--- title: "Od zlecenia do zapłaty. Auto, które nie wraca puste." url: "https://majchrzycki.com/transformacja-agenci-ai/uslugi-logistyczne" description: "Gdzie przewoźnik i spedytor tracą marżę — stawki, puste kilometry, postoje, dowody dostawy, DSO — i gdzie pomogą agenci AI. Poradnik do pobrania." --- Usługi logistyczne # Od zlecenia do zapłaty. Auto, które nie wraca puste. Stawka z głowy spedytora, a koszt trasy po miesiącu. Klient dzwoni o dojazd, spedytor dzwoni do kierowcy. Faktura czeka na list przewozowy, który od dwóch tygodni jeździ w kabinie. Znacie? Pokażemy, gdzie pomoże agent AI — i czego nie zrobi za Was. Przewozy całopojazdowe i częściowe · chłodnie · stałe relacje dla produkcji i handlu · dystrybucja regionalna · własna flota plus podwykonawcy [Pobierz poradnik branżowy](#pobierz)[Umów prezentację](https://majchrzycki.com/wspolpraca/prezentacja-systemu-ai-dla-zarzadu) Czy to o Was ## Trzy sceny, które znacie na pamięć Jeśli przy którejkolwiek pomyśleliście „u nas to był ostatni poniedziałek” — czytajcie dalej. ### Stawka z głowy spedytora, koszt trasy po miesiącu Klient pyta o stawkę na nową relację. Spedytor podaje ją z pamięci podobnej trasy sprzed pół roku. Paliwo zdrożało, opłaty też, powrót pusty. O tym, że wozicie poniżej kosztu, dowiadujecie się z zestawienia kontrolingu — po miesiącu. ### Auto stoi na rozładunku, klient dzwoni, dyspozytor dzwoni do kierowcy Klient pyta, o której dojedzie auto. Spedytor dzwoni do kierowcy, który prowadzi. Kierowca oddzwania po godzinie: stoi na rozładunku u poprzedniego klienta od trzech godzin. Postoju nikt nie udokumentował, więc nikt za niego nie zapłaci. ### Faktura czeka na list przewozowy, który jeździ w kabinie Ładunek dostarczony dwa tygodnie temu. Faktura nie wyszła, bo papierowy list przewozowy wraca z kierowcą w piątek — jeśli wróci. Paliwo za tę trasę zapłaciliście w czternaście dni. Klient zapłaci w sześćdziesiąt — od dnia faktury. Bohaterem jest „Wasza firma”. Sceny zebraliśmy z codzienności przewoźników z własną flotą i spedycją, nie z jednej firmy. Transport, spedycja i logistyka (TSL) — jako usługa. Jeden system w praktyce ## Od zlecenia do zapłaty w jednym systemie Kilka kliknięć w systemie operacyjnym firmy transportowej: strumień dziesięciu etapów z wąskim gardłem w planowaniu powrotów, bazy, podwykonawcy i relacje na mapie Europy, proces zlecenia transportowego, cele zarządu i mapa wiedzy firmy. Każde kliknięcie otwiera obiekt z decyzją, która czeka na człowieka. Dane w filmie są przykładowe — złożone z codzienności typowego przewoźnika z własną flotą i spedycją. Ten sam widok budujemy na Waszych danych. Dziesięć etapów ## Gdzie czeka zlecenie, zanim stanie się zapłaconą fakturą Obietnicę składa stawka i okno dostawy. Dowieźć musi ją plan, kierowca z czasem pracy i dowód dostawy w systemie w dniu rozładunku — a marża najczęściej gubi się w pustych kilometrach i w fakturze, która czeka na kabinę. Zobaczcie dziesięć etapów strumienia wartości w transporcie i spedycji. Dziesięć etapów od zlecenia do zapłaty. Pełna rozkładówka z rolami agentów i miernikami KPI czeka w darmowym poradniku. Akt I · etapy 0–2 ## Zlecenie, płatnik i stawka, która mówi prawdę — Klient z giełdy, pilny ładunek, dobra stawka. — Sprawdziłeś płatnika? — Nazwa znajoma. — Znajoma, bo rok temu nie zapłacili. Zanim ktokolwiek zlecił przewóz, była marka: specjalizacja, flota, terminowość