Pięć liczb, o które prezes pyta w piątek

Zarząd przewoźnika ze spedycją potrzebuje pięciu liczb: pustych kilometrów z wypełnieniem, dostaw na czas i bez szkód, rentowności na trasę i klienta, dni od rozładunku do faktury z rotacją należności oraz szkód i reklamacji na sto przewozów. Każdą da się policzyć z tego, co już macie — z systemu transportowego (TMS), telematyki, kart paliwowych i ERP — choć za pierwszym razem zajmie to kilka dni, a nie kilka minut. I to jest pierwsza informacja dla zarządu: ile kosztuje dziś dojście do prawdy.

Te liczby są osią całej serii o usługach logistycznych jako jednym systemie. Poniżej: po co każda z nich zarządowi, skąd ją wziąć i gdzie najłatwiej się pomylić.

Dlaczego pięć, a nie dwadzieścia

— Ta relacja do Czech się opłaca? — Jeździmy tam od lat. — To się opłaca? (Policzymy na koniec kwartału.)

Raport z dwudziestoma wskaźnikami w firmie transportowej zwykle powstaje raz, na potrzeby przetargu albo banku, i drugi raz już nie. Pięć liczb wybraliśmy tak, żeby razem opisywały całą drogę zlecenia: czy auta jeżdżą z ładunkiem, czy dojeżdżają w oknie, czy stawka mówi prawdę, czy pieniądze nie leżą w kabinie i czy to, co dowieźliście, dojechało całe. Jeśli któraś się pogarsza, wiadomo, w którym akcie strumienia wartości szukać przyczyny.

Pięć liczb i skąd je wziąć

Liczba	Pytanie zarządu	Skąd dane dziś	Najczęstsza pułapka
Puste kilometry i wypełnienie	Ile kilometrów auta jadą za darmo — i na których relacjach?	telematyka, zlecenia z paletami i masą	liczenie średniej dla całej floty zamiast per relacja
Dostawa na czas i bez szkód (OTIF)	Ile przewozów dojechało w oknie, bez uwag?	okna ze zleceń, rozładunki z telematyki, uwagi na dowodach dostawy	liczenie od godziny przyjazdu pod bramę, nie od okna klienta
Rentowność na trasę i klienta	Co zostaje ze stawki po paliwie, opłatach, kierowcy i postojach?	transakcje paliwowe, opłaty drogowe, tachografy, faktury podwykonawców	koszty rozłożone po kilometrach zamiast przypisane do zlecenia
Dni od rozładunku do faktury i DSO	Ile dni kredytujecie klienta ponad umowę?	data rozładunku z telematyki, data faktury i zapłaty z ERP	liczenie od daty, gdy dokumenty dotarły do księgowości
Szkody i reklamacje na sto przewozów	Ile ładunków dojechało z uwagą — i ile zgłosiliście w terminie?	dowody dostawy z uwagami, rejestr szkód, polisy	liczenie tylko szkód uznanych przez ubezpieczyciela

Puste kilometry i wypełnienie. Weźcie jeden miesiąc z telematyki i dla każdego auta podzielcie kilometry na te z ładunkiem i bez. Potem to samo per relacja, bo średnia dla floty ukrywa relację, z której auto zawsze wraca puste, bo powrotu szuka inny spedytor. Obok policzcie wypełnienie: palety albo masa wobec pojemności auta.

Dostawa na czas i bez szkód (OTIF). Dla każdego rozładunku z miesiąca porównajcie godzinę wjazdu z telematyki z oknem ze zlecenia, a potem sprawdźcie, czy dowód dostawy ma uwagę. Przewóz liczy się jako dobry tylko wtedy, gdy spełnia oba warunki. Zwykle okazuje się, że część „spóźnień” to auto, które od rana stało pod bramą bez rampy — i tu zaczyna się rozmowa o postojach bez dowodu.

