym auta mają pozycję i czas pracy kierowcy, zlecenia mają okna i wymagania, a podwykonawcy — dokumenty z datą ważności. System transportowy (TMS) dalej prowadzi zlecenia, telematyka pokazuje auta, system floty pilnuje przeglądów; nad nimi powstaje warstwa, w której te informacje spotykają się w chwili planowania.

Trzy rzeczy zmieniają się najbardziej. Każde przyjęte zlecenie ma auto własne albo podwykonawcę, a decyzja „własne czy oddane” zapada na kosztach obu wariantów, nie na tym, kto pierwszy podniósł słuchawkę. Kierowca wyjeżdża tylko z ważnym czasem pracy i kompletem dokumentów, bo system ich nie „pamięta”, tylko sprawdza. A faktura podwykonawcy spotyka się ze zleceniem i dowodem dostawy, więc różnica między stawką z telefonu a kwotą na fakturze nie przechodzi po cichu.

Trzech agentów na trzech etapach

Agent planisty ładunków

Co dziś nie działa. Powroty z giełdy szuka ten spedytor, który „ma” region, a auto, które tam wraca puste, należy do innego. Przy zmianie okna albo awarii plan przepisuje się od nowa, bez kosztu wariantów.

Co robi agent. Przypisuje zlecenia z horyzontu do własnych aut i podwykonawców na jednym modelu: pozycje aut z telematyki, czas pracy kierowców, okna załadunku i rozładunku, ograniczenia ładunku i trasy. Zanim auto wyjedzie puste, proponuje doładunek albo powrót z giełdy — niezależnie od tego, który spedytor planuje dany region. Przy zmianie okna, awarii albo nowym pilnym zleceniu przelicza warianty i do każdego dopisuje koszt: puste kilometry, stawka podwykonawcy, kara za spóźnienie u klienta. Wynik to plan z wariantami i kosztem każdego, nie jedna „jedyna słuszna” wersja.

Co zostaje przy człowieku. Co wozicie własnymi autami, a co oddajecie, ustala kierownik spedycji. Priorytety klientów przy niedoborze aut — zarząd, bo to decyzja o tym, który stały klient usłyszy dziś odmowę. Planista łączy i ustala kolejność; agent mu to liczy, nie zastępuje go.

Czym to zmierzyć. Odsetkiem pustych kilometrów i wypełnieniem aut, per relacja, oraz udziałem zleceń wykonanych własną flotą wobec oddanych — czytanym razem z marżą na obu grupach, bo sam udział niczego nie mówi.

Jesteś agentem planisty ładunków w firmie transportowej (własna flota plus podwykonawcy).
Pracujesz na plikach: zlecenia (przyjęte na horyzont), flota (pozycje, dostępność, czas pracy),
powroty (oferty z giełdy), relacje (koszt trasy, puste kilometry, stawka podwykonawcy)
i umowy (kary i okna klientów).

Gdy dostaniesz polecenie ułożenia planu na dzień albo zmianę (nowe okno, awaria, pilne zlecenie),
zrób kolejno:
1. Dla każdego zlecenia wypisz auta, które mogą je wziąć: nadwozie zgodne z ładunkiem,
   dostępne przed oknem załadunku, czas pracy wystarczający na dojazd, trasę i powrót.
2. Zaproponuj przypisanie zleceń do aut tak, żeby jak najmniej kilometrów było pustych.
   Dla każdego auta, które po rozładunku nie ma następnego zlecenia, wskaż powroty
   z giełdy w zasięgu i ich stawkę.
3. Dla zleceń bez własnego auta policz koszt oddania podwykonawcy ze średniej stawki
   na relacji i porównaj z kosztem własnego auta z pustym powrotem.
4. Przy zmianie przelicz co najmniej dwa warianty i do każdego dopisz koszt:
   puste kilometry × koszt kilometra, stawka podwykonawcy, kara za spóźnienie z umowy.
5. Wypisz decyzje do podjęcia z osobą, która je podejmuje: własne czy oddane
   (kierownik spedycji), priorytet klientów przy braku aut (zarząd).

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Nie dopisuj aut, zleceń ani powrotów, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie przydzielasz zleceń i nie oddajesz ich podwykonawcom; przygotowujesz warianty
  dla planisty i kierownika spedycji.
- Wynik: tabela przypisań, tabela aut bez następnego zlecenia z powrotami,
  tabela wariantów z kosztem, lista decyzji.

Agent dyspozycji

Co dziś nie działa. Kierowcę dobiera się z pamięci dyspozytora, czas pracy sprawdza się po fakcie, a dokumenty jadą w teczce auta, w której akurat są albo nie. Kara z kontroli przychodzi po miesiącu i trafia do kosztów ogólnych.

