--- title: "Ryczałt wpływa co miesiąc, dojazdy kosztują codziennie" url: "https://majchrzycki.com/blog/ryczalt-co-miesiac-dojazdy-codziennie" description: "Dlaczego w firmie serwisowej gotówka wypływa codziennie, a wpływa raz w miesiącu i po protokole, gdzie luka się wydłuża i co pokazuje agent finansowy." --- # Ryczałt wpływa co miesiąc, dojazdy kosztują codziennie 13 września 2026·4 min czytania·[Krzysztof Majchrzycki](https://majchrzycki.com/o-mnie) Temat: [Usługi techniczne i serwisowe](https://majchrzycki.com/blog/filar/uslugi-techniczne-i-serwisowe) **W firmie serwisowej luka płynnościowa ma inny kształt niż w produkcji: wpływ jest przewidywalny i rzadki — ryczałt raz w miesiącu, faktura za zlecenie po protokole — a wypływ codzienny i rozproszony: paliwo, godziny techników, części kupowane do aut i ekspresy od producenta.** Nie da się jej usunąć, ale da się nią sterować: ryczałtem policzonym na historii, fakturą w dniu podpisu protokołu, dodatkami poza ryczałtem, które naprawdę trafiają na fakturę, i częściami w autach, które ktoś liczy. Agent finansowy pokazuje tę lukę co miesiąc, umowa po umowie. Decyzję, co z nią zrobić, podejmuje zarząd. To tekst z serii o [usługach technicznych i serwisowych jako jednym systemie](https://majchrzycki.com/blog/filar/uslugi-techniczne-i-serwisowe), z obszaru przekrojowego „pieniądz i płynność”. Rozkładamy w nim jeden miesiąc jednej umowy na momenty, w których gotówka wypływa i wpływa. ## Skąd bierze się luka > — _Która umowa jest nierentowna?_ — _Chyba ta z chłodniami._ — _Od kiedy?_ _(Od zawsze? Policzymy na koniec roku.)_ Firma serwisowa najpierw jeździ, potem naprawia, a na końcu czeka na podpis. Każdy dzień zaczyna się od kosztu: technik wsiada do auta, paliwo i godziny lecą, część z auta zostaje u klienta. Przychód z ryczałtu przyjdzie pierwszego następnego miesiąca niezależnie od tego, czy awarii było trzy, czy trzynaście. Przychód za zlecenie poza ryczałtem przyjdzie wtedy, gdy ktoś wystawi fakturę — czyli po protokole, po spisie części i po sprawdzeniu w umowie, co było w ryczałcie. Jeśli nikt nie sprawdzi, nie przyjdzie wcale. O szerokości luki przesądza moment, w którym nikt nie myśli o płynności: kalkulacja umowy. To tam zapada ryczałt policzony „z czucia”, bez historii awaryjności parku, i poziom SLA, który w praktyce oznacza nadgodziny i dojazdy w nocy. Wszystko, co dzieje się potem — drugi wyjazd po część, ekspres za trzykrotność ceny, kara przyjęta bez dowodu — może lukę tylko pogłębić. A sezon dokłada swoje: przeglądy dają przewidywalny przychód, awarie przewidywalny koszt, i oba przypadają na te same miesiące. ## Jeden miesiąc jednej umowy na osi czasu Moment Co dzieje się z gotówką Co pogłębia lukę Kalkulacja i podpis umowy nic jeszcze nie płynie, ale zapada ryczałt i poziom SLA ryczałt bez historii awaryjności, SLA bez obsady w regionie Początek miesiąca wpływa ryczałt — jedyny przewidywalny wpływ kara SLA z poprzedniego miesiąca potrącona z faktury Każdy dzień roboczy wypływa: paliwo, godziny techników, części z aut drugi wyjazd po część albo uprawnienie, godzina pod bramą klienta Zakup części do aut wypływ z góry, zwrot dopiero po zużyciu i zafakturowaniu auta pełne części „na wszelki wypadek”, których nikt nie użył od roku Awaria poza ryczałtem koszt natychmiast, przychód po fakturze zgoda klienta ustna, potem spór zamiast faktury Protokół podpis uruchamia fakturę za dodatki i części protokół „uzupełniony wieczorem”, podpis po dwóch tygodniach Faktura i termin płatności wpływ zamyka lukę otwartą dojazdami faktura tygodnie po protokole, dodatki w ogóle niewystawione Koniec umowy odnowienie decyduje o przychodzie na rok odnowienie przegrane, bo konkurent zadzwonił pierwszy Ta tabela ma jedną niewygodną konsekwencję. Ryczałt z umów rentownych finansuje awarie parku z umów nierentownych — i zwykle nikt nie potrafi powiedzieć, które z których, bo rentowność liczy się raz na rok, dla całej firmy, a nie co miesiąc, dla każdej umowy. ## Co pokazuje agent finansowy Agent finansowy pracuje na tych samych zdarzeniach, z których żyje serwis: zgłoszeniu, protokole, zużyciu części, fakturze. Dzięki temu nie czeka na zamknięcie roku. - Co miesiąc liczy rentowność każdej umowy i każdego klienta: ryczałt i dodatki wobec dojazdów, czasu, części i kar — z tych samych danych, z których powstały protokoły. - Pokazuje koszt dojazdu na zlecenie i wartość części zamrożonych w autach, z podziałem na te, które ruszają, i te, które leżą od pół roku. - Prognozuje przepływy z sezonem przeglądów i