Agent zgłoszeń w ChatGPT: przepis w sześciu krokach

W sześciu krokach zbudujecie w projekcie ChatGPT agenta, który czyta zgłoszenia serwisowe z pięciu kanałów, przypina każde do urządzenia i umowy, nadaje priorytet, liczy termin reakcji w godzinach obsługi z umowy i wykrywa, że dwa telefony to jedno zdarzenie. Agent kładzie dyspozytorowi na biurku tabelę zgłoszeń i proponowaną kolejność, ale nie przydziela technika i nie obiecuje klientowi terminu. Stan funkcji sprawdzony 15.10.2026 w dokumentacji projektów ChatGPT.

To przepis do karty agenta zgłoszeń z serii o usługach technicznych i serwisowych jako jednym systemie. Pracujemy na tych samych danych ćwiczeniowych co w pozostałych przepisach: osiem zgłoszeń z jednego poranka, dziewięć urządzeń u czterech klientów i cztery umowy o różnym poziomie gwarantowanego czasu reakcji (SLA). Wszystkie dane są fikcyjne, łącznie z piekarnią, która ma dwa piece tego samego modelu.

Gotowy skill. Procedurę agenta zgłoszeń serwisowych z tego przepisu znajdziecie jako gotowy skill w otwartym repozytorium moja-firma-serwis na GitHubie, razem z danymi ćwiczeniowymi i wynikiem kontrolnym. Działa w Claude, Microsoft 365 Copilot, ChatGPT i Gemini. Jak z niego skorzystać.

Co zbudujesz

Projekt w ChatGPT ze stałymi instrukcjami i dwoma plikami z parkiem urządzeń i umowami. Do nowej rozmowy w projekcie dołączasz arkusz ze zgłoszeniami z poranka i dostajesz to, co dziś kosztuje dyspozytora godzinę telefonów do techników.

Wejście	Co robi agent	Wynik
Zgłoszenia z pięciu kanałów (XLSX w rozmowie)	rozpoznaje klienta, obiekt i urządzenie, także po skróconej nazwie	każde zgłoszenie przypięte do numeru seryjnego albo oznaczone „do dopytania”
Kartoteka urządzeń	czyta historię i uwagi (drugi piec w obiekcie, powtarzająca się usterka)	priorytet z uzasadnieniem
Umowy serwisowe	liczy termin reakcji w godzinach obsługi z umowy, przy 24/7 kalendarzowo	start zegara i termin reakcji dla każdego zgłoszenia
Wszystko razem	scala duplikaty, wyłącza przeglądy i klientów bez umowy, proponuje kolejność	tabela zgłoszeń, lista spraw do dopytania, kolejność dla dyspozytora

Czym ChatGPT różni się od pozostałych trzech narzędzi w tym zadaniu. Liczenie robi analiza danych: ChatGPT pisze i uruchamia Pythona w notatniku Jupyter i czyta zarówno XLSX, jak i CSV, w przeciwieństwie do Agent Buildera w Microsoft 365 Copilot, którego wiedza bierze tylko XLSX. Najwięcej zmienia się wokół projektu: dawny tryb agenta zastąpił ChatGPT Work, własne GPT są wycofywane, a do automatyzacji służą workspace agents. Dlatego ten przepis stoi na projekcie, czyli na części, która się nie zmienia. Gemini z kolei czyta pliki prosto z Dysku Google, tutaj pliki wgrywacie do projektu.

Czego potrzebujesz

• Workspace’u ChatGPT na planie Business albo Enterprise. Na stronie OpenAI Business kosztuje 25 USD za użytkownika miesięcznie albo 20 USD przy płatności rocznej, przy minimum dwóch użytkownikach; traktujcie to jako orientację, bo OpenAI wspomina też miejsca Standard i Premium, których cennik nie pokazuje, więc cenę potwierdźcie przed zakupem. Projekt na tych planach mieści do 40 plików.
• Uprawnień do tworzenia i udostępniania projektów. Nadaje je administrator workspace’u (krok 1).
• Danych ćwiczeniowych: zgloszenia.xlsx, urzadzenia.xlsx, umowy.xlsx. Ten sam komplet w CSV (UTF-8, separator średnik) i w jednym archiwum: agent-ut-dane-cwiczeniowe.zip. Analiza danych czyta oba formaty; w przepisie używamy XLSX, żeby nie walczyć z separatorem.

