Która wersja cennika naprawdę obowiązuje?

Cennik jest wiarygodny dopiero wtedy, gdy wiadomo, kto go zatwierdził, od kiedy obowiązuje i w jakich warunkach można zrobić wyjątek. Sama wspólna lokalizacja pliku nie wystarczy. Jeśli stara oferta klienta, aktualna tabela i indywidualna umowa wskazują różne kwoty, agent AI tylko szybciej powieli niejednoznaczność.

Szerszy kontekst pokazuje filar „Dane i wiedza firmy”.

Rozdziel cenę katalogową od ceny transakcyjnej

Cena z katalogu może być punktem startowym. Ostateczna kwota zależy od daty, wolumenu, waluty, warunków dostawy i umowy z klientem. Zrób spis źródeł tych reguł. Przy każdym zapisz właściciela, datę wejścia w życie oraz informację, czy dane źródło może zmienić cenę końcową. Taki rejestr jest ważniejszy niż wybór formatu pliku.

Przykład: handlowiec otwiera cennik z początku miesiąca, a klient ma aneks podpisany później. Prawidłowa odpowiedź nie brzmi „najnowszy plik wygrywa”. Trzeba sprawdzić, czy aneks dotyczy danego produktu i okresu. Jeśli tego nie da się ustalić z danych, sprawa powinna trafić do osoby odpowiedzialnej za warunki handlowe.

Zapisz drogę zmiany

Nowa cena powinna przejść przez propozycję, kontrolę marży, zatwierdzenie i publikację. Jeden właściciel biznesowy odpowiada za treść, a system może egzekwować datę obowiązywania i dostęp. Nie wystarczy wysłać pliku pocztą: odbiorcy muszą wiedzieć, czy wcześniejsze oferty zachowują ważność. Mapa danych przed AI pomaga wskazać wszystkie miejsca, w których cena jest kopiowana.

Warto zbadać małą próbkę ostatnich ofert. Przy każdej odtwórz cenę źródłową, zastosowany rabat, osobę akceptującą i datę. Jeżeli nie potrafisz tego zrobić, nie powierzaj agentowi automatycznego wysyłania wycen. Najpierw popraw ślad decyzji. Dzięki temu człowiek i system będą korzystać z tej samej reguły.

Co powinien widzieć agent

Agent może wyszukać właściwą wersję i przygotować propozycję z uzasadnieniem. Powinien pokazać źródło ceny, termin jej ważności i brakujące dane, a nie tylko końcową kwotę. Gdy warunki się wykluczają, niech przekaże sprawę człowiekowi. Zasady odpowiedzialności za dane klienta są tu równie ważne jak dostęp do tabeli.

Jeśli dziś nie ma jednej reguły obowiązywania cen, pierwszym rezultatem projektu powinna być decyzja handlowa i procedura aktualizacji. Automatyzację można uruchomić po niej.

Test jednej transakcji

Wybierz ofertę wysłaną w dniu zmiany ceny. Poproś handlowca, finanse i administratora systemu o niezależne odtworzenie jej kwoty. Jeśli wyniki są różne, zapisz dokładnie, na którym kroku ścieżki się rozchodzą: wybór wersji, uprawnienie do rabatu, kurs waluty czy warunki konkretnej umowy. Dzięki temu naprawisz regułę, a nie tylko kolejną kopię arkusza.

Przed udostępnieniem danych agentowi przygotuj trzy pytania kontrolne: jaka cena obowiązuje dziś dla standardowego klienta, jaka obowiązywała w dniu dawnej oferty i kiedy system powinien odmówić odpowiedzi bez akceptacji człowieka. Jeżeli asystent poprawnie odpowiada tylko na pierwsze, nie jest gotowy do pracy z otwartymi ofertami. Ważne są również ceny przyszłe; nie mogą przeciekać do propozycji składanych przed datą wejścia w życie.