--- title: "Dostawca przesuwa materiał: decyzja w godzinę, nie w tydzień" url: "https://majchrzycki.com/blog/dostawca-przesuwa-material-decyzja-w-godzine" description: "Spóźniona dostawa nie musi oznaczać pół dnia nad arkuszem. Jak agenci kontroli projektu, planisty i zakupów skracają drogę od sygnału do decyzji." --- # Dostawca przesuwa materiał: decyzja w godzinę, nie w tydzień 28 marca 2026·8 min czytania·[Krzysztof Majchrzycki](https://majchrzycki.com/o-mnie) Temat: [Firma produkcyjno-usługowa](https://majchrzycki.com/blog/filar/firma-produkcyjno-uslugowa) **Gdy dostawca przesuwa materiał, decyzja o przeplanowaniu może zapaść w godzinę — pod warunkiem, że projekt, lista materiałowa, zamówienie i termin z umowy są jednym powiązanym zapisem, a nie czterema plikami.** Na etapach od projektu do zaopatrzenia pracuje trzech agentów: kontroli projektu, planisty i zakupów. Sprawdzają, przeliczają i pokazują skutki. Zamrożenie listy materiałowej, wybór scenariusza i wybór dostawcy zostają przy ludziach. Wpis należy do serii o [firmie produkcyjno-usługowej jako jednym systemie](https://majchrzycki.com/blog/filar/firma-produkcyjno-uslugowa) i opisuje drugi akt strumienia wartości: projekt i przygotowanie techniczne, planowanie oraz zaopatrzenie. ## Co dziś nie działa > — _Dostawca przesuwa dostawę blachy o dwa tygodnie._ — _Których projektów to dotyczy?_ — _Już sprawdzam._ _(Cztery maile, dwa telefony, pół dnia nad arkuszem.)_ Pół dnia bierze się stąd, że odpowiedź na pytanie „których projektów to dotyczy” leży w trzech miejscach. Lista materiałowa (BOM) krąży w kilku wersjach: w programie projektowym, w arkuszu zestawień i w mailu do zakupów. Harmonogram produkcji żyje w prywatnym arkuszu planisty. Zamówienie zakupu i termin dostawy są w ERP. Żeby połączyć spóźnioną blachę z projektem, projekt z terminem z umowy, a termin z obciążeniem hali, ktoś musi przejść przez wszystkie trzy miejsca i zadzwonić do dwóch osób. Drugi mechanizm to zmiana po zamówieniu materiału. Klient zmienia koncepcję we wtorek, a stal pod starą wersję wyjechała z hurtowni w poniedziałek. Zwroty, nadwyżki i przestój to koszt, który rzadko trafia do rozliczenia z klientem. Do tego materiał przychodzi bez świadectwa albo faktura bez zamówienia, a towar stoi na rampie i czeka na kontrolę przyjęcia. Na tym odcinku z firmy wypływa najwięcej gotówki, często na długo przed pierwszą wpłatą od klienta — mechanizm opisujemy w tekście o [luce płynnościowej w produkcji na zamówienie](https://majchrzycki.com/blog/luka-plynnosciowa-w-produkcji-na-zamowienie). ## Jak wygląda ten etap, gdy dane są w jednym miejscu Projekt i lista materiałowa są obiektami z wersjami. Zamrożenie listy to bramka: dopiero po niej wolno zamawiać i planować, a każda późniejsza zmiana jest zdarzeniem widocznym dla planowania, zakupów i finansów, z właścicielem i ceną. Dostawca, zamówienie, dostawa i partia materiału są ze sobą powiązane, a świadectwo materiałowe jest przypięte do partii, partia zaś do elementu. Ogniwo Co się łączy Co to daje Projekt → lista materiałowa wersje, stan zamrożenia, pozycje wiadomo, która wersja obowiązuje i kto ją zamroził Lista materiałowa → zapotrzebowanie → zamówienie zakupu ilości, terminy, wymagania jakościowe spóźniona pozycja od razu wskazuje projekty, których dotyczy Zamówienie → dostawa → partia materiału → świadectwo numer partii, gatunek, wymiary materiał bez świadectwa nie wchodzi na halę Harmonogram → zlecenia → moce maszyn i ludzi obciążenie, uprawnienia, terminy z umów przesunięcie da się przeliczyć, zanim ktoś zwoła naradę Planowanie pracuje wtedy na żywym modelu: moce maszyn i ludzi, stany, dostawy i terminy są w jednym miejscu, a pytanie „co jeśli” ma odpowiedź w liczbach. Raz w miesiącu sprzedaż, operacje i finanse przeglądają razem portfel projektów wobec mocy zakładu — na tych samych danych, a nie na trzech wersjach prawdy. ## Od sygnału