Linia staje: trzy warianty planu w minutę, nie po naradzie

Najwięcej gotówki fabryka seryjna zamraża nie na linii, tylko w decyzjach podejmowanych przed nią: w zmianie inżynieryjnej, która wchodzi przy pełnym magazynie starej wersji, w partii na pół roku, bo przezbrojenie „drogie”, i w surowcu kupionym pod prognozę, która się nie sprawdziła. Na etapach od technologii przez planowanie po zaopatrzenie pracuje trzech agentów: zmian inżynieryjnych, planisty partii i zakupów. Liczą skutek każdej zmiany, warianty planu z kosztem i zamówienia z planu, żeby technolog, kierownik planowania i kupiec wybierali spośród policzonych opcji, a nie spośród domysłów. Zatwierdzenia zmiany, wyboru wariantu i wyboru dostawcy żaden z nich nie bierze na siebie.

To wpis z serii o produkcji seryjnej jako jednym systemie. Opisuje etapy od trzeciego do piątego strumienia wartości: produkt i technologię, planowanie partii (S&OP) oraz zaopatrzenie. Prognoza i zamówienia, z których ten plan wyrasta, są tematem wpisu o prognozie z danych i kontrakcie policzonym przed podpisem.

Co dziś nie działa

— Linia staje na przezbrojenie, zróbmy od razu partię na pół roku. — A jeśli sieć zmieni zdanie? — To będzie na rok.

Plan zna planista, bo plan jest w jego arkuszu. ERP liczy zapotrzebowanie (MRP) na danych, w które nikt nie wierzy, więc planista i tak liczy obok. Zmiana inżynieryjna przychodzi mailem od technologa i wchodzi od przyszłego tygodnia; o tym, że w magazynie leżą okucia pod starą wersję na trzy miesiące produkcji, dowiaduje się kupiec, kiedy chce je wydać. Ten sam wyrób ma dwa indeksy, bo raz jest w kartonie, a raz na palecie, i każdy z nich ma własną prognozę.

Kiedy linia druga staje, a surowiec na trzecią spóźnia się o tydzień, kierownik pyta, co produkujemy jutro, a planista prosi o dzień na przeliczenie. Zakupy w tym czasie kupują pod prognozę sprzed kwartału, dostawa przyjeżdża bez atestu, a faktura bez zamówienia przechodzi, bo ktoś ją „zna”. Spotkanie, na którym sprzedaż, produkcja i finanse patrzą na jeden plan, odbywa się raz na kwartał albo wcale, a zarząd o poziomie zapasu dowiaduje się z bilansu.

Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu

Indeks, lista materiałowa, zmiana, plan partii i zamówienie zakupu stają się obiektami w cyfrowym modelu firmy, które wiedzą o sobie nawzajem. ERP zostaje księgą zapisu: tu dalej są kartoteki, zamówienia i księgowanie. Nad nim powstaje warstwa, w której plan przelicza się przy każdym zakłóceniu, a zmiana ma datę obowiązywania i skutek dla zapasu, zanim ktoś ją zatwierdzi.

Trzy rzeczy zmieniają się najbardziej. Zmiana inżynieryjna przestaje być mailem: ma datę obowiązywania i policzony skutek dla zapasu surowca, otwartych zleceń i zamówień odbiorców, zanim ktokolwiek ją zatwierdzi. Plan partii stoi na prognozie, zamówieniach, stanach, mocach i macierzy przezbrojeń jednocześnie, więc przy awarii przelicza się w minuty, a nie po naradzie. Zamówienia do dostawców wychodzą z planu i stanów, a zamówienie, przyjęcie i faktura są sparowane, więc różnica ceny nie przechodzi po cichu.

Trzech agentów od technologii do zaopatrzenia

Agent zmian inżynieryjnych

Co dziś nie działa. Zmiana okucia w modelu wchodzi od przyszłego tygodnia, a o starych okuciach na trzy miesiące produkcji w magazynie pyta dopiero kupiec. Nowy indeks trafia do planowania bez kodu kreskowego i bez specyfikacji odbiorcy, a ten sam wyrób w dwóch opakowaniach dostaje dwa numery.

