Usługi logistyczne
Od zlecenia do zapłaty. Auto, które nie wraca puste.
Stawka z głowy spedytora, a koszt trasy po miesiącu. Klient dzwoni o dojazd, spedytor dzwoni do kierowcy. Faktura czeka na list przewozowy, który od dwóch tygodni jeździ w kabinie. Znacie? Pokażemy, gdzie pomoże agent AI — i czego nie zrobi za Was.
Przewozy całopojazdowe i częściowe · chłodnie · stałe relacje dla produkcji i handlu · dystrybucja regionalna · własna flota plus podwykonawcy
Trzy sceny, które znacie na pamięć
Jeśli przy którejkolwiek pomyśleliście „u nas to był ostatni poniedziałek” — czytajcie dalej.
Stawka z głowy spedytora, koszt trasy po miesiącu
Klient pyta o stawkę na nową relację. Spedytor podaje ją z pamięci podobnej trasy sprzed pół roku. Paliwo zdrożało, opłaty też, powrót pusty. O tym, że wozicie poniżej kosztu, dowiadujecie się z zestawienia kontrolingu — po miesiącu.
Auto stoi na rozładunku, klient dzwoni, dyspozytor dzwoni do kierowcy
Klient pyta, o której dojedzie auto. Spedytor dzwoni do kierowcy, który prowadzi. Kierowca oddzwania po godzinie: stoi na rozładunku u poprzedniego klienta od trzech godzin. Postoju nikt nie udokumentował, więc nikt za niego nie zapłaci.
Faktura czeka na list przewozowy, który jeździ w kabinie
Ładunek dostarczony dwa tygodnie temu. Faktura nie wyszła, bo papierowy list przewozowy wraca z kierowcą w piątek — jeśli wróci. Paliwo za tę trasę zapłaciliście w czternaście dni. Klient zapłaci w sześćdziesiąt — od dnia faktury.
Bohaterem jest „Wasza firma”. Sceny zebraliśmy z codzienności przewoźników z własną flotą i spedycją, nie z jednej firmy. Transport, spedycja i logistyka (TSL) — jako usługa.
Od zlecenia do zapłaty w jednym systemie
Kilka kliknięć w systemie operacyjnym firmy transportowej: strumień dziesięciu etapów z wąskim gardłem w planowaniu powrotów, bazy, podwykonawcy i relacje na mapie Europy, proces zlecenia transportowego, cele zarządu i mapa wiedzy firmy. Każde kliknięcie otwiera obiekt z decyzją, która czeka na człowieka.
Gdzie czeka zlecenie, zanim stanie się zapłaconą fakturą
Obietnicę składa stawka i okno dostawy. Dowieźć musi ją plan, kierowca z czasem pracy i dowód dostawy w systemie w dniu rozładunku — a marża najczęściej gubi się w pustych kilometrach i w fakturze, która czeka na kabinę. Zobaczcie dziesięć etapów strumienia wartości w transporcie i spedycji.
Zlecenie, płatnik i stawka, która mówi prawdę
— Klient z giełdy, pilny ładunek, dobra stawka.
— Sprawdziłeś płatnika?
— Nazwa znajoma.
— Znajoma, bo rok temu nie zapłacili.
Zanim ktokolwiek zlecił przewóz, była marka: specjalizacja, flota, terminowość i to, czy żyjecie ze stałych klientów, czy z giełdy. Potem zlecenie — mailem, z portalu, z giełdy — przepisane z błędem w oknie, dla płatnika, którego limitu nikt nie sprawdził. Stawka z głowy spedytora, bez kosztu trasy, który poznacie po miesiącu. Umowa ramowa z terminem płatności i karami, których nikt nie czytał.
Z agentami: Zlecenie z każdego kanału jest wczytane, uzupełnione z historii relacji i sprawdzone wobec limitu płatnika, zanim spedytor je potwierdzi. Stawka powstaje z kosztu trasy — paliwo, opłaty, kierowca, postoje, puste kilometry — porównana z rynkiem, w minutę. A projekt umowy jest zestawiony z polityką firmy: termin płatności, formuła paliwowa, postoje.
- Agent zleceń wczytuje zlecenie z maila, portalu lub giełdy, uzupełnia z historii i sprawdza płatnika — przed potwierdzeniem. Agent stawki liczy stawkę z kosztu trasy i rynku w minutę — zamiast z pamięci podobnej trasy sprzed pół roku.
- Co zostaje przy Was: Przyjęcie zlecenia, priorytet stałego klienta nad giełdą, stawka poniżej progu, warunki umowy i udział w przetargach zostają przy spedytorze, kierowniku spedycji i zarządzie.