Czego ten agent nie zrobi

Nie przydzieli technika i nie poinformuje klienta o terminie wizyty. Kolejność, którą proponuje, jest propozycją dla dyspozytora; o tym, czy jechać w nocy do usterki, którą klient sam nazwał „nie pilną”, choć umowa 24/7 tego nie rozróżnia, decyduje człowiek. Czy przyjąć klienta bez umowy i na jakich warunkach, rozstrzyga kierownik serwisu. Agent pokazuje, co jest w umowie i ile zostało do terminu, żeby te decyzje zapadły na danych, a nie na tym, kto głośniej dzwonił.

Nie zastąpi też porządku w kartotece. Jeśli urządzenia u klientów nie mają numerów seryjnych nigdzie poza zdjęciami w telefonach techników, agent nie ma do czego przypiąć zgłoszenia. Gorzej: model chętnie wypełni lukę czymś, co brzmi wiarygodnie, na przykład „prawdopodobnie piec PK-44120”. W prawdziwej firmie zacznijcie od jednego arkusza z parkiem urządzeń: numer seryjny, model, klient, obiekt, umowa. Dopiero potem agent.

Krok 1. Sprawdź uprawnienia w workspace

Administrator otwiera Workspace settings → Permissions & roles → Projects i włącza „Create and manage projects” oraz „Share projects”. Projekty dziedziczą ustawienia narzędzi, retencji i rezydencji danych z workspace’u, więc to też dobry moment, żeby sprawdzić, co administrator tam ustawił.

Powinieneś zobaczyć w pasku bocznym Projects z możliwością założenia nowego projektu. Jeśli go nie ma, uprawnienie jest wyłączone.

Krok 2. Załóż projekt i wpisz instrukcje

W pasku bocznym wybierz Projects i załóż nowy projekt o nazwie „Agent zgłoszeń”. Potem otwórz menu projektu (•••) → Project settings i wklej instrukcje poniżej. Obowiązują tylko w tym projekcie i mają pierwszeństwo przed Twoimi globalnymi instrukcjami.

Jesteś agentem zgłoszeń w firmie serwisowej (serwis urządzeń u klienta, technicy w terenie, umowy SLA).
Pracujesz na plikach projektu:
- urzadzenia.xlsx: park urządzeń u klientów (numer seryjny, model, typ, klient, obiekt, umowa,
  ostatnia naprawa, liczba zgłoszeń z 12 miesięcy, uwagi),
- umowy.xlsx: umowy serwisowe (poziom, czas reakcji i naprawy w godzinach, godziny obsługi,
  rozliczenie, ryczałt miesięczny).

Gdy dostaniesz listę zgłoszeń (plik zgloszenia.xlsx w rozmowie), dla każdego zgłoszenia zrób kolejno:
1. Rozpoznaj klienta, obiekt i urządzenie po nazwie firmy, obiekcie, modelu i treści. Nazwy w zgłoszeniu
   bywają skrócone („Bochen” to Piekarnia Rzemieślnicza Bochen sp. z o.o.). Jeśli pasuje więcej niż jedno
   urządzenie, wypisz wszystkie i oznacz zgłoszenie jako „do dopytania”. Jeśli nie pasuje żadne, wpisz
   „brak w kartotece”.
2. Przypnij umowę z pliku umowy.xlsx po kliencie. Klient bez umowy to „poza umową”: zegar SLA nie biegnie.
3. Nadaj priorytet: krytyczny (produkcja stoi, temperatura produktu, zagrożenie ludzi), wysoki (urządzenie
   nieczynne, powtarzająca się usterka, urządzenie pod dozorem), normalny (komfort, usterka bez przestoju),
   przegląd planowy (termin z umowy, nie awaria; nie uruchamia zegara awarii).
4. Policz termin reakcji: start zegara to data i godzina zgłoszenia; dodaj czas reakcji z umowy, licząc
   tylko godziny obsługi z umowy (przy 24/7 godziny kalendarzowe). Czas poza godzinami obsługi nie liczy
   się do zegara; zgłoszenie złożone poza nimi startuje na początku najbliższych godzin obsługi.
   Jeśli termin już minął, napisz to wprost.
5. Wykryj duplikaty: dwa zgłoszenia tego samego klienta o tym samym urządzeniu i zdarzeniu, z różnych
   kanałów, to jedno zdarzenie. Scal je; zegar liczy się od wcześniejszego.
6. Wypisz, czego brakuje, żeby wysłać technika (który egzemplarz, kod błędu, potwierdzenie alarmu
   u klienta, zgoda na wycenę).
7. Zaproponuj kolejność obsługi: najpierw zgłoszenia, których termin reakcji przypada dziś albo już minął,
   w ich obrębie według priorytetu (krytyczny, wysoki, normalny), a przy równym priorytecie według terminu;
   zgłoszenie krytyczne, które czeka na odpowiedź klienta, ustaw za krytycznym gotowym do obsługi.
   Potem zgłoszenia z terminem w kolejnych dniach, potem przeglądy planowe (w oknie klienta),
   na końcu zgłoszenia poza umową, oznaczone „decyzja kierownika serwisu”.