Co robi agent. Przy zgłoszeniu zmiany liczy, ile surowca pod starą wersję leży w magazynie i w drodze, które zlecenia i zamówienia odbiorców są otwarte i co można z nimi zrobić: dokończyć na starej wersji, przerobić, odpisać. Wyłapuje duplikaty indeksów i brakujące atrybuty kart, zanim indeks trafi do planowania. Kompletuje kartę nowego wyrobu, czyli listę materiałową, marszrutę, specyfikację odbiorcy i wynik próby, i wskazuje, czego jeszcze brakuje.

Co zostaje przy człowieku. Zmianę i datę jej obowiązywania zatwierdza główny technolog. Wejście w nowy wyrób zatwierdza zarząd, a zwolnienie próby dział jakości. Agent pokazuje, że zmiana od poniedziałku kosztuje odpis trzech miesięcy surowca, a od marca nic; nie wie, czy odbiorca zgodzi się czekać do marca.

Czym to zmierzyć. Liczbą zmian inżynieryjnych wprowadzonych z policzonym kosztem zapasu oraz dniami od zgłoszenia nowego wyrobu do zatwierdzonej listy materiałowej.

Jesteś agentem zmian inżynieryjnych w fabryce produkującej seryjnie.
Pracujesz na plikach: bom (indeks, składnik, norma zużycia, wersja), stany-surowcow
(składnik, stan, zarezerwowane, w drodze), zlecenia-otwarte (indeks, ilość, termin)
i zamowienia-otwarte (odbiorca, indeks, ilość, termin).

Gdy dostaniesz zgłoszenie zmiany (indeks, składnik stary i nowy, data obowiązywania), zrób kolejno:
1. Znajdź wszystkie indeksy, w których występuje stary składnik, nie tylko zgłoszony.
2. Policz zapas starego składnika: stan + w drodze − zarezerwowane dla zleceń, które
   skończą się przed datą obowiązywania. Przelicz go na sztuki wyrobu według normy zużycia
   i na tygodnie produkcji według otwartych zamówień.
3. Wypisz zlecenia i zamówienia odbiorców, które przypadają po dacie obowiązywania,
   a mają być zrobione na starej wersji, i odwrotnie.
4. Pokaż trzy daty obowiązywania: zgłoszoną, taką, przy której zapas starego składnika
   zużyje się w całości, i pośrednią. Dla każdej podaj zapas do odpisania w sztukach.
5. Sprawdź kartę nowego składnika i indeksu: czy ma kod kreskowy, opakowanie, normę,
   specyfikację odbiorcy. Brak wypisz jako sprawę otwartą.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Nie dopisuj składników, zleceń ani zamówień, których nie ma w plikach.
- Nie zatwierdzasz zmiany ani daty; przygotowujesz decyzję dla głównego technologa
  i kontrolingu.
- Wynik: tabela indeksów objętych zmianą, tabela zapasu i zleceń, trzy warianty daty
  z zapasem do odpisania, lista braków w karcie.

Agent planisty partii

Co dziś nie działa. Po awarii linii kierownik pyta, co produkujemy jutro, a planista prosi o dzień. Dzień to wersja optymistyczna, bo plan jest w jednym arkuszu, a macierz przezbrojeń w jednej głowie. Partie są za duże, bo przezbrojenie „drogie”, i magazyn pełny jednego indeksu, a najbardziej potrzebnego brak.

Co robi agent. Przy awarii, braku surowca, zamówieniu ponad stan albo zmianie priorytetu przelicza warianty planu: które partie przesunąć, ile przezbrojeń to kosztuje, kto z odbiorców czeka i co dzieje się z zapasem. Pokazuje koszt każdego wariantu, czyli przezbrojenia, nadgodziny, zapas i ryzyko kary, zamiast jednej tabeli, którą rozumie tylko planista. Pilnuje minimalnych partii, zapasu bezpieczeństwa i sekwencji przezbrojeń, a przeglądy maszyn wpina w plan, zamiast je omijać.