Rentowność na trasę i klienta. To sprawdzian stawki. Weźcie dziesięć zamkniętych zleceń na jednej relacji i dla każdego zbierzcie z transakcji, nie z klucza: paliwo z karty po godzinie i aucie, opłaty drogowe z urządzenia pokładowego, godziny kierowcy z tachografu, postoje, pusty powrót. Odejmijcie od stawki. Jeśli różnica wobec kalkulacji, na której stała stawka, powtarza się, spedytor nie ma skąd o tym wiedzieć — koszt zamkniętej trasy nie wraca do jego biurka. Potem to samo per klient.

Dni od rozładunku do faktury i rotacja należności (DSO). Liczcie od godziny rozładunku z telematyki, nie od chwili, gdy list przewozowy wrócił z kabiny, a dokumenty dotarły do księgowości. Ta liczba mówi, ile dni firma kredytuje klienta z własnej woli, ponad sześćdziesiąt dni, które sama wynegocjowała. Rotacja należności dopisuje do tego dni, które klient bierze sobie sam. Szerzej o tym, dlaczego w transporcie pieniądz wypływa w czternaście dni, a wpływa w sześćdziesiąt, piszemy w tekście o paliwie płaconym w czternaście dni.

Szkody i reklamacje na sto przewozów. Policzcie wszystkie dowody dostawy z uwagą z miesiąca, także te, z których nie zrobiono szkody, i podzielcie przez liczbę przewozów. Osobno własne auta i podwykonawcy. Obok druga liczba: ile z tych szkód zgłosiliście do ubezpieczyciela przed terminem z polisy. Szkoda zgłoszona po terminie to koszt z własnej kieszeni, którego w raporcie o szkodowości nie widać.

Gdzie liczenie szkodzi

Liczby zarządu łatwo zamienić w ranking ludzi. Jeśli puste kilometry staną się premią spedytora, szybko wzrośnie liczba powrotów wziętych z giełdy poniżej kosztu — auto będzie jechać z ładunkiem i dokładać do każdego kilometra. Podobnie z dniami do faktury: przyspieszanie ich przez fakturowanie bez kompletu załączników, których wymaga klient, kończy się korektą i terminem liczonym od nowa.

Druga pułapka dotyczy automatyzacji. Agent może zbierać te liczby codziennie, ale tylko wtedy, gdy zlecenie, auto, transakcja paliwowa, dowód dostawy i faktura są ze sobą powiązane w jednym zapisie. Jeśli paliwo jest zaksięgowane zbiorczo, a ten sam klient ma trzy nazwy w systemie, agent pokaże rentowność, która wygląda poważnie i nie znaczy nic. Najpierw koszty przypięte do zlecenia i jeden klient z jednym płatnikiem, potem automat.

Co zrobić z wynikiem

Każda z pięciu liczb wskazuje akt strumienia wartości, w którym warto zacząć porządki:

• dużo pustych kilometrów albo zleceń oddanych, gdy własne auto stało — planowanie i dyspozycja, opisane w tekście o planie, który nie wraca pusty;
• niska dostawa w oknie — monitoring przewozu i postoje u klienta, których nikt nie dokumentuje;
• rentowność trasy niższa niż kalkulacja — stawka i przypisanie kosztów do zlecenia, czyli pierwszy i czwarty akt razem;
• długi czas do faktury — dowód dostawy ze zdjęcia w dniu rozładunku i lista załączników z umowy;
• dużo szkód po terminie — dowody dostawy i polisy w jednym miejscu, z terminami liczonymi od rozładunku.

Agent nie wybierze za Was priorytetu. Pokaże, gdzie liczby są najgorsze, ale decyzja, od którego aktu zaczynacie i na jaki wynik się umawiacie, zostaje przy zarządzie. Pamiętajcie też, że na rentowność i terminowość wpływają ceny paliwa, sezon, kolejki na granicach i rynek stawek, nie tylko szybkość obiegu dokumentów.

Od czego zacząć w poniedziałek

Wybierzcie jedną relację, którą „jeździcie od lat”, i policzcie dla niej wszystkie pięć liczb za ostatni miesiąc, ręcznie. Zapiszcie, ile godzin to zajęło, do ilu osób trzeba było zadzwonić i których liczb nie dało się policzyć wcale. Ta notatka jest najlepszym argumentem za porządkiem w danych — lepszym niż każdy slajd o sztucznej inteligencji.