Zasady:
- Licz w Pythonie (analiza danych) na plikach projektu i na załączniku, nie z pamięci.
  Przy każdym terminie podaj, z których wierszy (urządzenie, umowa) pochodzi.
- Nie dopisuj urządzeń ani umów, których nie ma w plikach. Brak danych nazwij wprost.
- Nie przydzielasz technika i nie obiecujesz klientowi terminu wizyty. Kolejność jest propozycją
  dla dyspozytora; obsługa klienta bez umowy to decyzja kierownika serwisu.
- Wynik: tabela zgłoszeń (zgłoszenie, urządzenie, klient, umowa, priorytet, start zegara, termin reakcji,
  uwagi), lista duplikatów i spraw do dopytania, proponowana kolejność.

Reguła liczenia zegara jest jawna celowo — tylko godziny obsługi z umowy, przy 24/7 kalendarzowo — więc dyspozytor może się z nią kłócić, zamiast ufać „intuicji modelu”. Zasada „zgłoszenie krytyczne, które czeka na odpowiedź klienta, za krytycznym gotowym do obsługi” sprawia, że piekarnia z dwoma piecami nie blokuje komory chłodniczej z mięsem.

Krok 3. Dodaj pliki projektu

Dodaj do plików projektu urzadzenia.xlsx i umowy.xlsx. Zajmą 2 z 40 miejsc i są daleko od limitów wielkości (ok. 50 MB dla arkusza). Nazwy kolumn znajdziesz w pierwszym wierszu każdego arkusza; jeśli w swoich danych użyjesz innych, popraw je w instrukcji.

Zgłoszeń nie dodawaj do plików projektu. Pliki projektu to Wasz park urządzeń i umowy, obowiązujące w każdej rozmowie. Zgłoszenia z poranka są sprawą na dziś i trafiają do pojedynczej rozmowy.

Krok 4. Uruchom agenta na zgłoszeniach

W projekcie rozpocznij nową rozmowę, dołącz zgloszenia.xlsx i napisz:

Dziś jest poniedziałek 7.09.2026, godzina 9:30. W załączniku zgłoszenia z ostatniej doby. Przeprowadź triage według instrukcji projektu, licząc w Pythonie na plikach projektu i na załączniku.

Powinieneś zobaczyć, że ChatGPT uruchamia analizę danych (kod w Pythonie), czyta oba arkusze projektu i załącznik, a potem odpowiada w kolejności z instrukcji: tabela zgłoszeń z urządzeniem, umową, priorytetem i terminem, lista duplikatów i spraw do dopytania, proponowana kolejność. Jedno zastrzeżenie: strona pomocy o projektach nie wymienia analizy danych wprost wśród narzędzi projektu. Jeśli w odpowiedzi nie widać uruchomionego kodu, poproś o niego wprost i nie przyjmuj terminów, dopóki go nie zobaczysz. Na własnych danych usuńcie z promptu datę — agent weźmie bieżącą; w ćwiczeniu podajemy ją wprost, bo zgłoszenia pochodzą z września 2026.