do decyzji: jak wygląda ta godzina Krok Kto Co się dzieje 1 agent zakupów rejestruje nowy termin dostawy przy zamówieniu i pozycji listy materiałowej 2 cyfrowy model firmy wskazuje zlecenia i projekty, które czekają na tę pozycję, z terminami z umów 3 agent planisty przelicza dwa–trzy scenariusze: przesunięcie zlecenia, zmiana kolejności, kooperacja — ze skutkami dla terminów i innych klientów 4 agent zakupów dokłada oferty innych dostawców z listy zatwierdzonych, z terminem i ceną 5 kierownik planowania, przy kluczowym kliencie zarząd wybiera scenariusz i bierze za niego odpowiedzialność 6 handlowiec dostaje nowy termin, zanim klient zadzwoni Godzina nie jest tu obietnicą wydajności, tylko skutkiem tego, że nikt nie musi zbierać danych z czterech miejsc. Sama decyzja nadal należy do człowieka i nadal może wymagać rozmowy z klientem. ## Trzech agentów od projektu do materiału ### Agent kontroli projektu **Co dziś nie działa.** Błąd w liście materiałowej wychodzi na jaw przy zamówieniu albo, co gorsza, na montażu. Ten sam profil nazywa się inaczej w projekcie, w magazynie i w zakupach, więc nikt nie jest pewien, czy zamówiono właściwą rzecz. **Co robi agent.** Sprawdza kompletność listy materiałowej i jej zgodność z umową i normami, zanim lista zostanie zamrożona. Wyłapuje kolizje i braki w projekcie oraz ten sam materiał zapisany pod różnymi nazwami. Przygotowuje plan kontroli jakości z szablonu, według wymagań umowy i norm wykonania, zamiast z pamięci. **Co zostaje przy człowieku.** Listę materiałową zamraża główny konstruktor, rysunki zatwierdza klient, a zmiany po zamrożeniu akceptuje zarząd, bo to one kosztują najwięcej. Żeby taka zmiana miała cenę także dla klienta, musi trafić do rejestru zmian zakresu, który na etapie oferty i umowy prowadzi [agent umowy](https://majchrzycki.com/blog/wycena-na-kosztach-rzeczywistych-nie-z-pamieci#agent-umowy). **Czym to zmierzyć.** Liczbą zmian konstrukcyjnych po zamówieniu materiału i terminowością wydania dokumentacji. #### Jak zbudować tego agenta Agenta kontroli projektu budujecie tak samo jak agenta zapytań w przepisie krok po kroku: projekt albo agent w narzędziu, stała instrukcja, pliki z danymi i test na liście materiałowej, w której znacie błędy. Zmienia się instrukcja i pliki. Kroki w narzędziu: [Claude](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-claude-krok-po-kroku) · [Microsoft 365 Copilot](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-microsoft-365-copilot-krok-po-kroku) · [ChatGPT](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-chatgpt-krok-po-kroku) · [Gemini](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-gemini-krok-po-kroku). Co dać agentowi do przeczytania: - Lista materiałowa z eksportu projektu: pozycja, element, materiał, gatunek, wymiar, ilość, masa, rewizja. - Zestawienie z modelu albo z rysunków: element, rewizja, materiał, ilość — do porównania z listą. - Wymagania umowy i norm dla projektu: klasa wykonania, zabezpieczenie, badania, dokumenty do odbioru. - Kartoteka materiałów: indeks, nazwa, gatunek, wymiar, jednostka i nazwy, pod którymi materiał występuje w zakupach i w magazynie. - Szablon planu kontroli jakości. Instrukcja do wklejenia: ``` Jesteś agentem kontroli projektu w firmie produkcyjno-usługowej (konstrukcje i wyroby na zamówienie). Pracujesz na plikach: lista-materialowa, zestawienie-z-modelu (elementy z rewizją i ilością), wymagania-projektu (umowa i normy), kartoteka-materialow i szablon-planu-kontroli. Gdy dostaniesz projekt zgłoszony do zamrożenia listy materiałowej, zrób kolejno: 1. Porównaj listę z zestawieniem z modelu: brakujące elementy, inne ilości, inne rewizje. 2. Sprawdź każdą pozycję z wymaganiami projektu: gatunek, zabezpieczenie, wymagane świadectwa. 3. Znajdź materiały zapisane pod różnymi nazwami i pozycje bez indeksu w kartotece. 