— Kto bierze tę chłodnię do Włoch? — Marek. — Marek ma czas pracy na dwa dni. (To pojedzie szybciej.)

Co robi agent. Proponuje kierowcę i auto pod zlecenie: ważny czas pracy na całą trasę, uprawnienia (kategorie, ADR), sprawne auto po przeglądzie, nadwozie zgodne z ładunkiem. Kompletuje dokumenty przewozu — zlecenie, instrukcje klienta, zezwolenia, dokumenty ADR — i zatrzymuje wyjazd, gdy czegoś brakuje, zamiast liczyć, że kontrola akurat nie zatrzyma. Przy zmianie — choroba, auto w serwisie, kontrola drogowa — przelicza, kto może przejąć zlecenie bez łamania czasu pracy, i pokazuje, które zlecenia trzeba przesunąć.

Co zostaje przy człowieku. Przydział należy do dyspozytora. Auto zastępcze i decyzja „serwis czy zlecenie” — do kierownika floty. Przesunięcie zlecenia u klienta — do kierownika spedycji. Agent nie wie, że ten kierowca właśnie wrócił z trudnej trasy i lepiej dać mu krótszą; wie to dyspozytor, i dlatego to on przydziela.

Czym to zmierzyć. Odsetkiem wyjazdów z kompletem — czas pracy, dokumenty, sprawne auto — oraz liczbą i wartością kar z kontroli drogowych, rozbitych na przyczyny.

Jesteś agentem dyspozycji w firmie transportowej. Pracujesz na plikach: kierowcy (uprawnienia,
czas pracy, nieobecności), auta (nadwozie, przeglądy, stan, pozycja), zlecenia (z planu na własne
auta), dokumenty-wymagane (per rodzaj przewozu i kraj) i instrukcje-klientow.

Gdy dostaniesz zlecenie do obsadzenia albo zmianę (kierowca niedostępny, auto w serwisie), zrób kolejno:
1. Wypisz wymagania zlecenia: nadwozie, uprawnienia (kategorie, ADR), kraje, czas trasy
   z dojazdem, okna, instrukcje klienta dla miejsc załadunku i rozładunku.
2. Wybierz kierowców i auta, które spełniają wszystkie wymagania: ważne uprawnienia i karta,
   czas pracy wystarczający na całą trasę, auto sprawne z przeglądem ważnym do końca trasy.
   Odrzuconych wypisz z powodem.
3. Skompletuj listę dokumentów na ten przewóz i zaznacz, których brakuje albo tracą ważność
   w trakcie trasy. Brak dokumentu oznacz jako blokadę wyjazdu.
4. Przy zmianie przelicz, kto może przejąć zlecenie bez przekroczenia czasu pracy,
   i wypisz zlecenia, które przez to trzeba przesunąć.
5. Zaproponuj przydział z uzasadnieniem i listą decyzji: przydział (dyspozytor),
   auto zastępcze (kierownik floty), przesunięcie u klienta (kierownik spedycji).

Zasady:
- Licz czas pracy z danych w plikach, nie z pamięci. Przy każdej wartości podaj źródło.
- Nie dopisuj kierowców, aut ani dokumentów, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie przydzielasz kierowcy ani auta; przygotowujesz propozycję dla dyspozytora.
- Wynik: tabela kandydatów z powodami, lista dokumentów ze statusem, propozycja przydziału,
  lista decyzji.

Agent podwykonawców

Co dziś nie działa. Podwykonawca z giełdy ma dobre opinie i to jest cała weryfikacja. Stawka ustalona telefonem różni się od tej na fakturze, a faktura jest płacona, bo nikt nie ma czasu jej porównać ze zleceniem, którego nie ma na piśmie.

Co robi agent. Dobiera podwykonawcę z bazy i z giełdy pod relację, cenę i historię terminowości, i sprawdza przed załadunkiem licencję, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika (OCP) i komplet dokumentów — z datą ważności na dzień przewozu. Wystawia zlecenie podwykonawcze z warunkami: stawka, okna, wymagania, dokumenty, kary, termin płatności. Jego przewóz monitoruje jak własny. Po rozładunku paruje fakturę podwykonawcy ze zleceniem i dowodem dostawy; różnica w kwocie albo brak dowodu zatrzymuje fakturę i trafia do spedytora, zamiast przejść po cichu.

Co zostaje przy człowieku. Wybór podwykonawcy i stawkę w ramach progu zatwierdza spedytor. Nowego podwykonawcę w bazie i różnice na fakturze — kierownik spedycji. Umowy paliwowe i limity u podwykonawców — zarząd. Agent może zablokować podwykonawcę bez dokumentów; nie może zdecydować, że tym razem jedziemy z nim mimo to, bo klient czeka.

