Microsoft 365 Copilot dla księgowych: 30 promptów i Cowork

Microsoft 365 Copilot pomaga księgowemu w rozmowie, pracy na plikach i przygotowaniu materiałów; Cowork może zebrać kilka etapów w jeden pakiet do przeglądu. Masz tu 30 promptów: po 10 do Copilot Chat, aplikacji Microsoft 365 i Cowork. Microsoft potwierdza ogólną dostępność Cowork dla tenantów Microsoft 365 Copilot w obsługiwanych językach. Dostęp zależy od licencji, regionu i ustawień administratora, a użycie Cowork jest rozliczane według zużycia.

Microsoft IQ może powiązać kontekst pracy, dane i wiedzę firmy, ale tylko w granicach podłączonych źródeł i uprawnień. Dokumentacja Microsoft IQ opisuje te warstwy. Nazwa systemu księgowego wpisana w prompt nie tworzy z nim połączenia. Agent bywa skłonny uzgodnić tabelę nawet wtedy, gdy nie dostał wyciągu bankowego; księgowy powinien mieć nieco wyższe wymagania.

To autorskie szablony do pracy na zatwierdzonych danych. Obliczenia, dekretację, zgodność z dokumentami i wysyłkę zatwierdza właściwa osoba. Microsoft przestrzega, że Copilot w Excelu może popełniać błędy i modyfikować skoroszyt, dlatego pierwszą próbę wykonaj na kopii.

Najpierw ustal, z którego Copilota korzystasz

Nazwa Copilot obejmuje różne doświadczenia. Czat z załączonym plikiem i narzędzie działające bezpośrednio w Excelu nie mają identycznego kontekstu pracy. W aktualnej dokumentacji Microsoft opisuje zmianę nazwy Microsoft 365 Copilot na Microsoft Copilot, a Microsoft 365 Copilot Chat na Microsoft Copilot Chat. Starsze nazwy mogą nadal występować w licencjach i interfejsach. Źródło: nazewnictwo i ochrona danych organizacji.

Przed próbą sprawdź konto, plan, dostępne funkcje i ustawienia administratora. Nie zakładaj, że samo otwarcie czatu daje dostęp do systemu księgowego. W przykładach poniżej źródłem są jawnie przekazane tabele lub dokumenty.

Microsoft zaznacza, że Copilot w Excelu może wprowadzać zmiany w skoroszycie i popełniać błędy. Wyniki, formuły i tabele wymagają sprawdzenia. Producent odradza opieranie na nim decyzji w obszarach wrażliwych, w tym finansowych. Źródło: FAQ Copilot w Excelu.

Dlatego ćwiczenie wykonaj na kopii roboczej. W trybie pozwalającym edytować plik ustal, które arkusze mogą się zmienić. Zapis „niczego nie zmieniaj” w prompcie pomaga określić zadanie, lecz nie zastępuje uprawnień i kontroli wersji.

Przygotuj dane, których wynik znasz

Wszystkie poniższe dane są syntetyczne. Nie pochodzą od klienta. Każdy wiersz ma własny identyfikator, aby odpowiedź można było odnieść do źródła. Kwoty są brutto w PLN; nie obliczamy podatku ani nie oceniamy zasad jego rozliczenia.

Tabela „Faktury”:

ID wiersza	Dokument	Kontrahent	Kwota PLN
F1	FV/001	Alfa	1230,00
F2	FV/002	Beta	2460,00
F3	FV/002	Beta	2460,00
F4	FV/003	Gamma	615,00

Tabela „Wpłaty”:

ID wpłaty	Dokument w opisie	Kwota PLN
P1	FV/001	1230,00
P2	FV/002	2000,00
P3	FV/999	100,00

Zachowaj osobno oryginalne tabele i wyniki próby. W rzeczywistym eksporcie dołącz walutę, datę oraz identyfikator kontrahenta. Nie łącz automatycznie rekordów tylko dlatego, że podobnie zapisano nazwę firmy.