i to, czy żyjecie ze stałych klientów, czy z giełdy. Potem zlecenie — mailem, z portalu, z giełdy — przepisane z błędem w oknie, dla płatnika, którego limitu nikt nie sprawdził. Stawka z głowy spedytora, bez kosztu trasy, który poznacie po miesiącu. Umowa ramowa z terminem płatności i karami, których nikt nie czytał. **Z agentami:** Zlecenie z każdego kanału jest wczytane, uzupełnione z historii relacji i sprawdzone wobec limitu płatnika, zanim spedytor je potwierdzi. Stawka powstaje z kosztu trasy — paliwo, opłaty, kierowca, postoje, puste kilometry — porównana z rynkiem, w minutę. A projekt umowy jest zestawiony z polityką firmy: termin płatności, formuła paliwowa, postoje. - **Agent zleceń** wczytuje zlecenie z maila, portalu lub giełdy, uzupełnia z historii i sprawdza płatnika — przed potwierdzeniem. **Agent stawki** liczy stawkę z kosztu trasy i rynku w minutę — zamiast z pamięci podobnej trasy sprzed pół roku. - **Co zostaje przy Was:** Przyjęcie zlecenia, priorytet stałego klienta nad giełdą, stawka poniżej progu, warunki umowy i udział w przetargach zostają przy spedytorze, kierowniku spedycji i zarządzie. - **Czym to zmierzyć:** zlecenia przyjęte bez poprawek · udział stałych klientów kontra giełd · marża na relację po kosztach rzeczywistych · oferty złożone w terminie klienta. - **W poradniku:** tabela „Policzcie u siebie” dla tych etapów i strony agentów: agent zleceń, agent stawki. Akt II · etapy 3–5 ## Własne auto czy podwykonawca — i kto wraca pusty — Mamy ładunek do Hamburga, kto jedzie? — Nasze auta zajęte. Oddam podwykonawcy. — A to auto, które wraca puste z Bremy? — Jakie auto? Zlecenie oddane podwykonawcy, gdy własne auto wracało puste sto kilometrów dalej, bo powrotu szukał inny spedytor. Kierowca wysłany bez czasu pracy — kara z kontroli. Podwykonawca z giełdy bez ważnego ubezpieczenia przewoźnika, stawka ustalona telefonem i inna na fakturze. Paliwo i opłaty drogowe księgowane zbiorczo, więc rentowność trasy to zagadka. **Z agentami:** Plan przypisuje zlecenia do własnych aut i podwykonawców na jednym modelu — z pozycjami aut, czasem pracy i powrotami z giełdy — i przy zmianie przelicza warianty z kosztem. Kierowca jedzie tylko z ważnym czasem pracy i kompletem dokumentów. Podwykonawca ma sprawdzone polisy, zlecenie z warunkami i fakturę sparowaną ze zleceniem. - **Agent planisty ładunków** przypisuje zlecenia do własnych aut i podwykonawców tak, żeby auta nie wracały puste — i przelicza plan przy każdej zmianie. **Agent dyspozycji** dobiera kierowcę i auto pod czas pracy, uprawnienia i stan auta — i kompletuje dokumenty przewozu przed wyjazdem. **Agent podwykonawców** dobiera zweryfikowanego podwykonawcę, wystawia zlecenie z warunkami i paruje jego fakturę ze zleceniem i dowodem. - **Co zostaje przy Was:** Co wozicie własnymi autami, priorytety klientów przy niedoborze aut, przydział kierowcy, nowy podwykonawca i odmowa przewozu bez dokumentów zostają przy kierowniku spedycji, dyspozytorze, kierowniku floty i zarządzie. - **Czym to zmierzyć:** puste kilometry i wypełnienie · udział zleceń na własnej flocie kontra oddanych · wyjazdy z kompletem (czas pracy, dokumenty, auto) · marża na zleceniach podwykonawczych. - **W poradniku:** tabela „Policzcie u siebie” dla tych etapów i strony agentów: agent planisty ładunków, agent dyspozycji, agent podwykonawców. Akt III · etapy 6–7 ## W drodze: klient