Płatnik sprawdzony, stawka z kosztu, zanim auto pojedzie

Marża przewoźnika zapada przy przyjęciu zlecenia i przy stawce, a nie w drodze — dlatego płatnik musi być sprawdzony, a stawka policzona z kosztu trasy, zanim spedytor potwierdzi, a nie wtedy, gdy kontroling zamknie miesiąc. Na tych dwóch etapach pracuje dwóch agentów: zleceń i stawki. Czytają zlecenie z każdego kanału, sprawdzają limit, liczą koszt trasy i kładą na biurku warunki. Przyjęcia zlecenia, stawki poniżej progu i terminu płatności żaden z nich nie bierze na siebie.

To wpis z serii o usługach logistycznych jako jednym systemie. Opisuje dwa pierwsze etapy strumienia wartości firmy transportowej i spedycyjnej: zlecenie i popyt oraz ofertę i stawkę.

Co dziś nie działa

— Klient z giełdy, pilny ładunek, dobra stawka. — Sprawdziłeś płatnika? — Nazwa znajoma. (Znajoma, bo rok temu nie zapłacili.)

Zlecenie przychodzi mailem, z portalu klienta albo z giełdy ładunków i ktoś przepisuje je do systemu transportowego (TMS) albo do arkusza. Przy przepisywaniu gubi się godzina okna, numer bramy albo wymóg rejestratora temperatury, a instrukcje miejsca załadunku siedzą w mailu sprzed roku. Limit płatnika sprawdza się od czasu do czasu, więc auto jedzie dla klienta, który ma przeterminowane faktury, bo tego dnia nikt nie zajrzał do rozrachunków. Zlecenie z giełdy zostaje przyjęte, a stały klient dzwoni godzinę później i słyszy, że aut nie ma.

Stawka powstaje jeszcze szybciej. Spedytor podaje ją z pamięci podobnej relacji sprzed pół roku, a od tego czasu paliwo i opłaty drogowe zdrożały, a powrót z tej relacji w połowie przypadków jest pusty. Koszt trasy pojawia się w zestawieniu kontrolingu po miesiącu — i wtedy okazuje się, że relacja, którą „jeździcie od lat”, od pół roku jest poniżej kosztu. Umowa ramowa z klientem ma formułę paliwową, limit wolnych godzin postoju i kary, ale leży w PDF-ie i nikt nie porównuje jej z tym, co spedytor obiecał przez telefon.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Zlecenie przestaje być mailem i staje się obiektem w cyfrowym modelu firmy, powiązanym z klientem i płatnikiem, z relacją, którą już jeździliście, i z autami, które mogą je wziąć. System transportowy dalej prowadzi zlecenia, a ERP księguje; nad nimi powstaje warstwa, w której te informacje spotykają się przed potwierdzeniem, a nie po miesiącu.

Dwie rzeczy zmieniają się najbardziej. Po pierwsze, spedytor widzi płatnika z limitem i saldem oraz koszt tej relacji z ostatnich przewozów, zanim odpisze klientowi. Po drugie, rzeczywisty koszt trasy z rozliczenia, czyli z ósmego etapu strumienia, wraca do relacji i do stawki. To zamyka pętlę: każdy zamknięty przewóz poprawia następną stawkę, zamiast trafiać do zestawienia, którego nikt nie otwiera. Przyjęte zlecenie od razu trafia do planowania z kompletem danych, więc planista nie dzwoni do spedytora z pytaniem o temperaturę.

Dwóch agentów na pierwszych dwóch etapach

Agent zleceń

Co dziś nie działa. Zlecenie czeka na przepisanie, a jego los zależy od tego, który spedytor je odebrał i czy akurat pamiętał o sprawdzeniu płatnika. Błąd w oknie wychodzi na załadunku, a płatnik po limicie — przy windykacji.

Co robi agent. Czyta zlecenie z maila, portalu albo giełdy i wypisuje z niego relację, ładunek, okna, wymagania i warunki płatności; osobno to, czego brakuje albo co trzeba potwierdzić. Uzupełnia instrukcje miejsc i wymagania ładunku z historii tej relacji i tego klienta. Sprawdza płatnika: limit, saldo, przeterminowania, umowny termin płatności — i liczy, o ile zlecenie przekroczy limit. Porównuje stawkę ze zlecenia z kosztem trasy na tej relacji, dobiera auta, które mogą je wziąć, i proponuje przyjęcie, przyjęcie pod warunkami albo odrzucenie, z uzasadnieniem do przeczytania w minutę. O brakujące dane dopytuje klienta.

Co zostaje przy człowieku. Przyjęcie zlecenia należy do spedytora. Priorytet stałego klienta nad zleceniem z giełdy ustala kierownik spedycji, a zwolnienie zlecenia mimo przekroczonego limitu — finanse. Agent może pokazać, że płatnik ma przeterminowane faktury; nie wie, czy to klient, z którym zarząd właśnie negocjuje umowę na przyszły rok.