- Czym to zmierzyć: zlecenia przyjęte bez poprawek · udział stałych klientów kontra giełd · marża na relację po kosztach rzeczywistych · oferty złożone w terminie klienta.
- W poradniku: tabela „Policzcie u siebie” dla tych etapów i strony agentów: agent zleceń, agent stawki.
Własne auto czy podwykonawca — i kto wraca pusty
— Mamy ładunek do Hamburga, kto jedzie?
— Nasze auta zajęte. Oddam podwykonawcy.
— A to auto, które wraca puste z Bremy?
— Jakie auto?
Zlecenie oddane podwykonawcy, gdy własne auto wracało puste sto kilometrów dalej, bo powrotu szukał inny spedytor. Kierowca wysłany bez czasu pracy — kara z kontroli. Podwykonawca z giełdy bez ważnego ubezpieczenia przewoźnika, stawka ustalona telefonem i inna na fakturze. Paliwo i opłaty drogowe księgowane zbiorczo, więc rentowność trasy to zagadka.
Z agentami: Plan przypisuje zlecenia do własnych aut i podwykonawców na jednym modelu — z pozycjami aut, czasem pracy i powrotami z giełdy — i przy zmianie przelicza warianty z kosztem. Kierowca jedzie tylko z ważnym czasem pracy i kompletem dokumentów. Podwykonawca ma sprawdzone polisy, zlecenie z warunkami i fakturę sparowaną ze zleceniem.
- Agent planisty ładunków przypisuje zlecenia do własnych aut i podwykonawców tak, żeby auta nie wracały puste — i przelicza plan przy każdej zmianie. Agent dyspozycji dobiera kierowcę i auto pod czas pracy, uprawnienia i stan auta — i kompletuje dokumenty przewozu przed wyjazdem. Agent podwykonawców dobiera zweryfikowanego podwykonawcę, wystawia zlecenie z warunkami i paruje jego fakturę ze zleceniem i dowodem.
- Co zostaje przy Was: Co wozicie własnymi autami, priorytety klientów przy niedoborze aut, przydział kierowcy, nowy podwykonawca i odmowa przewozu bez dokumentów zostają przy kierowniku spedycji, dyspozytorze, kierowniku floty i zarządzie.
- Czym to zmierzyć: puste kilometry i wypełnienie · udział zleceń na własnej flocie kontra oddanych · wyjazdy z kompletem (czas pracy, dokumenty, auto) · marża na zleceniach podwykonawczych.
- W poradniku: tabela „Policzcie u siebie” dla tych etapów i strony agentów: agent planisty ładunków, agent dyspozycji, agent podwykonawców.
W drodze: klient wie przed telefonem, dowód jest w dniu rozładunku
— Klient pyta, o której dojedzie auto.
— Zadzwonię do kierowcy.
— Dzwoniłeś godzinę temu.
— I oddzwonił. Stoi na rozładunku. Od trzech godzin.
Telematyka w jednym oknie, system transportowy w drugim, klient na telefonie u spedytora, spedytor na telefonie u kierowcy. Postój na załadunku nieudokumentowany — klient go nie zapłaci. Opóźnienie znane, gdy auto nie przyjechało. Papierowy list przewozowy jeździ w kabinie do końca trasy, szkoda zgłoszona po terminie do ubezpieczyciela, palety „do odebrania” nie wracają nigdy.
Z agentami: Pozycja auta, czas pracy kierowcy i okna klienta są na jednym modelu: przewidywany czas dojazdu liczy się sam, opóźnienie idzie do klienta, zanim ten zapyta, a postój rejestruje się od wjazdu. Dowód dostawy ze zdjęcia albo e-CMR jest przy zleceniu w dniu rozładunku; uwaga na dokumencie otwiera szkodę z terminami; palety mają saldo.
- Agent dokumentów i zgodności pilnuje, żeby żaden przewóz nie ruszył bez wymaganych dokumentów, zgłoszeń i ważnych polis. Agent monitoringu przewozu liczy przewidywany czas dojazdu, wykrywa opóźnienia i postoje i informuje klienta, zanim ten zapyta. Agent dowodów dostawy i szkód przypina dowód dostawy do zlecenia w dniu rozładunku i otwiera szkodę z terminami, zanim miną.
- Co zostaje przy Was: Decyzje kierowcy na drodze, zmiana trasy lub kierowcy, koszt opóźnienia wobec klienta, uznanie szkody i spór z klientem zostają przy kierowcy, dyspozytorze, kierowniku spedycji i zarządzie.