wie przed telefonem, dowód jest w dniu rozładunku — Klient pyta, o której dojedzie auto. — Zadzwonię do kierowcy. — Dzwoniłeś godzinę temu. — I oddzwonił. Stoi na rozładunku. Od trzech godzin. Telematyka w jednym oknie, system transportowy w drugim, klient na telefonie u spedytora, spedytor na telefonie u kierowcy. Postój na załadunku nieudokumentowany — klient go nie zapłaci. Opóźnienie znane, gdy auto nie przyjechało. Papierowy list przewozowy jeździ w kabinie do końca trasy, szkoda zgłoszona po terminie do ubezpieczyciela, palety „do odebrania” nie wracają nigdy. **Z agentami:** Pozycja auta, czas pracy kierowcy i okna klienta są na jednym modelu: przewidywany czas dojazdu liczy się sam, opóźnienie idzie do klienta, zanim ten zapyta, a postój rejestruje się od wjazdu. Dowód dostawy ze zdjęcia albo e-CMR jest przy zleceniu w dniu rozładunku; uwaga na dokumencie otwiera szkodę z terminami; palety mają saldo. - **Agent dokumentów i zgodności** pilnuje, żeby żaden przewóz nie ruszył bez wymaganych dokumentów, zgłoszeń i ważnych polis. **Agent monitoringu przewozu** liczy przewidywany czas dojazdu, wykrywa opóźnienia i postoje i informuje klienta, zanim ten zapyta. **Agent dowodów dostawy i szkód** przypina dowód dostawy do zlecenia w dniu rozładunku i otwiera szkodę z terminami, zanim miną. - **Co zostaje przy Was:** Decyzje kierowcy na drodze, zmiana trasy lub kierowcy, koszt opóźnienia wobec klienta, uznanie szkody i spór z klientem zostają przy kierowcy, dyspozytorze, kierowniku spedycji i zarządzie. - **Czym to zmierzyć:** dostawy na czas (w oknie) · postoje udokumentowane i rozliczone · dowody dostawy w systemie w dniu rozładunku · szkody i reklamacje na sto przewozów. - **W poradniku:** tabela „Policzcie u siebie” dla tych etapów i strony agentów: agent dokumentów i zgodności, agent monitoringu przewozu, agent dowodów dostawy i szkód. Akt IV · etapy 8–9 ## Koszt trasy w dni, faktura w dniu dowodu, klient, który się opłaca — Ta relacja do Czech się opłaca? — Jeździmy tam od lat. — To się opłaca? — Policzymy na koniec kwartału. Faktura podwykonawcy wyższa niż zlecenie — zapłacona. Diety z pamięci kierowcy, paliwo zbiorczo, rentowność trasy znana po kwartale albo nigdy. Faktura dla klienta dwa tygodnie po rozładunku, dopłata za postój nieudowodniona, klient płaci w sześćdziesiąt dni, a paliwo w czternaście. Że relacja do Czech jest nierentowna od roku, dowiadujecie się z prezentacji — raz na rok. **Z agentami:** Paliwo, opłaty, postoje i faktury podwykonawców przypinają się do zlecenia, więc rentowność trasy jest znana w dni; diety liczą się z danych z drogi. Faktura dla klienta wychodzi w dniu dowodu dostawy z kompletem, dopłaty naliczają się z postojów i formuł, należności mają przypomnienie. Rentowność relacji zarząd widzi co tydzień. - **Agent kosztu trasy** przypina paliwo, opłaty, postoje i faktury do zleceń, żeby rentowność trasy była znana w dni, nie w kwartały. **Agent rozliczeń** wystawia fakturę w dniu dowodu dostawy z kompletem załączników i nie pozwala zginąć dopłatom. **Agent finansowy** pokazuje co tydzień rentowność relacji i klientów oraz lukę między paliwem płatnym w czternaście dni a klientem płacącym w sześćdziesiąt. - **Co zostaje przy Was:** Akceptacja faktury podwykonawcy z różnicą, dopłata za postój, sporne reklamacje, faktoring, limity płatników i wyjście z nierentownej relacji zostają przy