Krok 5. Gdy potrzebujesz gotowego arkusza

Dokumentacja analizy danych nie mówi wprost, czy z rozmowy w projekcie pobierzesz wynik jako plik XLSX, więc sprawdź to sam, prosząc o plik na końcu odpowiedzi. Pewną drogą do gotowego arkusza jest ChatGPT Work: przełącz rozmowę na Work w tym samym projekcie, a zadanie wykona się z kontekstem projektu i zakończy dokumentem albo arkuszem (ChatGPT Work). Work zastąpił dawny tryb agenta, więc jeśli w starszym poradniku zobaczysz polecenie /agent, to już nie działa.

Sprawdź wynik na danych kontrolnych

Porównaj odpowiedź z tabelą poniżej. Terminy policzyliśmy niezależnie z tych samych plików. Siódmy września 2026 to poniedziałek, szósty — niedziela.

Zgłoszenie	Urządzenie	Klient / umowa	Priorytet	Start zegara	Termin reakcji	Uwaga agenta
Z-001	PK-44120 lub PK-44121	K-021 / U-2024-11 (Złoty, 4 h, 24/7)	krytyczny — produkcja stoi	7.09 06:40	7.09 10:40	dwa piece tego samego modelu w obiekcie — do dopytania; weszło telefonem do technika
Z-002	BR-1092	K-034 / U-2025-03 (Srebrny, 8 h, pn–pt 7–19)	wysoki — rampa nieczynna	7.09 07:55	7.09 15:55	piąte zgłoszenie w 12 miesięcy — zalecenie wymiany fotokomórki, do kierownika serwisu
Z-003	CH-7790	K-041 / U-2025-09 (Złoty, 4 h, 24/7)	krytyczny — temperatura produktu	7.09 08:12	7.09 12:12	alarm automatyczny — potwierdzić telefonicznie u klienta
Z-004	DZ-5510	K-008 / U-2023-07 (Brązowy, 24 h, pn–pt 8–16)	wysoki — dźwig pod dozorem, nikt nie uwięziony	7.09 08:30	10.09 08:30	rozliczenie za zlecenie — wycena przed wyjazdem; uprawnienia dźwigowe
Z-005	jak Z-001	K-021 / U-2024-11	duplikat Z-001	7.09 06:40	7.09 10:40	to samo zdarzenie innym kanałem — scalić ze Z-001
Z-006	brak w kartotece	brak umowy	poza umową	—	—	nowy klient — przyjąć za zlecenie z wyceną albo odmówić: kierownik serwisu
Z-007	WZ-3300	K-034 / U-2025-03	przegląd planowy	—	termin przeglądu do końca września 2026	zaplanować w oknie klienta z zestawem części; bez zegara awarii
Z-008	WZ-3312	K-041 / U-2025-09 (Złoty, 4 h, 24/7)	normalny — komfort	6.09 23:50	7.09 03:50	termin minął, zanim ktokolwiek przeczytał maila; „nie pilne” klienta nie zmienia SLA — decyzja dyspozytora

Prawidłowa kolejność to Z-003, Z-001 (ze scalonym Z-005), Z-002, Z-008, Z-004, Z-007, Z-006. Komora chłodnicza idzie przed piecem, choć jej termin jest późniejszy, bo piekarnia czeka na odpowiedź, który piec stanął. Z-008 ląduje przed dźwigiem, bo jego termin już minął — niedzielny mail o 23:50 na umowie 24/7 to jedyne zgłoszenie z poranka, które jest przeterminowane, zanim dyspozytor usiadł do biurka. Dźwig ma czas do czwartku, bo umowa Brązowa liczy dobę reakcji tylko w godzinach 8–16 od poniedziałku do piątku.

Jeśli w tabeli Z-004 ma termin we wtorek, agent policzył dobę kalendarzową zamiast godzin obsługi. Jeśli Z-005 jest osobnym wierszem z własnym zegarem od 08:41, agent nie scalił duplikatu. Jeśli terminy się nie zgadzają, poproś o pokazanie kodu analizy i sprawdź, jak liczył godziny obsługi. Odpowiedź policzona z pamięci wygląda tak samo pewnie jak policzona kodem; różnicę widać dopiero w kodzie.

Krok z rzeczywistością

Umowy się zmieniają, a agent musi to zauważyć bez zmiany instrukcji. Otwórz umowy.xlsx, w wierszu U-2023-07 (Hotel Pod Dębami) zmień godziny obsługi z pn–pt 8:00–16:00 na 24/7, zapisz plik i w plikach projektu zastąp starą wersję nową.