4. Wypełnij plan kontroli z szablonu według wymagań projektu. Pól, dla których nie ma wymagania w plikach, nie uzupełniaj — wypisz je. Zasady: - Porównuj kodem na plikach. Przy każdej rozbieżności podaj pozycję listy i element modelu. - Nie poprawiaj listy sam i nie dopisuj pozycji, których nie ma w plikach. - Nie podejmujesz decyzji o zamrożeniu listy; przygotowujesz ją dla głównego konstruktora. Każdą zmianę po zamrożeniu oznacz jako sprawę do akceptacji zarządu. - Wynik: tabela rozbieżności (pozycja, problem, źródło), plan kontroli i lista spraw do decyzji. ``` Pełną kartę agenta — cel, co go uruchamia, uprawnienia, eskalację i dziennik — wypełnicie według [szablonu karty agenta](https://majchrzycki.com/blog/karta-agenta-ai-otwarty-stos-i-platformy). ### Agent planisty **Co dziś nie działa.** Sprzedaż obiecuje terminy bez wiedzy o obciążeniu, a jedno opóźnienie przesuwa cały harmonogram. Plan zna dokładnie jedna osoba. > — _Maszyna stoi, co przesuwamy?_ — _Dajcie mi godzinę, przeliczę._ _(Godzina to optymistycznie.)_ **Co robi agent.** Przy awarii, opóźnionym materiale, zmianie klienta albo nowym dużym projekcie przelicza warianty i pokazuje dwa–trzy scenariusze ze skutkami dla terminów, kosztu i innych klientów. Do operacji przydziela tylko ludzi z ważnymi uprawnieniami. Gdy termin się przesuwa, informuje handlowca, zanim zadzwoni klient. **Co zostaje przy człowieku.** Scenariusz wybiera kierownik planowania. O nadgodzinach, podwykonawcy i przesunięciu projektów kluczowych klientów decyduje zarząd. **Czym to zmierzyć.** Terminowością startu zleceń według planu i obciążeniem kluczowych stanowisk. #### Jak zbudować tego agenta Agenta planisty budujecie tak samo jak agenta zapytań w przepisie krok po kroku: projekt albo agent w narzędziu, stała instrukcja, pliki z danymi i test na zakłóceniu z ostatnich tygodni, którego skutki znacie. Zmienia się instrukcja i pliki. Kroki w narzędziu: [Claude](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-claude-krok-po-kroku) · [Microsoft 365 Copilot](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-microsoft-365-copilot-krok-po-kroku) · [ChatGPT](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-chatgpt-krok-po-kroku) · [Gemini](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-gemini-krok-po-kroku). Co dać agentowi do przeczytania: - Harmonogram zleceń: zlecenie, projekt, operacja, gniazdo, planowany start i koniec, termin z umowy. - Obciążenie gniazd na tydzień: dostępne i zajęte roboczogodziny. - Dostawy w drodze: zamówienie, materiał, projekt, potwierdzona data. - Uprawnienia ludzi: pracownik, uprawnienie, data ważności. Instrukcja do wklejenia: ``` Jesteś agentem planisty w firmie produkcyjno-usługowej (produkcja i montaż na zamówienie). Pracujesz na plikach: harmonogram (zlecenia, operacje, gniazda, daty, termin z umowy), obciazenie (dostępne i zajęte roboczogodziny gniazd na tydzień), dostawy (materiał w drodze z potwierdzoną datą) i uprawnienia (pracownik, uprawnienie, data ważności). Gdy dostaniesz zdarzenie — awarię, opóźnioną dostawę, zmianę klienta albo nowy duży projekt: 1. Wypisz zlecenia i operacje, których zdarzenie dotyczy, z terminem z umowy. 2. Przygotuj dwa albo trzy scenariusze: co przesunąć, które gniazdo dociążyć, co oddać podwykonawcy. 3. Dla każdego scenariusza policz nowe daty końca, zlecenia po terminie z umowy, potrzebne nadgodziny i innych klientów, których zmiana dotyka. 4. Sprawdź, czy do każdej przesuniętej operacji jest pracownik z uprawnieniem ważnym w nowym terminie. Zasady: - Licz kodem na plikach. Wolne moce to dostępne minus zajęte roboczogodziny. - Przy każdej dacie i liczbie podaj wiersz źródłowy. Brak danych nazwij wprost. - Nie podejmujesz decyzji o wyborze scenariusza; przygotowujesz ją dla kierownika planowania. Nadgodziny, podwykonawcę i przesunięcia u kluczowych klientów oznacz do decyzji zarządu. - Wynik: tabela scenariuszy (zmiana, skutek dla terminów, koszt, kogo dotyka) i lista klientów, których handlowiec powinien uprzedzić. ``` Pełną kartę agenta — cel, co go uruchamia, uprawnienia, eskalację i dziennik — wypełnicie według [szablonu karty agenta](https://majchrzycki.com/blog/karta-agenta-ai-otwarty-stos-i-platformy). ### Agent zakupów **Co dziś nie działa.