Stal płacicie dziś, klient zapłaci po odbiorze

W produkcji na zamówienie luka płynnościowa jest wbudowana w model biznesowy: materiał płacicie na początku, często z góry, a klient płaci etapami i na końcu, po odbiorze. Nie da się jej usunąć, ale da się nią sterować — warunkami płatności w ofercie, dyscypliną przy zmianach zakresu i fakturą wystawioną w dniu podpisu protokołu. Agent finansowy pokazuje tę lukę co tydzień, projekt po projekcie. Decyzję, jak ją finansować, podejmuje zarząd.

To tekst z serii o firmie produkcyjno-usługowej jako jednym systemie, z obszaru przekrojowego „pieniądz i płynność”. Rozkładamy w nim jedno zlecenie na momenty, w których gotówka wypływa i wpływa.

Skąd bierze się luka

— Jak stoimy z płynnością w listopadzie? — Dobrze. — Skąd wiesz? (Przeczucie. Dane będą po zamknięciu miesiąca.)

Firma produkcyjno-usługowa najpierw kupuje, potem pracuje, a na końcu czeka. Zaopatrzenie to największy wypływ gotówki w całym zleceniu, zwykle z góry albo z krótkim terminem, na długo przed pierwszą wpłatą klienta. Potem narastają koszty pracy na hali. Pieniądz wraca dopiero wtedy, gdy klient podpisze protokół, a faktura dotrze do niego z kompletem dokumentów. Kaucja gwarancyjna wraca jeszcze później, po latach.

O szerokości luki przesądza moment, w którym nikt nie myśli o płynności: oferta i umowa. To tam zapada zaliczka albo jej brak, płatności etapowe i kaucja. Wszystko, co dzieje się potem, może lukę tylko wydłużyć.

Jedno zlecenie na osi czasu

Moment w zleceniu	Co dzieje się z gotówką	Co wydłuża lukę
Oferta i umowa	nic jeszcze nie płynie, ale zapadają warunki płatności	brak zaliczki, płatność dopiero po odbiorze końcowym
Zamrożenie listy materiałowej (BOM) i zamówienie stali	największy wypływ, z góry albo z krótkim terminem	zmiana po zamówieniu materiału, która staje się kosztem bez faktury
Produkcja	koszt pracy i materiału narasta z każdym tygodniem	poprawki i przestoje, których nie widać w projekcie
Odbiór w zakładzie	może ruszyć faktura etapowa	brak dokumentu oznacza brak wysyłki, a brak wysyłki brak faktury
Montaż i protokół	podpis uruchamia fakturę końcową	otwarte usterki wstrzymują płatność i kaucję
Termin płatności	wpływ zamyka lukę otwartą zakupem materiału	faktura wystawiona tygodnie po protokole
Koniec gwarancji	wraca kaucja	zgłoszenia gwarancyjne bez przypisania do projektu

Ta tabela ma jedną niewygodną konsekwencję. Gdy kilka projektów jest jednocześnie w fazie zakupów, a kilka czeka na odbiór, firma finansuje jedne projekty pieniędzmi z innych — i zwykle nikt nie potrafi powiedzieć, które z których.

Co pokazuje agent finansowy

Agent finansowy pracuje na tych samych zdarzeniach, z których żyje produkcja: zamówieniu materiału, przyjęciu dostawy, protokole, fakturze. Dzięki temu nie czeka na zamknięcie miesiąca.

• Co tydzień pokazuje odchylenia budżetu każdego otwartego projektu i prognozę marży na zakończenie, a nie dopiero po wyjeździe ekipy z budowy.
• Prognozuje przepływy tydzień po tygodniu i ostrzega, kiedy materiał płatny z góry na kilku projektach spotka się z klientem, który płaci po odbiorze.
• Wskazuje protokoły podpisane bez faktury i usterki, które wstrzymują płatność końcową, razem z kwotą, która na nie czeka.
• Komentuje odchylenia tak, żeby dało się je przeczytać bez kontrolera obok.

Czego nie zrobi: nie wynegocjuje zaliczki, nie zdecyduje o kredycie obrotowym, nie przesunie płatności dla dostawcy i nie zgodzi się na ustępstwo wobec klienta. Priorytety płatności, finansowanie i ustępstwa ustala zarząd. Agent kładzie na stole liczby i scenariusze, człowiek wybiera i odpowiada za wybór.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Prognoza przepływów jest tak dobra, jak dane, z których powstaje. Jeśli budżet projektu żyje w arkuszu kierownika, koszt rzeczywisty w księgowości, a harmonogram płatności w umowie w segregatorze, agent złoży z nich ładny wykres na niepełnych danych — i zarząd uwierzy w niego bardziej niż w przeczucie, bo wygląda poważnie. To gorsze niż brak prognozy.

Warunek brzegowy jest prosty: najpierw jedno miejsce, w którym projekt ma budżet, koszt rzeczywisty i kamienie milowe płatności, potem agent. Druga pułapka to automatyczne ponaglenia. Przypomnienie o płatności wysłane klientowi, który czeka na zamknięcie usterek, nie przyspieszy przelewu, a może zaszkodzić rozmowie o następnym zleceniu.

Po czym poznacie różnicę

Mierzcie trafność prognozy przepływów, czyli różnicę między tym, co agent przewidział na dany tydzień, a tym, co naprawdę wpłynęło i wypłynęło. Obok: dni od kamienia milowego do faktury oraz prognozę marży projektu na zakończenie wobec oferty. Liczba wygenerowanych raportów niczego tu nie mówi. Jak policzyć dni do faktury z danych, które już macie, opisujemy w tekście o pięciu liczbach zarządu, a sam moment wystawienia — w tekście o fakturze w dniu protokołu. Uczciwie: na płynność wpływają też ceny stali, siła negocjacyjna klienta i rynek, nie tylko obieg dokumentów.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie trzy otwarte projekty i rozpiszcie dla każdego, tydzień po tygodniu, kiedy zapłaciliście za materiał i kiedy spodziewacie się wpłaty od klienta. Zaznaczcie tygodnie, w których jeden projekt finansuje drugi. Ta kartka odpowie na pytanie, którego dziś nikt nie zadaje na zarządzie: które projekty finansują zakup materiału na inne projekty.