- Czym to zmierzyć: dostawy na czas (w oknie) · postoje udokumentowane i rozliczone · dowody dostawy w systemie w dniu rozładunku · szkody i reklamacje na sto przewozów.
- W poradniku: tabela „Policzcie u siebie” dla tych etapów i strony agentów: agent dokumentów i zgodności, agent monitoringu przewozu, agent dowodów dostawy i szkód.
Koszt trasy w dni, faktura w dniu dowodu, klient, który się opłaca
— Ta relacja do Czech się opłaca?
— Jeździmy tam od lat.
— To się opłaca?
— Policzymy na koniec kwartału.
Faktura podwykonawcy wyższa niż zlecenie — zapłacona. Diety z pamięci kierowcy, paliwo zbiorczo, rentowność trasy znana po kwartale albo nigdy. Faktura dla klienta dwa tygodnie po rozładunku, dopłata za postój nieudowodniona, klient płaci w sześćdziesiąt dni, a paliwo w czternaście. Że relacja do Czech jest nierentowna od roku, dowiadujecie się z prezentacji — raz na rok.
Z agentami: Paliwo, opłaty, postoje i faktury podwykonawców przypinają się do zlecenia, więc rentowność trasy jest znana w dni; diety liczą się z danych z drogi. Faktura dla klienta wychodzi w dniu dowodu dostawy z kompletem, dopłaty naliczają się z postojów i formuł, należności mają przypomnienie. Rentowność relacji zarząd widzi co tydzień.
- Agent kosztu trasy przypina paliwo, opłaty, postoje i faktury do zleceń, żeby rentowność trasy była znana w dni, nie w kwartały. Agent rozliczeń wystawia fakturę w dniu dowodu dostawy z kompletem załączników i nie pozwala zginąć dopłatom. Agent finansowy pokazuje co tydzień rentowność relacji i klientów oraz lukę między paliwem płatnym w czternaście dni a klientem płacącym w sześćdziesiąt.
- Co zostaje przy Was: Akceptacja faktury podwykonawcy z różnicą, dopłata za postój, sporne reklamacje, faktoring, limity płatników i wyjście z nierentownej relacji zostają przy kierowniku spedycji, finansach i zarządzie.
- Czym to zmierzyć: rentowność trasy znana w dni · faktury podwykonawców bez różnic · dni od rozładunku do faktury i DSO · rentowność klienta i relacji.
- W poradniku: tabela „Policzcie u siebie” dla tych etapów i strony agentów: agent kosztu trasy, agent rozliczeń, agent finansowy.
Dwanaście ról, jeden wspólny model firmy
Nie musicie zatrudniać kolejnych osób do przepisywania zleceń z giełd, dzwonienia do kierowców z pytaniem „gdzie jesteś” i czekania na dokumenty z kabiny. Dostajecie dwunastu cyfrowych asystentów na jednym modelu danych. Stawka, przydział i decyzja o podwykonawcy zostają u Was. Nad wszystkim czuwa jeden dyspozytor — żadne opóźnienie w drodze ani szkoda przy rozładunku nie czeka na telefon.
Agent zleceń
Wczytuje zlecenie z maila, portalu lub giełdy, uzupełnia z historii i sprawdza płatnika — przed potwierdzeniem. Przyjęcie zlecenia należy do spedytora; priorytet stałego klienta nad giełdą — do kierownika spedycji; limit płatnika — do finansów.
Agent stawki
Liczy stawkę z kosztu trasy i rynku w minutę — zamiast z pamięci podobnej trasy sprzed pół roku. Stawkę poniżej progu zatwierdza kierownik spedycji; stawki w przetargach, terminy płatności i kary — zarząd.
Agent planisty ładunków
Przypisuje zlecenia do własnych aut i podwykonawców tak, żeby auta nie wracały puste — i przelicza plan przy każdej zmianie. Co wozicie własnymi autami, a co oddajecie, ustala kierownik spedycji; priorytety klientów przy niedoborze aut — zarząd.
Agent dyspozycji
Dobiera kierowcę i auto pod czas pracy, uprawnienia i stan auta — i kompletuje dokumenty przewozu przed wyjazdem. Przydział należy do dyspozytora; auto zastępcze i serwis kontra zlecenie — do kierownika floty; przesunięcie zlecenia — do kierownika spedycji.
Agent podwykonawców
Dobiera zweryfikowanego podwykonawcę, wystawia zlecenie z warunkami i paruje jego fakturę ze zleceniem i dowodem. Wybór podwykonawcy i stawkę w ramach progu zatwierdza spedytor; nowego podwykonawcę i różnice na fakturze — kierownik spedycji.