Warunek próby: najpierw sprawdź, czy narzędzie widzi cztery wiersze faktur i trzy wpłaty. Jeżeli odczytało inny zakres, popraw wejście, zanim poprosisz o wnioski.

Copilot Chat: 10 promptów do analizy i szkiców

W czacie podaj konkretny materiał, zakres i regułę. Część przykładów korzysta z syntetycznej próbki powyżej; pozostałe dostosuj do zatwierdzonych źródeł.

1. Prompt do wskazania potencjalnych duplikatów

Ten prompt ma przygotować listę do kontroli. Identyczne wartości mogą oznaczać błąd importu, ale w rzeczywistej dokumentacji wymagają sprawdzenia pochodzenia rekordów.

Pracuj wyłącznie na tabeli Faktury.
Znajdź potencjalne duplikaty według łącznego klucza:
Dokument + Kontrahent + Kwota PLN.
Nie usuwaj ani nie zmieniaj wierszy.
Zwróć: ID wierszy, wspólne wartości i powód oznaczenia.
Podaj liczbę wszystkich wierszy oraz sumę kwot przed korektą.
Oddziel obserwację od decyzji o usunięciu.
Jeśli dane nie pozwalają rozstrzygnąć sprawy, napisz czego brakuje.

Oczekiwany wynik dla próbki: para F2 i F3, cztery wiersze i suma 6765,00 PLN. Wskazanie F2 jako rekordu „błędnego” bez dodatkowych danych byłoby nadinterpretacją.

Sprawdź, czy odpowiedź nie zmieniła znaku kwoty, nie pominęła kolumny i nie potraktowała samego numeru faktury jako wystarczającego klucza. W większej tabeli ten sam numer może występować u różnych dostawców.

Dalszy krok wykonuje człowiek: sprawdza dokument źródłowy i historię importu. Do następnego ćwiczenia przyjmujemy jawne założenie modelowe, że F3 jest potwierdzonym powtórzeniem technicznym i zostaje wyłączony tylko z tabeli roboczej.

2. Prompt do uzgodnienia faktur z wpłatami

Przy uzgadnianiu określ zasady dopasowania. W próbce mamy jednoznaczne numery dokumentów i jedną walutę. Rzeczywiste płatności zbiorcze, kompensaty, korekty lub różnice kursowe potrzebują osobnych reguł.

Użyj Faktur bez wiersza F3 oraz tabeli Wpłaty.
F3 pomijamy w tym ćwiczeniu jako potwierdzone powtórzenie.
Dopasuj wpłaty wyłącznie po dokładnym numerze dokumentu.
Nie dopasowuj po podobnej kwocie ani podobnym tekście.
Zwróć tabelę: ID faktury, dokument, kwota faktury,
ID dopasowanych wpłat, suma wpłat, nierozliczona różnica.
Osobno pokaż wpłaty bez pasującej faktury.
Nie oznaczaj różnicy jako przeterminowanej: nie masz terminów płatności.
Nie wykonuj zmian w systemach ani nie przygotowuj zapisów księgowych.

Wynik kontrolny:

Dokument	Wpłata dopasowana	Różnica
FV/001	1230,00 PLN	0,00 PLN
FV/002	2000,00 PLN	460,00 PLN
FV/003	0,00 PLN	615,00 PLN

P3 na 100,00 PLN pozostaje nieprzypisana. Suma faktur po wyłączeniu F3 wynosi 4305,00 PLN, suma dopasowanych wpłat 3230,00 PLN, a nierozliczona różnica 1075,00 PLN. Odejmowanie wszystkich wpłat dałoby 975,00 PLN i ukryłoby problem nieprzypisanej płatności.

To właśnie rodzaj błędu, który może wyglądać wiarygodnie w płynnej odpowiedzi. Sprawdź wynik niezależnym obliczeniem w arkuszu i wróć do dokumentów źródłowych, zanim uznasz uzgodnienie za zakończone.