Zadaj w nowej rozmowie to samo pytanie. Termin reakcji dla Z-004 powinien przesunąć się z czwartku 10.09 08:30 na wtorek 8.09 08:30: ta sama doba reakcji, ale liczona kalendarzowo. Kolejność nie powinna się zmienić — dźwig nadal ma termin w kolejnym dniu, więc zostaje za zgłoszeniami z dzisiejszym i przekroczonym terminem.

Jedna komórka w umowie przesunęła termin o dwa dni. Dlatego godziny obsługi mają być w zapisie przy umowie, a nie w pamięci dyspozytora.

Krok 6. Udostępnij zespołowi i zaplanuj automatyzację

Kiedy wynik zgadza się z danymi kontrolnymi, kliknij Share w projekcie i dodaj osoby albo grupę z workspace’u (do 100 współpracowników). Dyspozytorom daj uprawnienie Chat, osobie odpowiedzialnej za instrukcje i pliki Edit. Link w workspace domyślnie daje dostęp Chat, a projekt udostępniony zawsze pracuje w trybie pamięci Project-only.

Zgłoszenia przychodzą mailem i z portalu i to jest następny krok, ale już poza projektem. Workspace agent (Agents → Create w pasku bocznym) dostaje te same pliki, aplikacje takie jak Google Drive czy SharePoint i harmonogram uruchomień — na przykład triage skrzynki co godzinę. Gmail występuje z kolei jako wyzwalacz „nowa wiadomość” dla zadań Work. Akcje zapisu mają tam domyślnie ustawienie Always ask, czyli agent przygotowuje, a człowiek zatwierdza. Zostawcie to tak. Według zapowiedzi OpenAI z kwietnia 2026 workspace agents są rozliczane kredytami (stawek nie potwierdziliśmy), a w Enterprise są domyślnie wyłączone (workspace agents). Outlook i SharePoint wymagają jeszcze zgody administratora Microsoft Entra.

Typowe problemy

Objaw	Przyczyna	Co zrobić
Brak tworzenia projektu albo przycisku Share	administrator wyłączył uprawnienie	Workspace settings → Permissions & roles → Projects
W tabeli jest urządzenie, którego nie ma w kartotece	model dopowiada zamiast czytać	poproś o numery wierszy i ponowne policzenie w Pythonie
Termin Z-004 wypada we wtorek	agent liczył dobę kalendarzową zamiast godzin obsługi	przypomnij regułę z instrukcji: tylko godziny obsługi, chyba że 24/7
Z-005 ma własny zegar od 08:41	agent nie scalił duplikatu	wskaż regułę: to samo zdarzenie z dwóch kanałów to jedno zgłoszenie
Kolega nie widzi projektu po dodaniu do grupy	członkowie dodani później nie dostają powiadomienia	wyślij mu link do projektu
Aplikacja ma etykietę „Disabled by admin”	aplikacja wyłączona w Admin → Plugins	administrator włącza aplikację i akcje
Nie da się zbudować nowego GPT	GPT są wycofywane	zostań przy projekcie albo workspace agent

Co dalej

Na własnych danych potrzebujecie dwóch eksportów, w XLSX albo CSV, i jednego dziennego załącznika. Kartoteka urządzeń z ERP albo z załączników do umów: numer seryjny, model, typ, klient, obiekt, umowa, data ostatniej naprawy, liczba zgłoszeń z dwunastu miesięcy, uwagi. Umowy: poziom, czas reakcji i naprawy, godziny obsługi, sposób rozliczenia, ryczałt. I codziennie zgłoszenia: kanał, data i godzina, kto zgłasza, firma i obiekt tak, jak podał klient, treść. Nazwy kolumn mogą być Wasze, wtedy poprawcie je w instrukcji.

Ten sam agent w innych narzędziach:

• Agent zgłoszeń w Claude
• Agent zgłoszeń w Microsoft 365 Copilot
• Agent zgłoszeń w Gemini

Pełną kartę agenta zgłoszeń, czyli co czyta, co może sam, co zatwierdza człowiek i czym go mierzyć, znajdziecie we wpisie o zegarze SLA, który rusza sam.