** Zbieranie ofert trwa, ceny materiałów się zmieniają, a materiał przychodzi bez świadectwa. Faktura bez zamówienia albo z inną ceną przechodzi, bo nikt nie ma czasu jej dopasować. **Co robi agent.** Rozsyła zapytania do zatwierdzonych dostawców i porównuje oferty po cenie, terminie i tym, jak dostawca dowoził ostatnio. Czyta świadectwa materiałowe i sprawdza ich zgodność z wymaganiami projektu, zanim materiał trafi na halę. Dopasowuje zamówienie, dokument przyjęcia i fakturę, więc różnica cen nie przechodzi po cichu. Gdy dostawa materiału krytycznego jest zagrożona, od razu powiadamia planowanie, kierownika projektu i handlowca. **Co zostaje przy człowieku.** Dostawcę wybiera kupiec. Zakupy powyżej progu kwotowego i kontrakty ramowe zatwierdza zarząd. **Czym to zmierzyć.** Kompletnością materiałową przed wejściem na halę i terminowością dostawców. #### Jak zbudować tego agenta Agenta zakupów budujecie według tego samego przepisu co agenta zapytań: projekt albo agent w narzędziu, stała instrukcja, pliki z danymi i test na dostawie, w której wiecie, czego brakowało. Zmienia się instrukcja i pliki. Kroki w narzędziu: [Claude](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-claude-krok-po-kroku) · [Microsoft 365 Copilot](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-microsoft-365-copilot-krok-po-kroku) · [ChatGPT](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-chatgpt-krok-po-kroku) · [Gemini](https://majchrzycki.com/blog/agent-zapytan-w-gemini-krok-po-kroku). Co dać agentowi do przeczytania: - Zapotrzebowanie materiałowe: projekt, materiał, gatunek, ilość, wymagane świadectwo, data potrzeby na hali. - Lista zatwierdzonych dostawców: dostawca, grupa materiałów, terminowość i reklamacje z ostatnich dostaw. - Oferty dostawców: dostawca, materiał, cena, termin dostawy, warunki płatności. - Dokumenty dostawy: zamówienie, dokument przyjęcia, faktura i świadectwo materiałowe z numerem partii. Instrukcja do wklejenia: ``` Jesteś agentem zakupów w firmie produkcyjno-usługowej (materiał pod projekty na zamówienie). Pracujesz na plikach: zapotrzebowanie, dostawcy-zatwierdzeni (z oceną terminowości i reklamacji), oferty-dostawcow i dokumenty dostaw (zamówienie, przyjęcie, faktura, świadectwo). Postępuj według zdarzenia: 1. Nowe zapotrzebowanie: wybierz zatwierdzonych dostawców danej grupy materiałów i przygotuj treść zapytania ofertowego z ilością, gatunkiem, świadectwem i datą potrzeby. 2. Oferty od dostawców: porównaj cenę, termin wobec daty potrzeby i ocenę dostawcy. 3. Dostawa: sprawdź świadectwo wobec wymagań projektu (gatunek, wymiar, partia, norma) i dopasuj zamówienie, dokument przyjęcia i fakturę: ilość, cenę, numer zamówienia. 4. Zagrożona dostawa materiału krytycznego: przygotuj informację dla planowania, kierownika projektu i handlowca, z projektami, których dotyczy. Zasady: - Porównuj kodem na plikach. Każdą różnicę ilości albo ceny pokaż z obu dokumentów. - Nie dopisuj ofert ani świadectw, których nie ma w plikach. Brak dokumentu nazwij wprost. - Nie wysyłasz zapytań ani zamówień; przygotowujesz ich treść. - Nie podejmujesz decyzji o wyborze dostawcy; przygotowujesz ją dla kupca. Zakupy powyżej progu kwotowego i kontrakty ramowe oznacz do decyzji zarządu. - Wynik: tabela porównania ofert albo dopasowania dokumentów i lista wyjątków do decyzji. ``` Pełną kartę agenta — cel, co go uruchamia, uprawnienia, eskalację i dziennik — wypełnicie według [szablonu karty agenta](https://majchrzycki.com/blog/karta-agenta-ai-otwarty-stos-i-platformy). ## Gdzie automatyzacja szkodzi Najgroźniejszy