3. Prompt do opisania odchylenia bez wymyślania przyczyn

Przyjmijmy drugi, niezależny przykład: plan kosztów usług obcych wynosi 10 000 PLN, a wykonanie 12 500 PLN. Przekazujemy wyłącznie te dwie liczby. Narzędzie nie zna struktury zakupów ani powodów zmiany.

Przygotuj roboczy komentarz do odchylenia kosztów usług obcych.
Dane: plan 10 000 PLN, wykonanie 12 500 PLN.
Oblicz różnicę kwotową i procentową względem planu.
Pokaż wzór. Nie zakładaj przyczyny wzrostu.
Oddziel: potwierdzone liczby, hipotezy wymagające sprawdzenia,
pytania do właściciela kosztu.
Komentarz ma mieć maksymalnie 120 słów.
Nie rekomenduj cięcia wydatków bez danych o ich celu i zobowiązaniach.

Wynik arytmetyczny to 2500 PLN ponad plan, czyli 25%: (12 500 − 10 000) / 10 000. Poprawna odpowiedź może zaproponować sprawdzenie liczby usług, cen jednostkowych lub momentu ujęcia. Nie powinna przedstawiać którejkolwiek z tych możliwości jako ustalonego faktu.

W rzeczywistym raporcie dodaj okres, jednostkę organizacyjną i informację, czy kwoty obejmują ten sam zakres. Jeżeli plan jest zerowy, procentowe odchylenie względem planu wymaga innego opisu; nie akceptuj automatycznie wygenerowanej wartości procentowej.

4. Prompt do porównania dokumentów z checklistą

Przy zamknięciu miesiąca powtarza się pytanie, czego jeszcze brakuje. Zamiast prosić o ogólną listę obowiązków, przekaż zatwierdzoną checklistę firmy oraz spis faktycznie dostępnych materiałów.

Porównaj załączoną checklistę zamknięcia z wykazem dokumentów.
Korzystaj wyłącznie z tych dwóch źródeł.
Dla każdej pozycji checklisty podaj:
wymagany dokument, znaleziony odpowiednik, jego identyfikator,
status: znaleziony / brak w wykazie / wymaga wyjaśnienia.
Nie uznawaj podobnej nazwy za dowód kompletności.
Nie dopisuj obowiązków prawnych ani terminów spoza checklisty.
Brak w wykazie nie oznacza, że dokument nie istnieje.
Na końcu przygotuj pytania potrzebne do wyjaśnienia braków.

Tu nie ma jednej uniwersalnej poprawnej listy dokumentów. Kryterium odbioru stanowi kompletne odniesienie do przekazanej checklisty. Każda pozycja powinna być rozliczona, a każdy status „znaleziony” mieć konkretny odpowiednik.

Przed zastosowaniem warto dodać do próbki dwie podobne nazwy dokumentów z różnych okresów. Sprawdzisz, czy narzędzie rozpoznaje różnicę, zamiast dopasować pierwszy podobny tytuł. Wynik zachowaj jako materiał roboczy dla osoby odpowiedzialnej za zamknięcie.

5. Prompt do przygotowania wiadomości o niejasnej wpłacie

Na podstawie próbki wiemy jedynie, że wpłata P3 nie ma dopasowania w przekazanym zestawie. Nie wiemy, czy jest błędna ani kto powinien ją wyjaśnić. Najpierw wybierz właściwego adresata wewnętrznego.

Przygotuj szkic wiadomości do osoby odpowiedzialnej za uzgodnienia.
Fakt: wpłata P3, 100 PLN, opis FV/999, nie ma odpowiednika
w dostarczonej tabeli Faktury.
Poproś o wskazanie dokumentu lub wyjaśnienie sposobu rozliczenia.
Nie pisz o zaległości, błędzie klienta ani obowiązku zwrotu.
Nie wymyślaj numeru rachunku, daty i danych adresata.
Zwróć temat i treść do 90 słów. Niczego nie wysyłaj.