Agent dokumentów i zgodności
Pilnuje, żeby żaden przewóz nie ruszył bez wymaganych dokumentów, zgłoszeń i ważnych polis. Odmowę przewozu bez dokumentów podejmuje kierownik spedycji; ryzyko regulacyjne ocenia zarząd.
Agent monitoringu przewozu
Liczy przewidywany czas dojazdu, wykrywa opóźnienia i postoje i informuje klienta, zanim ten zapyta. Zmianę trasy lub kierowcy zatwierdza dyspozytor; koszt opóźnienia wobec klienta i dopłatę za postój — kierownik spedycji; decyzje na drodze — kierowca.
Agent dowodów dostawy i szkód
Przypina dowód dostawy do zlecenia w dniu rozładunku i otwiera szkodę z terminami, zanim miną. Uznanie szkody i zgłoszenie do ubezpieczyciela należy do kierownika spedycji; szkoda ponad próg i spór z klientem — do zarządu; podpis z uwagami — do kierowcy.
Agent kosztu trasy
Przypina paliwo, opłaty, postoje i faktury do zleceń, żeby rentowność trasy była znana w dni, nie w kwartały. Zasady przypisania kosztów ustala kontroling; odchylenia i rozliczenia kierowców rozstrzygają kierownik spedycji i kierownik floty.
Agent rozliczeń
Wystawia fakturę w dniu dowodu dostawy z kompletem załączników i nie pozwala zginąć dopłatom. Windykację prowadzą finanse; sporne dopłaty rozstrzyga kierownik spedycji; klienta po terminie i faktoring — zarząd.
Agent finansowy
Pokazuje co tydzień rentowność relacji i klientów oraz lukę między paliwem płatnym w czternaście dni a klientem płacącym w sześćdziesiąt. Faktoring, limity płatników i wyjście z nierentownej relacji ustala zarząd.
Agent danych podstawowych
Pilnuje, żeby ten sam klient, miejsce załadunku i podwykonawca nazywali się identycznie wszędzie. Scalenie duplikatów i nowe definicje zatwierdza właściciel danych.
W poradniku każda rola ma swoją stronę: sytuacja z życia firmy, co przygotowuje agent, a co zatwierdza człowiek. Szczegóły wdrożeniowe — na blogu.
Nie czterdzieści osobnych paneli i czterdziestu chaotycznych botów.
Jeden cyfrowy model firmy, kilkunastu agentów
i ludzie, którzy wciąż podejmują najważniejsze decyzje.Krzysztof Majchrzycki · AI Business Partner
Pięć liczb, o które prezes pyta w piątek — i dostaje odpowiedź po zamknięciu kwartału.
Dziś ich zebranie wymaga systemu transportowego, telematyki, kart paliwowych, tachografów i arkusza kontrolingu. Z agentami leżą na stole co tydzień. Cele ustalacie Wy.
- Puste kilometry i wypełnienie — ile kilometrów auta jadą za darmo — per relacja.
- Dostawa na czas i bez szkód (OTIF) — ile przewozów dojechało w oknie, bez uwag.
- Rentowność na trasę i klienta — co zostaje ze stawki po paliwie, opłatach, kierowcy i postojach.
- Dni od rozładunku do faktury i DSO — ile dni kredytujecie klienta ponad umowę.
- Szkody i reklamacje na sto przewozów — i ile zgłosiliście do ubezpieczyciela w terminie.
Niby usługa jak każda inna, a „produkcja” dzieje się w drodze
W produkcji boli rysunek, w serwisie — część w innym aucie. U Was: auto w drodze, dokument w kabinie, koszt trasy za miesiąc. Od tego zaczynamy.
- Sercem jest zlecenie i trasa. Decyzja o stawce, aucie i powrocie wraca setki razy w miesiącu.
- Gotówka ucieka w pustych kilometrach i w kabinie. Pusty powrót i dokument w kabinie — koszt poza raportem.
- Dowodem jest potwierdzenie dostawy. Dowód uruchamia fakturę; jego brak wydłuża kredyt dla klienta.
- „Produkcja” dzieje się w drodze. Klient, dyspozytor i kierowca muszą widzieć to samo.
Co znajdziecie w poradniku
Cała droga od zlecenia do zapłaty — plus narzędzia dla zarządu, których nie zmieścimy na stronie.
Dwunastu agentów w Waszej firmie
Dwanaście konkretnych wąskich gardeł, w których agent przejmuje żmudną obróbkę danych, a człowiek zatwierdza decyzję. Każda rola na osobnej stronie, bez informatycznego żargonu.