awarii i ostrzega, kiedy miesiąc z wieloma przeglądami spotka się z miesiącem, w którym klienci płacą po terminie. - Wskazuje protokoły podpisane bez faktury i dodatki poza ryczałtem, które nie wyszły, razem z kwotą, która na nie czeka. - Komentuje odchylenia tak, żeby dało się je przeczytać bez kontrolera obok. Czego nie zrobi: nie wypowie nierentownej umowy, nie zgodzi się na ustępstwo wobec klienta, nie kupi nowego auta ani nie zatrudni technika na Podlasiu. Wyjście z umowy, ustępstwa i inwestycje w flotę i ludzi ustala zarząd. Agent kładzie na stole liczby i scenariusze, człowiek wybiera i odpowiada za wybór. ## Gdzie automatyzacja szkodzi Rentowność umowy jest tak dobra, jak dane, z których powstaje. Jeśli dojazdy są w kartach drogowych, czas techników w pamięci na koniec miesiąca, a części w autach poza systemem, agent policzy rentowność z połowy kosztów i wyjdzie mu umowa lepsza, niż jest naprawdę. Zarząd uwierzy w tę liczbę bardziej niż w przeczucie kierownika serwisu, bo wygląda poważnie. To gorsze niż brak liczby. Warunek brzegowy jest prosty: najpierw czas i dojazd zapisany przy każdym zleceniu oraz zużycie części ze zlecenia, nie z pamięci — potem agent. Druga pułapka to automatyczne ponaglenia: przypomnienie o płatności wysłane klientowi, który czeka na odpowiedź na reklamację SLA, nie przyspieszy przelewu, a zaszkodzi rozmowie o odnowieniu. ## Po czym poznacie różnicę Mierzcie rentowność umów co miesiąc, a nie raz na rok, i trafność prognozy przepływów, czyli różnicę między tym, co agent przewidział na dany miesiąc, a tym, co naprawdę wpłynęło i wypłynęło. Obok: dni od protokołu do faktury, odsetek dodatków poza ryczałtem, które trafiły na fakturę, i wartość części w autach bez ruchu. Liczba wygenerowanych raportów niczego tu nie mówi. Jak policzyć dni do faktury i rentowność umowy z danych, które już macie, opisujemy w tekście o [pięciu liczbach zarządu firmy serwisowej](https://majchrzycki.com/blog/piec-liczb-zarzadu-uslugi-serwisowe), a sam moment wystawienia faktury — w tekście o [przeglądzie w terminie i odnowieniu przed konkurentem](https://majchrzycki.com/blog/przeglad-w-terminie-odnowienie-przed-konkurentem). Uczciwie: na płynność wpływają też ceny paliwa, polityka cenowa producentów części i siła negocjacyjna klienta, nie tylko obieg dokumentów. ## Od czego zacząć w poniedziałek Weźcie trzy umowy ryczałtowe i rozpiszcie dla każdej ostatni miesiąc, dzień po dniu: kiedy wpłynął ryczałt, kiedy wyjeżdżał technik i ile kilometrów zrobił, jakie części zostały u klienta i kiedy wyszła faktura za to, co było poza ryczałtem. Zaznaczcie dni, w których jedna umowa finansuje drugą. Ta kartka odpowie na pytanie, którego dziś nikt nie zadaje na zarządzie: które umowy płacą za awarie innych klientów. - Usługi techniczne i serwisowe - Zarząd - Płynność - Finanse ## Chcecie zobaczyć, w którym etapie Wasza gotówka czeka najdłużej? Darmowy poradnik „Usługi techniczne i serwisowe jako jeden system” rozkłada dziesięć etapów od zgłoszenia do zapłaty, dwunastu agentów i pięć liczb dla zarządu, w tym dni od protokołu do faktury i rentowność umowy. [Pobierz darmowy poradnik](https://majchrzycki.com/transformacja-agenci-ai/uslugi-techniczne-i-serwisowe#pobierz) FAQ ## Najczęstsze pytania Mamy głównie ryczałty, więc płynność jest przewidywalna. Czy ten tekst nas dotyczy? Ryczałt czyni przewidywalnym wpływ, nie koszt. Koszt zależy od tego, ile razy w miesiącu park klienta się zepsuł i ile kilometrów to zrobiło. Firma z samymi ryczałtami ma stabilny przychód i niestabilną marżę — a o tym, że umowa jest pod kreską, dowiaduje się z zamknięcia roku, nie z konta. Czy części w autach techników naprawdę są problemem płynności? Są zapasem, który kupiliście i który nie przynosi przychodu, dopóki nie zostanie zużyty i zafakturowany. Dwadzieścia aut z częściami „na wszelki wypadek” to magazyn, którego nikt nie liczy, bo nie ma go w systemie. Pierwsza inwentaryzacja aut zwykle zaskakuje bardziej niż stan magazynu centralnego. ## Czytaj dalej - [Technik w drodze, część w innym aucie. Gdzie to spiąć?](https://majchrzycki.com/blog/uslugi-techniczne-i-serwisowe-jako-jeden-system) - [Pięć liczb zarządu firmy serwisowej: jeden wyjazd, nie dwa](https://majchrzycki.com/blog/piec-liczb-zarzadu-uslugi-serwisowe) - [Przegląd w terminie, odnowienie przed konkurentem](https://majchrzycki.com/blog/przeglad-w-terminie-odnowienie-przed-konkurentem) - [Stal płacicie dziś, klient zapłaci po odbiorze](https://majchrzycki.com/blog/luka-plynnosciowa-w-produkcji-na-zamowienie)