Sprawdź, czy szkic zawiera tylko potwierdzone informacje. Odpowiedź nie powinna zmieniać neutralnej prośby o wyjaśnienie w wezwanie do zapłaty. Wysłanie wiadomości pozostaje osobną czynnością po wskazaniu odbiorcy i akceptacji treści.

Ten przykład pokazuje, dlaczego kontekst księgowy musi towarzyszyć liczbom. Ta sama kwota może wymagać sprawdzenia dokumentu, przypisania do innej sprawy albo dalszej analizy. Sam wynik dopasowania nie wybiera właściwej czynności.

6. Prompt do zaplanowania kontroli wyniku

Ostatnie polecenie pomaga przygotować odbiór wcześniejszej analizy. Nie zastępuje niezależnej kontroli: model sprawdzający własny wynik może powtórzyć wcześniejszy błąd.

Na podstawie opisanych reguł uzgodnienia przygotuj plan kontroli.
Dla każdego punktu wskaż:
co sprawdzić, w jakim źródle, oczekiwany warunek i dowód kontroli.
Uwzględnij liczbę wierszy, duplikaty, sumy, niedopasowane wpłaty
oraz zakaz dopisywania nieznanych terminów płatności.
Nie deklaruj, że kontrola została wykonana.
Wynik przedstaw jako checklistę dla księgowego.

Poprawna lista prowadzi do źródłowych rekordów i niezależnych obliczeń. Ogólne „sprawdź poprawność” jest niewystarczające. W naszym ćwiczeniu kontrola musi ujawnić zarówno wyłączenie F3, jak i pozostawienie P3 poza dopasowanymi wpłatami.

7. Faktura z korektą

Z [faktura pierwotna], [korekta] i [zatwierdzona procedura] wypisz zmienione pola oraz kwoty. Wskaż identyfikatory dokumentów i brakujące źródła. Nie proponuj zapisu księgowego bez oceny uprawnionej osoby.

8. Rozbieżność walutowa

Porównaj [faktura w walucie], [wpłata] i [uzgodniona tabela kursów]. Pokaż daty, kwoty, kursy i nierozliczoną różnicę. Nie wybieraj sam daty kursu, gdy procedura jej nie określa.

9. Pytania do właściciela kosztu

Z [raport odchyleń] przygotuj pięć pytań o pozycje wymagające wyjaśnienia. Przy każdym pokaż kwotę, okres i źródło. Nie przypisuj pracownikowi przyczyny wydatku bez dowodu.

10. Notatka do zamknięcia

Na podstawie [zatwierdzone uzgodnienia] napisz krótką notatkę: potwierdzone sumy, wyjątki, braki i właściciele wyjaśnień. Nie nazywaj miesiąca zamkniętym, jeśli zostały pozycje bez decyzji.

Copilot w aplikacjach Microsoft 365: 10 promptów do plików i spotkań

Otwórz właściwy plik lub wątek. W Excelu pracuj na kopii i porównuj formuły z obliczeniem niezależnym. Wiadomość w Outlooku pozostaje szkicem do akceptacji.

1. Excel — oznaczenie duplikatów

W tym arkuszu wskaż wiersze o tym samym numerze dokumentu, kontrahencie i kwocie. Zaproponuj kolumnę „do wyjaśnienia”, ale nie usuwaj rekordów. Pokaż użyty klucz.

2. Excel — suma kontrolna

Dla wskazanej tabeli pokaż liczbę wierszy, sumę kwot i zastosowane filtry. Porównaj wynik przed i po wyłączeniu potwierdzonego powtórzenia technicznego. Wyjaśnij różnicę identyfikatorami wierszy.

3. Excel — uzgodnienie wpłat

W kopii otwartego skoroszytu przygotuj roboczą tabelę dopasowań po uzgodnionym kluczu. Pokaż wpłaty bez dokumentu i dokumenty bez wpłaty. Nie zmieniaj tabel źródłowych.