Czym to zmierzyć. Odsetkiem zleceń przyjętych z kompletem danych, bez poprawki okna, adresu albo wymagań po przyjęciu, oraz czasem od wpływu zlecenia do potwierdzenia klientowi.

Jesteś agentem zleceń w firmie transportowej (własna flota chłodni i plandek plus podwykonawcy).
Pracujesz na plikach z wiedzy projektu:
- platnicy.xlsx: klienci i płatnicy z limitem kredytowym, saldem, przeterminowaniami
  i umownym terminem płatności,
- relacje.xlsx: powtarzalne relacje z kosztem trasy (średnia z ostatnich przewozów),
  stawką średnią, pustymi kilometrami powrotu i średnią stawką podwykonawcy,
- flota.xlsx: auta, kierowcy, pozycja, dostępność i pozostały czas pracy w tygodniu,
- parametry.xlsx: kurs EUR/PLN do kalkulacji, minimalna marża na relacji, progi decyzji
  i maksymalny termin płatności bez zgody zarządu.

Gdy dostaniesz zlecenie transportowe (PDF w rozmowie), zrób kolejno:
1. Wypisz dane zlecenia: zleceniodawca i płatnik, miejsce załadunku i rozładunku, okna,
   ładunek (palety, masa, temperatura, wymagania), stawka i waluta, termin płatności,
   palety, postoje. Osobno wypisz, czego brakuje albo co trzeba potwierdzić.
2. Sprawdź płatnika w platnicy.xlsx: limit, saldo, przeterminowane i najstarsza zaległość,
   umowny termin płatności. Policz saldo po zleceniu = saldo + stawka × kurs
   i o ile przekroczy limit. Porównaj termin płatności ze zlecenia z umownym
   i z maksymalnym bez zgody zarządu.
3. Policz marżę. Przychód w PLN = stawka × kurs z parametrów. Koszt trasy weź z relacje.xlsx
   dla relacji, której miasta odpowiadają rejonom załadunku i rozładunku (miejscowość pod
   Poznaniem = Poznań, dzielnica Lyonu = Lyon) i której nadwozie odpowiada ładunkowi.
   Marża = przychód − koszt trasy; marża % = marża / przychód. Porównaj z minimalną marżą
   i policz stawkę minimalną w EUR, przy której marża osiąga minimum (zaokrąglij w górę
   do pełnych 10 EUR). Policz też marżę przy oddaniu podwykonawcy:
   przychód − średnia stawka podwykonawcy × kurs.
4. Dobierz auto z flota.xlsx: nadwozie zgodne z ładunkiem, dostępne przed oknem załadunku,
   czas pracy wystarczający na dojazd i trasę. Auta, które odpadają, wypisz z powodem.
   Zwróć uwagę na auta, które szukają powrotu w rejonie rozładunku.
5. Zaproponuj: „przyjąć”, „przyjąć pod warunkami” albo „odrzucić”. Uzasadnij w trzech
   zdaniach i wypisz warunki, każdy z osobą, która o nim decyduje
   (spedytor, kierownik spedycji, finanse, zarząd).

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj, z których wierszy pochodzi.
- Nie dopisuj relacji, aut ani płatników, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie przyjmujesz zlecenia, nie zmieniasz stawki ani terminu płatności i nie zwalniasz limitu.
  To decyzje spedytora, kierownika spedycji, finansów i zarządu.
- Wynik: tabela płatnika, tabela marży, tabela aut, rekomendacja z warunkami.
  Na końcu przygotuj plik XLSX z tymi tabelami do pobrania.

Agent stawki

Co dziś nie działa. Stawka na nową relację powstaje z pamięci podobnej trasy, a koszt trasy przychodzi po miesiącu. Umowa ramowa ma formułę paliwową, ale nikt nie pamięta, od jakiej ceny paliwa można ją uruchomić.

— Ile dajemy na nową relację do Lyonu? — Tyle co do Dijon. Mniej więcej. — A koszt? (Koszt będzie w zestawieniu. Za miesiąc.)

Co robi agent. Liczy koszt trasy z historii podobnych przewozów i z bieżących cen: paliwo, opłaty drogowe, kierowca, typowe postoje, puste kilometry powrotu — albo średnią stawkę podwykonawcy, jeśli zlecenie ma być oddane. Proponuje stawkę z marżą nie niższą niż próg i porównuje ją ze stawkami z giełdy i z poprzednimi stawkami na tej relacji. Czyta projekt umowy ramowej i zestawia go z polityką firmy: termin płatności, formuła paliwowa, wolne godziny postoju, kary. Kiedy paliwo zdrożeje ponad próg z umowy, przypomina, u których klientów można uruchomić dopłatę.

Co zostaje przy człowieku. Stawkę poniżej progu zatwierdza kierownik spedycji. Stawki w przetargach, terminy płatności i kary w umowach ramowych zatwierdza zarząd. Agent pokaże, że relacja przy tej stawce nie domyka marży; nie wie, czy zarząd chce w nią wejść, żeby zdobyć klienta na inne relacje.

Czym to zmierzyć. Marżą na relację po kosztach rzeczywistych wobec marży zakładanej w stawce oraz odsetkiem ofert złożonych w terminie, którego oczekiwał klient.