Co zostaje przy człowieku. Wariant planu wybiera kierownik planowania. Poziom zapasu, który firma finansuje, nadgodziny i priorytety odbiorców ustala zarząd na przeglądzie S&OP. Agent może policzyć, że wariant z dodatkową zmianą w sobotę kosztuje mniej niż kara od sieci; nie wie, czy załoga tę sobotę przyjmie.

Czym to zmierzyć. Zapasem wyrobów gotowych w dniach sprzedaży i odsetkiem planu tygodnia dotrzymanego, czyli partii wyprodukowanych zgodnie z planem zatwierdzonym na początku tygodnia.

Jesteś agentem planisty partii w fabryce produkującej seryjnie.
Pracujesz na plikach: plan (linia, indeks, partia, ilość, start, koniec), popyt (indeks,
odbiorca, ilość, termin, priorytet), stany (indeks, stan, zarezerwowane, zapas bezpieczeństwa,
minimalna partia) i moce (linia, godziny w tygodniu, macierz czasów przezbrojeń, stawki).

Gdy dostaniesz zakłócenie (awaria linii, opóźniony surowiec, zamówienie ponad stan,
zmiana priorytetu), zrób kolejno:
1. Wypisz partie z planu, których zakłócenie dotyczy, i zamówienia, które od nich zależą.
2. Przygotuj trzy warianty planu na najbliższe dwa tygodnie: A — przesunięcie partii
   bez nadgodzin, B — przeniesienie na inną linię z dodatkowym przezbrojeniem,
   C — nadgodziny albo dodatkowa zmiana. Trzymaj się minimalnych partii i zapasu
   bezpieczeństwa; naruszenie wypisz wprost.
3. Dla każdego wariantu policz: godziny przezbrojeń i ich koszt, godziny nadgodzin
   i ich koszt, zamówienia, które się spóźnią (odbiorca, ilość, dni), i zapas
   po wariancie w dniach sprzedaży.
4. Zestaw warianty w jednej tabeli i wskaż, które zamówienia czekają w każdym z nich.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Nie dopisuj mocy, linii ani zamówień, których nie ma w plikach.
- Nie wybierasz wariantu i nie zmieniasz priorytetów odbiorców; przygotowujesz wybór
  dla kierownika planowania, a sprawy zapasu i nadgodzin — dla zarządu.
- Wynik: tabela partii i zamówień objętych zakłóceniem, tabela trzech wariantów
  z kosztem i skutkiem dla odbiorców.

Agent zakupów

Co dziś nie działa. Zamówienie do dostawcy powstaje z telefonu z hali, że płyta „się kończy”, a nie z planu. Dostawa przyjeżdża bez atestu i ktoś ją przyjmuje, bo linia czeka. Faktura bez zamówienia przechodzi, bo kupiec ją „zna”, a ten sam surowiec w kartotece występuje pod trzema indeksami.

— Przyszła płyta. — Z atestem? — Przyszła płyta.

Co robi agent. Proponuje zamówienia z planu partii i stanów, z wyprzedzeniem wynikającym z czasu dostawy, a nie z telefonu. Porównuje oferty dostawców po cenie, terminie i tym, jak dostawca dowoził ostatnio; czyta atesty i sprawdza ich zgodność z wymaganiami indeksu. Paruje zamówienie, przyjęcie i fakturę, więc różnica ceny albo faktura bez zamówienia zatrzymuje się u kupca, zamiast przejść po cichu.

Co zostaje przy człowieku. Dostawcę wybiera kupiec. Umowy ramowe, zakupy powyżej progu i przedpłaty zatwierdza zarząd. Partię surowca zwalnia dział jakości. Agent pokazuje, że tańszy dostawca spóźnił trzy z ostatnich pięciu dostaw; czy to ryzyko jest warte różnicy w cenie, ocenia kupiec.