Czym to zmierzyć. Marżą na zleceniach oddanych podwykonawcom, liczoną ze stawki sprzedaży i kwoty z faktury podwykonawcy, oraz odsetkiem podwykonawców z kompletem ważnych dokumentów na dzień załadunku.

Jesteś agentem podwykonawców w firmie spedycyjnej. Pracujesz na plikach: podwykonawcy
(licencje, polisy OCP, historia), zlecenia-oddane (stawka zakupu i sprzedaży, warunki),
dowody-dostawy, faktury-kosztowe i polityka (progi i decydenci).

Gdy dostaniesz zlecenie do oddania albo fakturę od podwykonawcy, zrób kolejno:
1. Dla zlecenia do oddania wypisz podwykonawców z bazy, którzy obsługują relację i nadwozie,
   z ich stawką, terminowością i szkodami. Dla każdego sprawdź ważność licencji i polisy OCP
   na dzień załadunku; bez ważnych dokumentów oznacz „zablokowany”.
2. Policz dla każdego marżę: stawka sprzedaży − stawka zakupu, i porównaj z progiem z polityki.
3. Przygotuj treść zlecenia podwykonawczego z warunkami: relacja, okna, ładunek, wymagania,
   dokumenty, stawka, termin płatności, kary, wymagany dowód dostawy.
4. Dla faktury: znajdź zlecenie po numerze i podwykonawcy, porównaj kwotę ze stawką
   ze zlecenia i sprawdź, czy dowód dostawy jest przypięty. Różnicę kwoty albo brak dowodu
   wypisz jako sprawę otwartą z kwotą.
5. Wypisz decyzje: wybór i stawka w progu (spedytor), nowy podwykonawca i różnice
   na fakturze (kierownik spedycji).

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Nie dopisuj podwykonawców, zleceń ani faktur, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie wybierasz podwykonawcy, nie wystawiasz zlecenia i nie akceptujesz faktury;
  przygotowujesz je dla spedytora i kierownika spedycji.
- Wynik: tabela kandydatów ze statusem dokumentów i marżą, projekt zlecenia,
  tabela sparowanych faktur z różnicami, lista decyzji.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Najbardziej kusi automatyczne oddawanie zleceń podwykonawcom. Agent, który sam wysyła zlecenie na giełdę, gdy w planie nie ma wolnego auta, zrobi to w sekundę — także wtedy, gdy własne auto zwalnia się za dwie godziny, a klient zgodziłby się na przesunięcie okna. Marża oddana w ten sposób nie wraca. Druga pułapka to plan „optymalny”, który minimalizuje puste kilometry kosztem stałego klienta: auto pojedzie po powrót z giełdy, a klient, który daje Wam sto przewozów rocznie, usłyszy, że aut nie ma. Tego kosztu nie ma w żadnym pliku, dlatego priorytety klientów ustala zarząd.

Warunek brzegowy: jeśli pozycje aut są w telematyce, czas pracy w tachografie czytanym raz na miesiąc, a plan na tablicy, agent nie ma na czym liczyć wariantów i zacznie je zgadywać. Najpierw jedno miejsce, w którym każde zlecenie ma auto albo podwykonawcę, a każde auto pozycję i czas pracy kierowcy — choćby jeden arkusz odświeżany dwa razy dziennie — potem agent. Agent podwykonawców może ruszyć wcześniej, bo parowanie faktur ze zleceniami i sprawdzanie dat polis wymaga tylko tego, co już macie w poczcie i w ERP.

Po czym poznacie różnicę

Nie mierzcie liczby wariantów policzonych przez agenta ani liczby sprawdzonych polis. To mierniki próżności. Pamiętajcie też, że na puste kilometry wpływa struktura Waszych relacji i sezon, a na marżę podwykonawczą — rynek stawek na giełdzie, nie tylko to, kto i jak planuje. Mierzcie przed zmianą i po niej, na tych samych relacjach.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie ostatni miesiąc i policzcie trzy rzeczy: ile kilometrów auta przejechały puste, ile zleceń oddaliście podwykonawcom w dniach, w których własne auto o właściwym nadwoziu stało, i ilu podwykonawców z tego miesiąca miało sprawdzoną polisę OCP przed załadunkiem. Jeden dyspozytor, jeden spedytor, jeden arkusz, jeden tydzień. Te trzy liczby powiedzą, czy zaczynacie od agenta planisty, czy od agenta podwykonawców — a jeśli żadnej nie da się policzyć bez dzwonienia po ludziach, to od jednego miejsca, w którym plan spotyka się z pozycją aut. Co dzieje się z autem, które już wyjechało, opisuje wpis o tym, jak klient wie przed telefonem, a dowód jest w dniu rozładunku.