4. Excel — odchylenie od planu

Na podstawie kolumn plan i wykonanie zaproponuj formułę różnicy kwotowej i procentowej, także dla planu równego zero. Przyczyny pokaż jako pytania, a nie fakty.

5. Excel — kontrola dat

Wskaż rekordy z datą dokumentu, operacji i księgowania na granicy okresu. Zwróć identyfikator, daty i powód oznaczenia. Nie przenoś zapisów bez decyzji księgowego.

6. Excel — rejestr wyjątków

Z otwartego arkusza przygotuj widok: identyfikator, rodzaj rozbieżności, kwota, właściciel i status wyjaśnienia. Pokaż użyte zakresy. Brak danych nie oznacza statusu „zamknięte”.

7. Word — instrukcja uzgodnienia

W tym dokumencie uporządkuj zatwierdzone kroki uzgodnienia: wejście, klucz, wyjątki i dowody kontroli. Oznacz miejsca bez właściciela decyzji. Nie dopisuj zasad spoza przekazanej procedury.

8. Word — notatka o rozbieżności

Z zaznaczonego raportu przygotuj notatkę: obserwacja, kwota, źródło, pytanie i następny krok. Oddziel brak dokumentu od stwierdzenia błędu. Zostaw szkic do przeglądu.

9. Outlook — prośba o dokument

Na podstawie tego wątku i listy braków napisz szkic neutralnej prośby o dokument. Podaj identyfikator sprawy i tylko potwierdzony termin. Niczego nie wysyłaj.

10. Teams — ustalenia po zamknięciu

Ze wskazanej notatki ze spotkania wypisz ustalenia, osoby odpowiedzialne i pytania. Odróżnij propozycję od decyzji. Potwierdź listę z uczestnikami przed użyciem.

Cowork: 10 promptów do zadań wieloetapowych

Podaj zestaw plików i oczekiwany pakiet. Cowork może przygotować kilka artefaktów, lecz nie powinien sam zatwierdzać księgowań ani kontaktować się z kontrahentem bez decyzji człowieka.

1. Pakiet zamknięcia miesiąca

Z [checklista], [wykaz plików] i [uzgodnienia] przygotuj rejestr dokumentów, braków oraz pytań do właścicieli. Przy każdym statusie wskaż plik i wersję. Oddaj pakiet księgowemu bez oznaczania miesiąca jako zamkniętego.

2. Uzgodnienie banku i faktur

Z [eksport faktur], [wyciąg] i [reguła dopasowania] przygotuj tabelę dopasowań, wyjątków i sum. Najpierw uzgodnij liczbę rekordów, potem stosuj klucz, na końcu pokaż pozycje bez pary. Nie zmieniaj zapisów.

3. Przegląd dostawców

Z [kartoteka], [faktury] i [zasady weryfikacji] przygotuj listę możliwych duplikatów i braków identyfikacyjnych. Podobna nazwa nie potwierdza tożsamości. Przekaż listę do kontroli przed scaleniem.

4. Odchylenia kosztów

Z [budżet], [wykonanie] i [definicje pozycji] policz różnice, przygotuj notę oraz pytania do właścicieli kosztów. Pokaż wzory i pozycje nierozliczone. Nie przypisuj przyczyny na podstawie samej kwoty.

5. Zestaw korekt do kontroli

Z [dokumenty pierwotne], [korekty] i [rejestr] przygotuj tabelę powiązań, kwot i braków. Wskaż wersję każdego dokumentu. Nie twórz ani nie księguj korekty.

6. Kontrola końca okresu

Z [daty dokumentów], [daty operacji], [okres] i [procedura] przygotuj rejestr pozycji na granicy okresów. Do każdej dodaj dokument i pytanie do księgowego. Nie przesuwaj dat.

7. Pakiet dla audytora

Z [zatwierdzone zestawienia], [dowody] i [pytania audytora] przygotuj spis dokumentów i projekt odpowiedzi z odwołaniami. Braki pokaż osobno. Nie wysyłaj pakietu bez przeglądu.