Czym to zmierzyć. Terminowością dostawców, czyli dostawami w terminie i w komplecie wobec wszystkich, oraz dostępnością surowca na start partii: ile zleceń ruszyło bez czekania na surowiec.

Jesteś agentem zakupów w fabryce produkującej seryjnie.
Pracujesz na plikach: zapotrzebowanie (składnik, ilość, data potrzeby), stany (składnik,
stan, zarezerwowane, w drodze, minimum), dostawcy (składnik, dostawca, cena, czas dostawy,
historia dostaw) i dokumenty (zamówienia zakupu, przyjęcia, faktury).

Gdy dostaniesz polecenie przeglądu tygodnia, zrób kolejno:
1. Dla każdego składnika policz pokrycie: stan + w drodze − zarezerwowane wobec
   zapotrzebowania w kolejnych tygodniach. Wskaż tydzień, w którym pokrycie spada
   poniżej minimum.
2. Dla składników z luką zaproponuj zamówienie: ilość, datę złożenia wynikającą z czasu
   dostawy, dostawców w kolejności ceny. Przy każdym dostawcy podaj terminowość
   z historii: dostawy w terminie wobec wszystkich.
3. Sparuj faktury z ostatniego kwartału z zamówieniami i przyjęciami. Wypisz faktury bez
   zamówienia, różnice ceny i ilości ponad 1% oraz przyjęcia bez atestu w kolumnie atest.
4. Zestaw sprawy do decyzji: zamówienia powyżej progu podanego w rozmowie, dostawcy
   spoza umów ramowych, różnice na fakturach.

Zasady:
- Licz kodem na plikach, nie z pamięci. Przy każdej liczbie podaj plik i wiersz źródłowy.
- Nie dopisuj dostawców, cen ani dostaw, których nie ma w plikach.
- Nie składasz zamówienia, nie wybierasz dostawcy i nie akceptujesz faktury;
  przygotowujesz propozycje dla kupca, a sprawy ponad próg — dla zarządu.
- Wynik: tabela pokrycia, tabela proponowanych zamówień z dostawcami,
  tabela rozbieżności w dokumentach, lista spraw do decyzji.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Najgroźniejszy jest agent, który sam przestawia plan. Po każdej korekcie prognozy przesuwa partie, dokłada przezbrojenia i zmienia kolejność, a hala pracuje w rytmie nerwów handlowca. Dlatego agent przelicza warianty, a kierownik planowania wybiera, i robi to na przeglądzie S&OP, nie w korytarzu. Drugi błąd to automatyczne zamówienie do dostawcy z zapotrzebowania policzonego na liście materiałowej, która ma dwie wersje. Agent zamówi składnik ze starej wersji szybciej, niż technolog zdąży wysłać maila o zmianie.

Warunek brzegowy: jeśli ten sam wyrób ma dwa indeksy, a surowiec trzy nazwy, agent planisty policzy zapas, którego nie ma, a agent zakupów zamówi to, co już leży pod inną nazwą. Najpierw jedna karta indeksu i jedna nazwa surowca, potem agent. Agent zmian inżynieryjnych może ruszyć wcześniej, bo duplikaty indeksów to pierwsza rzecz, którą wyłapie.

Po czym poznacie różnicę

Nie mierzcie liczby wariantów policzonych przez agenta ani liczby zamówień, które zaproponował. Liczy się zapas w dniach i plan dotrzymany, a na nie wpływają też sezon, rzetelność odbiorców w prognozowaniu promocji i ceny surowca, nie tylko narzędzie.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie ostatnie zakłócenie, które zatrzymało linię na więcej niż zmianę, i odtwórzcie na kartce, co się wtedy stało: ile godzin minęło do nowego planu, ile wariantów ktoś rozważył, ile przezbrojeń dołożono i który odbiorca czekał. Obok zapiszcie, z ilu plików i od ilu osób trzeba było zebrać dane. Jeden planista, jeden kierownik produkcji, jedno popołudnie. Ta kartka powie Wam, czy pierwszy jest agent planisty partii, czy jednak porządek w indeksach i macierzy przezbrojeń.