Paliwo w czternaście dni, klient w sześćdziesiąt

W firmie transportowej luka płynnościowa jest wbudowana w model biznesowy: paliwo płacicie w czternaście dni, kierowców na koniec miesiąca, leasing w stałym dniu, a klient płaci w sześćdziesiąt — od dnia faktury, która czeka na list przewozowy z kabiny. Nie da się jej usunąć, ale da się nią sterować — terminem płatności w umowie ramowej, fakturą wystawioną w dniu dowodu dostawy i dopłatami za postoje naliczonymi z dowodem. Agent finansowy pokazuje tę lukę co tydzień, relacja po relacji i klient po kliencie. Decyzję, jak ją finansować i z którego klienta zrezygnować, podejmuje zarząd.

To tekst z serii o usługach logistycznych jako jednym systemie, z obszaru przekrojowego „pieniądz i płynność”. Rozkładamy w nim jeden przewóz na momenty, w których gotówka wypływa i wpływa.

Skąd bierze się luka

— Jak płynność na przyszły miesiąc? — Paliwo płacimy w czternaście dni. — A klienci? (W sześćdziesiąt. Jak płacą.)

Przewoźnik najpierw płaci, potem jedzie, a na końcu czeka na dokument. Paliwo to największy wypływ po kierowcach i przychodzi fakturą z karty z krótkim terminem. Opłaty drogowe schodzą z konta urządzenia pokładowego na bieżąco. Kierowca dostaje wynagrodzenie i diety na koniec miesiąca, niezależnie od tego, czy klient zapłacił. Leasing aut i naczep ma stały dzień w miesiącu i nie negocjuje. Podwykonawca chce pieniędzy w trzydzieści dni, a Wy od klienta dostaniecie je w sześćdziesiąt. Pieniądz wraca dopiero wtedy, gdy faktura dotrze do klienta z kompletem dokumentów — a komplet czeka na list przewozowy (CMR), który jeździ w kabinie do końca trasy.

O szerokości luki przesądza moment, w którym nikt nie myśli o płynności: stawka i umowa ramowa. To tam zapada termin płatności, formuła paliwowa, wolne godziny postoju i wymagane załączniki do faktury. Wszystko, co dzieje się potem, może lukę tylko wydłużyć.

Jeden przewóz na osi czasu

Moment w przewozie	Co dzieje się z gotówką	Co wydłuża lukę
Stawka i umowa ramowa	nic jeszcze nie płynie, ale zapadają termin płatności, formuła paliwowa i załączniki do faktury	sześćdziesiąt dni „od otrzymania kompletu dokumentów”, bez dopłaty paliwowej
Planowanie i dyspozycja	koszt pustego dojazdu i powrotu zapada w planie	auto jedzie puste po ładunek, bo powrót szukał inny spedytor
Tankowanie i opłaty drogowe w trasie	pierwszy wypływ: paliwo na kartę z terminem w dniach, opłaty od razu	tankowanie poza umową paliwową, objazd przez droższe odcinki
Postój na załadunku i rozładunku	usługa świadczona za darmo, jeśli nie ma dowodu	postój bez zapisanej godziny wjazdu, którego klient nie zapłaci
Rozładunek i dowód dostawy	może ruszyć faktura — jeśli dowód jest w systemie tego dnia	list przewozowy w kabinie, wydruk temperatury u kierowcy, protokół palet nigdzie
Koniec miesiąca	wypływ do kierowców i podwykonawców, rata leasingu	faktura podwykonawcy wyższa niż zlecenie, zapłacona bez porównania
Termin płatności klienta	wpływ zamyka lukę otwartą tankowaniem	faktura wystawiona dwa tygodnie po rozładunku, dopłata nienaliczona, klient płaci po terminie
Reklamacja albo szkoda	wstrzymana płatność za przewóz, czasem za cały miesiąc	szkoda zgłoszona do ubezpieczyciela po terminie z polisy

Ta tabela ma jedną niewygodną konsekwencję. Gdy kilkadziesiąt aut jeździ naraz, każde tankowanie finansuje przewóz, za który zapłata przyjdzie za dwa miesiące — a firma finansuje jednych klientów pieniędzmi z faktur drugich i zwykle nikt nie potrafi powiedzieć, których z których. Klient płacący po terminie nie jest wtedy problemem windykacji, tylko problemem paliwa na przyszły tydzień.