Cały strumień na jednej rozkładówce
Dziesięć etapów na jednej planszy: co powstaje, kto decyduje, co dziś nie działa, gdzie czeka pieniądz — i gdzie pracuje który agent. Do powieszenia w biurze albo w dyspozytorni.
Policzcie to u siebie
Gotowy arkusz do wypełnienia długopisem na spotkaniu zarządu. Na dole wylicza realny czas od zlecenia do zapłaty i pokazuje etap, w którym strumień stoi.
Pięć pytań dla zarządu
Jedna strona do zabrania na spotkanie z szefami operacji, sprzedaży i finansów. Trzy różne odpowiedzi na jedno pytanie to najlepsza diagnoza.
Mapa serii na blogu
Rozpiska artykułów technicznych pokazujących krok po kroku, jak zbudować każdego z dwunastu agentów nad Waszym obecnym stosem narzędzi.
Czego w nim celowo nie ma
Ukrytego cennika (ceny są jawne na stronie). Cudzych studiów przypadku (Wasze relacje i tak wyglądają inaczej). NDA. Ani serii maili przypominających o naszym istnieniu — dostaliście plik i spokój. Możecie go oddać innemu wykonawcy i zrobić z nim, co chcecie.
Albo napisz do mnie na LinkedIn
Wyślę osobiście i chętnie odpowiem na pytania.
Umów prezentację dla zarządu
Dziewięćdziesiąt minut u Was w firmie.
Wychodzicie z nazwanym problemem i decyzją, co dalej.
Najczęstsze pytania — Usługi logistyczne jako jeden system
Czy mogę wypróbować jednego z agentów od razu?
Tak. Procedura agenta zleceń transportowych jest za darmo na GitHubie jako gotowy skill moja-firma-logistyka, razem z danymi ćwiczeniowymi i wynikiem kontrolnym. Działa w Claude, Microsoft 365 Copilot, ChatGPT i Gemini. Opis i instalacja: gotowy skill agenta zleceń transportowych.
Mamy system transportowy (TMS) i telematykę. Czy to nie wystarczy?
TMS prowadzi zlecenia, telematyka pokazuje auta — w dwóch oknach. Nie policzą Wam stawki z kosztu trasy, nie znajdą powrotu dla auta, którego pilnuje inny spedytor, nie uprzedzą klienta o opóźnieniu i nie sparują faktury podwykonawcy ze zleceniem i dowodem. Agenci pracują na danych z TMS i telematyki — ale widzą też paliwo, opłaty, podwykonawców i terminy płatności.
Czy musimy wymieniać TMS albo ERP?
Nie. Niech TMS dalej prowadzi zlecenia, telematyka pokazuje auta, a ERP księguje. Ludzie i agenci pracują we wspólnej warstwie nad nimi — na jednym modelu firmy, który spina zlecenie, trasę, kierowcę, podwykonawcę i dowód dostawy.
Czy agent AI sam przyjmie zlecenie z giełdy albo odda je podwykonawcy?
Nie. Agent wczyta zlecenie, sprawdzi płatnika, policzy stawkę z kosztu trasy i zaproponuje przypisanie do auta albo podwykonawcy — z kosztem każdego wariantu. Przyjęcie zlecenia, stawka poniżej progu i wybór podwykonawcy zawsze należą do człowieka.
Po czym poznamy, że to działa?
Po liczbach, które śledzicie już dziś: pustych kilometrach i wypełnieniu, dostawach na czas i bez szkód, rentowności na trasę i klienta, dniach od rozładunku do faktury i rotacji należności (DSO). Poprzeczkę ustawiacie Wy.
Od czego nie zaczynać?
Od agenta stawki. Jeśli paliwo i opłaty księgujecie zbiorczo, a ten sam klient ma trzy nazwy w systemie, agent policzy koszt trasy, którego nikt nie potwierdzi. Najpierw koszty przypięte do zlecenia i jeden klient z jednym płatnikiem, potem agent. W poradniku jest tabela, która pokazuje, od którego etapu u Was zacząć.
Czym ten poradnik różni się od ogólnego poradnika „Firma jako jeden system”?
Poradnik ogólny wyjaśnia samą koncepcję jednego systemu operacyjnego firmy. Ten przekłada ją na realia transportu i spedycji — od zlecenia i płatnika, przez stawkę, plan i kierowcę w drodze, po dowód dostawy, koszt trasy i DSO. Najlepiej przeczytać oba po kolei.