kierowniku spedycji, finansach i zarządzie. - **Czym to zmierzyć:** rentowność trasy znana w dni · faktury podwykonawców bez różnic · dni od rozładunku do faktury i DSO · rentowność klienta i relacji. - **W poradniku:** tabela „Policzcie u siebie” dla tych etapów i strony agentów: agent kosztu trasy, agent rozliczeń, agent finansowy. Agenci w tej branży ## Dwanaście ról, jeden wspólny model firmy Nie musicie zatrudniać kolejnych osób do przepisywania zleceń z giełd, dzwonienia do kierowców z pytaniem „gdzie jesteś” i czekania na dokumenty z kabiny. Dostajecie dwunastu cyfrowych asystentów na jednym modelu danych. Stawka, przydział i decyzja o podwykonawcy zostają u Was. Nad wszystkim czuwa jeden dyspozytor — żadne opóźnienie w drodze ani szkoda przy rozładunku nie czeka na telefon. ### Agent zleceń Wczytuje zlecenie z maila, portalu lub giełdy, uzupełnia z historii i sprawdza płatnika — przed potwierdzeniem. Przyjęcie zlecenia należy do spedytora; priorytet stałego klienta nad giełdą — do kierownika spedycji; limit płatnika — do finansów. ### Agent stawki Liczy stawkę z kosztu trasy i rynku w minutę — zamiast z pamięci podobnej trasy sprzed pół roku. Stawkę poniżej progu zatwierdza kierownik spedycji; stawki w przetargach, terminy płatności i kary — zarząd. ### Agent planisty ładunków Przypisuje zlecenia do własnych aut i podwykonawców tak, żeby auta nie wracały puste — i przelicza plan przy każdej zmianie. Co wozicie własnymi autami, a co oddajecie, ustala kierownik spedycji; priorytety klientów przy niedoborze aut — zarząd. ### Agent dyspozycji Dobiera kierowcę i auto pod czas pracy, uprawnienia i stan auta — i kompletuje dokumenty przewozu przed wyjazdem. Przydział należy do dyspozytora; auto zastępcze i serwis kontra zlecenie — do kierownika floty; przesunięcie zlecenia — do kierownika spedycji. ### Agent podwykonawców Dobiera zweryfikowanego podwykonawcę, wystawia zlecenie z warunkami i paruje jego fakturę ze zleceniem i dowodem. Wybór podwykonawcy i stawkę w ramach progu zatwierdza spedytor; nowego podwykonawcę i różnice na fakturze — kierownik spedycji. ### Agent dokumentów i zgodności Pilnuje, żeby żaden przewóz nie ruszył bez wymaganych dokumentów, zgłoszeń i ważnych polis. Odmowę przewozu bez dokumentów podejmuje kierownik spedycji; ryzyko regulacyjne ocenia zarząd. ### Agent monitoringu przewozu Liczy przewidywany czas dojazdu, wykrywa opóźnienia i postoje i informuje klienta, zanim ten zapyta. Zmianę trasy lub kierowcy zatwierdza dyspozytor; koszt opóźnienia wobec klienta i dopłatę za postój — kierownik spedycji; decyzje na drodze — kierowca. ### Agent dowodów dostawy i szkód Przypina dowód dostawy do zlecenia w dniu rozładunku i otwiera szkodę z terminami, zanim miną. Uznanie szkody i zgłoszenie do ubezpieczyciela należy do kierownika spedycji; szkoda ponad próg i spór z klientem — do zarządu; podpis z uwagami — do kierowcy. ### Agent kosztu trasy Przypina paliwo, opłaty, postoje i faktury do zleceń, żeby rentowność trasy była znana w dni, nie w kwartały. Zasady przypisania kosztów ustala kontroling; odchylenia i rozliczenia kierowców rozstrzygają kierownik spedycji i kierownik floty. ### Agent rozliczeń Wystawia fakturę w dniu dowodu dostawy z kompletem załączników i nie pozwala zginąć dopłatom. Windykację prowadzą finanse; sporne dopłaty rozstrzyga kierownik spedycji; klienta po terminie i faktoring — zarząd. ### Agent finansowy Pokazuje co tydzień rentowność relacji i klientów oraz lukę między paliwem płatnym w czternaście dni a klientem płacącym w sześćdziesiąt. Faktoring, limity płatników i wyjście z nierentownej relacji ustala zarząd. ### Agent danych podstawowych Pilnuje, żeby ten sam klient, miejsce załadunku i podwykonawca nazywali się identycznie wszędzie. Scalenie duplikatów i nowe definicje zatwierdza właściciel danych. W poradniku każda rola ma swoją stronę: sytuacja z życia firmy, co przygotowuje agent, a co zatwierdza człowiek. Szczegóły wdrożeniowe — na blogu. > Nie czterdzieści osobnych paneli i czterdziestu chaotycznych botów. > Jeden cyfrowy model firmy, kilkunastu agentów > i ludzie, którzy wciąż podejmują najważniejsze decyzje. > > Krzysztof MajchrzyckiKrzysztof Majchrzycki · AI Business Partner Zbiorczo ## Pięć liczb, o które prezes pyta w piątek — i dostaje odpowiedź po zamknięciu kwartału. Dziś ich zebranie wymaga systemu transportowego, telematyki, kart paliwowych, tachografów i arkusza kontrolingu. Z agentami leżą na stole co tydzień. Cele ustalacie Wy. - **Puste kilometry i wypełnienie** — ile kilometrów auta jadą za darmo — per relacja. - **Dostawa na czas i bez szkód (OTIF)** — ile przewozów dojechało w oknie, bez uwag. - **Rentowność na trasę i klienta** — co zostaje ze stawki po paliwie, opłatach, kierowcy i postojach. - **Dni od rozładunku do faktury i DSO** — ile dni kredytujecie klienta ponad umowę. - **Szkody i reklamacje na sto przewozów** — i ile zgłosiliście do ubezpieczyciela w terminie. Czym ta branża się różni ## Niby usługa jak każda inna, a „produkcja” dzieje się w drodze W produkcji boli rysunek, w serwisie — część w innym aucie. U Was: auto w drodze, dokument w kabinie, koszt trasy za miesiąc. Od tego zaczynamy. - **Sercem jest zlecenie i trasa.** Decyzja o stawce, aucie i powrocie wraca setki razy w miesiącu. - **Gotówka ucieka w pustych kilometrach i w kabinie.** Pusty powrót i dokument w kabinie — koszt poza raportem. - **Dowodem jest potwierdzenie dostawy.** Dowód uruchamia fakturę; jego brak wydłuża kredyt dla klienta. - **„Produkcja” dzieje się w drodze.** Klient, dyspozytor i kierowca muszą widzieć to samo. Poradnik do pobrania ## Co znajdziecie w poradniku Cała droga od zlecenia do zapłaty — plus narzędzia dla zarządu, których nie zmieścimy na stronie. ### Dwunastu agentów w Waszej firmie Dwanaście konkretnych wąskich gardeł, w których agent przejmuje żmudną obróbkę danych, a człowiek zatwierdza decyzję. Każda rola na osobnej stronie, bez informatycznego żargonu. ### Cały strumień na jednej rozkładówce Dziesięć etapów na jednej planszy: co powstaje, kto decyduje, co dziś nie działa, gdzie czeka pieniądz — i gdzie pracuje który agent. Do powieszenia w biurze albo w dyspozytorni. ### Policzcie to u siebie Gotowy arkusz do wypełnienia długopisem na spotkaniu zarządu. Na dole wylicza realny czas od zlecenia do zapłaty i pokazuje etap, w którym strumień stoi. ### Pięć pytań dla zarządu Jedna strona do zabrania na spotkanie z szefami operacji, sprzedaży i finansów. Trzy różne odpowiedzi na jedno pytanie to najlepsza diagnoza. ### Mapa serii na blogu Rozpiska artykułów technicznych pokazujących krok po kroku, jak zbudować każdego z dwunastu agentów nad Waszym obecnym stosem narzędzi. ### Czego w nim celowo nie ma Ukrytego cennika (ceny są jawne na stronie). Cudzych studiów przypadku (Wasze relacje i tak wyglądają inaczej). NDA. Ani serii maili przypominających o naszym istnieniu — dostaliście plik i spokój. Możecie go oddać innemu wykonawcy i zrobić z nim, co chcecie. Formularz pochodzi z HubSpota i zapisuje pliki cookie. Pokażę go, kiedy wyrazisz zgodę marketingową. Pokaż formularz[Napisz na LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/krzysztof-majchrzycki/) „Pokaż formularz” włącza tylko zgodę marketingową i nic poza nią. Analityka Google i Clarity zostaje wyłączona. ## Albo napisz do mnie na LinkedIn Wyślę osobiście i chętnie odpowiem na pytania. [Napisz na LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/krzysztof-majchrzycki/) ## Umów prezentację dla zarządu Dziewięćdziesiąt minut u Was w firmie. Wychodzicie z nazwanym problemem i decyzją, co dalej. [Umów prezentację](https://majchrzycki.com/wspolpraca/prezentacja-systemu-ai-dla-zarzadu) FAQ ## Najczęstsze pytania — Usługi logistyczne jako jeden system Czy mogę wypróbować jednego z agentów od razu? Tak. Procedura agenta zleceń transportowych jest za darmo na GitHubie jako gotowy skill [moja-firma-logistyka](https://github.com/majchrzycki-com/moja-firma-logistyka), razem z danymi ćwiczeniowymi i wynikiem kontrolnym. Działa w Claude, Microsoft 365 Copilot, ChatGPT i Gemini. Opis i instalacja: [gotowy skill agenta zleceń transportowych](https://majchrzycki.com/blog/skill-agent-zlecen-transportowych-logistyka). Mamy system transportowy (TMS) i telematykę. Czy to nie wystarczy? TMS prowadzi zlecenia, telematyka pokazuje auta — w dwóch oknach. Nie policzą Wam stawki z kosztu trasy, nie znajdą powrotu dla auta, którego pilnuje inny spedytor, nie uprzedzą klienta o opóźnieniu i nie sparują faktury podwykonawcy ze zleceniem i dowodem. Agenci pracują na danych z TMS i telematyki — ale widzą też paliwo, opłaty, podwykonawców i terminy płatności. Czy musimy wymieniać TMS albo ERP? Nie. Niech TMS dalej prowadzi zlecenia, telematyka pokazuje auta, a ERP księguje. Ludzie i agenci pracują we wspólnej warstwie nad nimi — na jednym modelu firmy, który spina zlecenie, trasę, kierowcę, podwykonawcę i dowód dostawy. Czy agent AI sam przyjmie zlecenie z giełdy albo odda je podwykonawcy? Nie. Agent wczyta zlecenie, sprawdzi płatnika, policzy stawkę z kosztu trasy i zaproponuje przypisanie do auta albo podwykonawcy — z kosztem każdego wariantu. Przyjęcie zlecenia, stawka poniżej progu i wybór podwykonawcy zawsze należą do człowieka. Po czym poznamy, że to działa? Po liczbach, które śledzicie już dziś: pustych kilometrach i wypełnieniu, dostawach na czas i bez szkód, rentowności na trasę i klienta, dniach od rozładunku do faktury i rotacji należności (DSO). Poprzeczkę ustawiacie Wy. Od czego nie zaczynać? Od agenta stawki. Jeśli paliwo i opłaty księgujecie zbiorczo, a ten sam klient ma trzy nazwy w systemie, agent policzy koszt trasy, którego nikt nie potwierdzi. Najpierw koszty przypięte do zlecenia i jeden klient z jednym płatnikiem, potem agent. W poradniku jest tabela, która pokazuje, od którego etapu u Was zacząć. Czym ten poradnik różni się od ogólnego poradnika „Firma jako jeden system”? Poradnik ogólny wyjaśnia samą koncepcję jednego systemu operacyjnego firmy. Ten przekłada ją na realia transportu i spedycji — od zlecenia i płatnika, przez stawkę, plan i kierowcę w drodze, po dowód dostawy, koszt trasy i DSO. Najlepiej przeczytać oba po kolei.