Co pokazuje agent finansowy

Agent finansowy pracuje na tych samych zdarzeniach, z których żyje spedycja: zleceniu, tankowaniu, dowodzie dostawy, fakturze, przelewie. Dzięki temu nie czeka na zamknięcie miesiąca ani na kwartalną prezentację kontrolingu.

• Co tydzień liczy rentowność relacji i klientów po kosztach tras — z paliwa, opłat, kierowcy i postojów przypiętych do zleceń, nie z klucza kilometrowego.
• Liczy rotację należności (DSO) per klient i prognozuje przepływy tydzień po tygodniu; ostrzega, kiedy faktury paliwowe, wynagrodzenia i rata leasingu spotkają się w jednym tygodniu z klientami, którzy płacą po terminie.
• Wskazuje przewozy z dowodem dostawy bez faktury i faktury bez kompletu załączników, razem z kwotą, która na nie czeka, oraz postoje, za które nikt nie naliczył dopłaty.
• Komentuje odchylenia tak, żeby dało się je przeczytać bez kontrolera obok.

Czego nie zrobi: nie wynegocjuje krótszego terminu, nie zdecyduje o faktoringu ani kredycie obrotowym, nie obniży limitu płatnika i nie zakończy współpracy z klientem, który płaci po terminie, ale daje sto przewozów rocznie. Faktoring, limity płatników i wyjście z nierentownej relacji ustala zarząd. Agent kładzie na stole liczby i scenariusze, człowiek wybiera i odpowiada za wybór.

Gdzie automatyzacja szkodzi

Prognoza przepływów jest tak dobra, jak dane, z których powstaje. Jeśli paliwo jest zaksięgowane zbiorczo, koszt trasy liczony raz na kwartał, a termin płatności klienta zapisany w PDF-ie z umową, agent złoży z tego ładny wykres na niepełnych danych — i zarząd uwierzy w niego bardziej niż w przeczucie głównej księgowej, bo wygląda poważnie. To gorsze niż brak prognozy.

Warunek brzegowy jest prosty: najpierw jedno miejsce, w którym zlecenie ma koszt trasy, dowód dostawy i fakturę z terminem, potem agent. Druga pułapka to automatyczne ponaglenia. Przypomnienie o płatności wysłane klientowi, który czeka na Waszą decyzję w sprawie uszkodzonych palet, nie przyspieszy przelewu, a może zaszkodzić rozmowie o umowie ramowej na przyszły rok.

Po czym poznacie różnicę

Mierzcie trafność prognozy przepływów, czyli różnicę między tym, co agent przewidział na dany tydzień, a tym, co naprawdę wpłynęło i wypłynęło. Obok: dni od rozładunku do faktury, rotację należności per klient i rentowność relacji po kosztach tras wobec marży założonej w stawce. Liczba wygenerowanych raportów niczego tu nie mówi. Jak policzyć dni do faktury i rotację należności z danych, które już macie, opisujemy w tekście o pięciu liczbach zarządu, a sam moment, w którym dowód dostawy staje się fakturą tego samego dnia — w tekście o koszcie trasy w dni i fakturze w dniu dowodu. Uczciwie: na płynność wpływają też ceny paliwa, kurs waluty, sezon i siła negocjacyjna klienta, nie tylko obieg dokumentów.

Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie trzech największych klientów i rozpiszcie dla każdego, tydzień po tygodniu z ostatniego kwartału, kiedy zapłaciliście za paliwo i kierowców na ich przewozy, a kiedy wpłynęły ich przelewy. Zaznaczcie tygodnie, w których przewozy dla jednego klienta finansowały paliwo na przewozy dla drugiego. Ta kartka odpowie na pytanie, którego dziś nikt nie zadaje na zarządzie: który klient jest Waszym bankiem, a dla którego bankiem jesteście Wy.