Jesteś agentem stawki w firmie transportowej (własna flota plus podwykonawcy).
Pracujesz na plikach: przewozy-zamkniete (koszt rzeczywisty tras z podziałem na paliwo,
opłaty, kierowcę, postoje i puste kilometry), ceny-biezace (paliwo, opłaty drogowe,
stawka kierowcy z datą ważności), stawki-rynkowe (notowania giełdy z datą),
umowy-ramowe (formuły paliwowe, postoje, terminy, kary) i polityka (progi i decydenci).

Gdy dostaniesz zapytanie o stawkę albo projekt umowy ramowej, zrób kolejno:
1. Policz koszt trasy z części: kilometry i paliwo po bieżącej cenie, opłaty drogowe
   per kraj, koszt kierowcy z czasu przejazdu, typowe postoje i pusty powrót
   według historii tej relacji. Przy każdej części podaj źródło i datę ceny.
2. Porównaj z kosztem rzeczywistym zamkniętych przewozów na tej relacji z ostatnich
   miesięcy. Wskaż, co w kalkulacji odbiega od historii i dlaczego.
3. Zaproponuj stawkę, przy której marża jest równa progowi z polityki, i obok stawkę
   z giełdy oraz ostatnie stawki dla tego klienta. Jeśli stawka rynkowa jest poniżej
   kosztu, napisz to wprost zamiast obniżać koszt.
4. Dla projektu umowy ramowej porównaj każdy warunek z polityką: termin płatności,
   formuła paliwowa i jej próg, wolne godziny postoju, kary, palety. Każdą różnicę
   zacytuj w brzmieniu z umowy i oznacz, kto o niej decyduje.
5. Sprawdź, u których klientów z formułą paliwową bieżąca cena paliwa przekroczyła próg,
   i wypisz ich jako dopłaty do uruchomienia.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Nie dopisuj relacji, cen ani umów, których nie ma w plikach. Cenę bez daty ważności
  oznacz jako niepewną.
- Nie podejmujesz decyzji o stawce poniżej progu, o terminie płatności ani o karach;
  przygotowujesz ją dla kierownika spedycji i zarządu.
- Wynik: tabela kosztu trasy według części, tabela porównania z historią i rynkiem,
  tabela różnic w umowie, lista spraw do decyzji z nazwiskiem roli.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Ślepa automatyzacja na tych etapach ma dwie typowe postacie. Pierwsza to agent, który sam przyjmuje zlecenia z giełdy, bo stawka wygląda dobrze, a auto akurat stoi. Przyspiesza dokładnie ten błąd, który dziś kosztuje najwięcej: przewóz dla płatnika bez historii, na relacji, której koszt poznacie po miesiącu, w oknie, którego nikt nie potwierdził. Druga to stawka liczona automatycznie z kosztu trasy i wysyłana klientowi bez człowieka. Agent przeniesie do nowej oferty każdą słabość danych: paliwo zaksięgowane zbiorczo rozłoży po równo na wszystkie trasy, a pusty powrót, którego nikt nie zapisał, policzy jako zero.

Warunek brzegowy jest prosty. Jeśli paliwo i opłaty drogowe księgujecie zbiorczo, a ten sam klient ma trzy nazwy w systemie transportowym i dwie w ERP, agent stawki policzy koszt trasy, którego nikt nie potwierdzi, a agent zleceń sprawdzi limit niewłaściwego płatnika. Najpierw koszty przypięte do zlecenia, choćby za jeden kwartał i na pięciu głównych relacjach, i jeden klient z jednym płatnikiem. Agent zleceń może ruszyć wcześniej, bo dane zlecenia, braki i sprawdzenie limitu wyciąga z tego, co już macie w ERP.

Po czym poznacie różnicę

Nie mierzcie liczby zleceń wczytanych przez agenta ani liczby policzonych stawek. To mierniki próżności: agent może wczytać dwa razy więcej zleceń, a firma dalej będzie wozić poniżej kosztu dla płatników, którzy płacą po terminie. Pamiętajcie też, że na marżę relacji wpływają ceny paliwa, sezon i rynek stawek, nie tylko to, kto i jak liczy. Wszystkie pięć liczb z perspektywy zarządu omawia wpis o pięciu liczbach, o które prezes pyta w piątek.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie zlecenia z ostatniego miesiąca i policzcie, ile z nich wymagało poprawki po przyjęciu i ile pojechało dla płatnika, który tego dnia był po limicie albo po terminie. Równolegle poproście kontroling o koszt rzeczywisty pięciu najczęstszych relacji z ostatniego kwartału i porównajcie go ze stawkami, które na nich podajecie. Jeden zespół spedytorów, jedna tabela, jeden tydzień. To wystarczy, żeby wiedzieć, czy zaczynacie od agenta zleceń, czy najpierw od przypięcia paliwa i opłat do zleceń. Co dzieje się z przyjętym zleceniem dalej — własne auto czy podwykonawca — opisuje wpis o planie, który nie wraca pusty.