8. Instrukcja po zmianie procesu

Porównaj [stara procedura], [zatwierdzona zmiana] i [formularze]. Przygotuj projekt instrukcji, listę miejsc do aktualizacji i pytania do właściciela. Projekt nie jest obowiązującą polityką.

9. Przekazanie spraw przed urlopem

Z [rejestr wyjątków], [terminy] i [korespondencja] przygotuj pakiet spraw otwartych: stan, źródło i następny krok. Sprawdź dostęp zastępcy; nie udostępniaj dokumentów automatycznie.

10. Przegląd jakości eksportu

Z [dwa eksporty], [definicje pól] i [okres] porównaj liczbę rekordów, sumy i identyfikatory bez pary. Zwróć metodę kontroli i ograniczenia. Nie nazywaj różnicy błędem systemu przed sprawdzeniem mapowania.

Ochrona danych i granice polecenia

Do pierwszej próby użyj danych syntetycznych. Przed pracą na rzeczywistych dokumentach sprawdź zasady organizacji, uprawnienia odbiorców pliku i wymagany zakres informacji. Usuń identyfikatory osobowe lub numery rachunków, jeśli zadanie ich nie potrzebuje.

Microsoft opisuje ochronę danych organizacji w Copilot i Copilot Chat, w tym niewykorzystywanie promptów i odpowiedzi do trenowania modeli bazowych. Zakres konkretnych zabezpieczeń zależy jednak od usługi i planu. Nie oznacza to automatycznie zgody firmy na przekazywanie każdego dokumentu. Źródło: Enterprise Data Protection.

Porządek źródeł i odpowiedzialności jest też częścią Inteligentnego Systemu Operacyjnego Firmy. Gdy problemem staje się cykliczne łączenie wielu eksportów, sprawdź sposób liczenia kosztu platformy Microsoft Fabric. To dalszy krok dla powtarzalnego problemu danych, nie warunek użycia powyższych promptów.

Umiejętności i wtyczki w Cowork

Powtarzalną kolejność uzgodnienia można zapisać jako umiejętność SKILL.md: sprawdź zakres, policz sumy, pokaż wyjątki i przekaż wynik księgowemu. Jeśli zatwierdzony proces wymaga danych spoza Microsoft 365, wtyczka Cowork może dodać łącznik. Przed użyciem sprawdź uprawnienia, wydawcę i przepływ danych. Plugin nie jest przepustką do wszystkich ksiąg firmy, choć agent pewnie chętnie by w to uwierzył.

Jak ocenić próbę przed pracą na większym zbiorze

Nie oceniaj sukcesu po długości odpowiedzi. Wybierz jeden rodzaj kontroli i zapisz czas przygotowania danych, sprawdzenia wyniku oraz poprawek. Dopiero suma tych czynności pozwoli ocenić, czy sposób pracy jest pomocny.

Kryterium	Co musi się zgadzać
Zakres	Wszystkie wskazane tabele i wiersze
Reguły	Dokładnie uzgodniony klucz dopasowania
Liczby	Sumy potwierdzone niezależnym obliczeniem
Wyjątki	Widoczne braki i niedopasowania
Wnioski	Bez przyczyn lub terminów nieobecnych w danych
Działania	Brak niezatwierdzonych zmian i wysyłek

Powyższe przykłady są szablonami do sprawdzenia w twoim środowisku, a nie deklaracją przeprowadzenia testu w każdej wersji Copilota. Jeśli wynik ma zły zakres, zatrzymaj próbę i popraw wejście. Jeśli rachunek się nie zgadza, popraw regułę lub metodę obliczenia.

Na początek wystarczą dwie małe tabele i jeden prompt. Możesz zbierać kolejne gotowe polecenia albo wybrać jedno, którego wynik potrafisz udokumentować od pierwszego wiersza do końcowej sumy.