jest agent, który sam zamawia. Zamówienie wysłane automatycznie z listy materiałowej przed jej zamrożeniem zamienia każdą późniejszą zmianę klienta w stal na placu i fakturę bez pokrycia. Podobnie z automatyczną zamianą dostawcy przy opóźnieniu: szybciej przyjdzie materiał, który nie ma właściwego świadectwa, a niezgodność wyjdzie dopiero przy odbiorze. Agent ma przygotować wybór, nie go dokonać. Warunek brzegowy dotyczy danych podstawowych. Jeśli lista materiałowa nie ma wersji i stanu zamrożenia, a ten sam materiał ma trzy nazwy, agent planisty policzy scenariusze na fałszywym obrazie i zrobi to bardzo przekonująco. Najpierw jedna bramka zamrożenia i jedna nazwa każdego materiału, potem przeliczanie wariantów. ## Po czym poznacie różnicę Miernik Jak liczyć Skąd dane Zmiany konstrukcyjne po zamówieniu materiału liczba zmian z datą po zamówieniu, z kosztem i informacją, czy zapłacił klient rejestr zmian, zamówienia zakupu Terminowość startu zleceń zlecenia uruchomione w dniu z planu wobec wszystkich zleceń harmonogram, raporty z hali Kompletność materiałowa przed halą zlecenia z kompletem materiału i świadectw w dniu startu magazyn w ERP, rejestr świadectw Terminowość dostawców dostawy w potwierdzonym terminie wobec wszystkich dostaw zamówienia, dokumenty przyjęcia Czas od sygnału do decyzji godziny od informacji o przesunięciu do zatwierdzonego scenariusza poczta i notatka z decyzji, liczone ręcznie na kilku przypadkach Liczba scenariuszy przygotowanych przez agenta nic nie mówi. Liczy się to, czy zlecenia startują w terminie i czy zmian po zamówieniu jest mniej. Uczciwie trzeba też dodać, że terminowość dostawców zależy od rynku materiałów, a nie od tego, jak szybko to zauważycie. ## Od czego zacząć w poniedziałek Weźcie ostatnie przesunięcie dostawy, które dotknęło więcej niż jednego projektu, i odtwórzcie jego historię: kiedy przyszła wiadomość, kto i ile czasu szukał projektów, kiedy zapadła decyzja i kiedy dowiedział się klient. Obok policzcie zmiany konstrukcyjne po zamówieniu materiału z ostatniego kwartału i sprawdźcie, za ile z nich zapłacił klient. Jeden kierownik planowania, jeden kupiec, jedna kartka. Ta historia powie Wam więcej o tym, gdzie zacząć, niż każda prezentacja o planowaniu. - Produkcja na zamówienie - Lista materiałowa - Planowanie produkcji - Zakupy ## Spóźniona dostawa to jeden z dziesięciu etapów, na których ucieka czas Darmowy poradnik „Firma produkcyjno-usługowa jako jeden system” pokazuje dziesięć etapów od zapytania do zapłaty, dwunastu agentów i pięć liczb dla zarządu — z rozkładówką do położenia na stole. [Pobierz darmowy poradnik](https://majchrzycki.com/transformacja-agenci-ai/firma-produkcyjno-uslugowa#pobierz) FAQ ## Najczęstsze pytania Czy agent planisty zastępuje system planowania w ERP? Nie. Moduł planowania w ERP może dalej trzymać zlecenia i marszruty. Agent planisty pracuje nad nim: przy zakłóceniu czyta harmonogram, moce, dostawy i uprawnienia ludzi, przelicza warianty i kładzie je na stole. Zatwierdzony scenariusz wraca do ERP jako zwykła zmiana planu. Co, jeśli w firmie nie ma formalnego zamrożenia listy materiałowej? To pierwsza rzecz do wprowadzenia, jeszcze przed agentem. Wystarczy jedna data i jeden podpis głównego konstruktora przy każdej liście. Bez tej bramki nie da się odróżnić zmiany, za którą płaci klient, od zmiany, za którą płacicie sami. ## Czytaj dalej - [Na halę nie trafia nic bez aktualnego rysunku](https://majchrzycki.com/blog/na-hale-nic-bez-aktualnego-rysunku) - [Wycena na kosztach rzeczywistych, nie z pamięci](https://majchrzycki.com/blog/wycena-na-kosztach-rzeczywistych-nie-z-pamieci) - [Dwadzieścia jeden obiektów. Ile z nich zna Wasz ERP?](https://majchrzycki.com/blog/cyfrowy-model-firmy-produkcyjno-uslugowej) - [Linia staje: trzy warianty planu w minutę, nie po naradzie](https://majchrzycki.com/blog/linia-staje-trzy-warianty-planu-w-minute)