---
title: "Ten sam produkt, trzy indeksy. Który zna limit klienta?"
url: "https://majchrzycki.com/blog/cyfrowy-model-firmy-dystrybucyjnej"
description: "Katalog 22 obiektów cyfrowego modelu hurtowni i dystrybutora B2B: produkt, warunki handlowe, limit, stan, zwrot. Co z czym się łączy i gdzie dziś leży."
---

# Ten sam produkt, trzy indeksy. Który zna limit klienta?

18 lipca 2026·6 min czytania·[Krzysztof Majchrzycki](https://majchrzycki.com/o-mnie)

Temat: [Dystrybucja i hurt B2B](https://majchrzycki.com/blog/filar/dystrybucja-hurt-b2b)

**Cyfrowy model firmy dystrybucyjnej to dwadzieścia dwa obiekty, od klienta i jego warunków po zwrot i bonus roczny, połączone tak, żeby zamówienie wiedziało o stanie, rabacie i limicie, zanim towar wyjedzie.** W hurcie marża leży w ułamkach procenta: w rabacie, w terminie płatności, w zapasie, który nie rotuje. Dopóki obiekty nie są połączone, ktoś łączy je ręcznie przy każdym zamówieniu, a przy setkach zamówień tygodniowo ręczne łączenie zawsze gdzieś przepuści błąd.

Tekst należy do serii o [dystrybucji i hurcie B2B jako jednym systemie](https://majchrzycki.com/blog/filar/dystrybucja-hurt-b2b). Poniżej katalog obiektów, cztery powiązania, w których dystrybutor zarabia albo traci, i pierwszy krok bez nowego systemu.

## Po co dystrybutorowi cyfrowy model firmy

> — _Macie te złączki od ręki?_ — _Chwileczkę, już sprawdzam._ _(Telefon na magazyn. Magazynier odkłada skaner i idzie policzyć pudełka na regale.)_

Odpowiedź na pytanie klienta wymaga połączenia czterech obiektów: produktu, stanu magazynowego, lokalizacji i rezerwacji pod inne zamówienia. W typowej hurtowni te dane istnieją, ale w ERP, w WMS, w arkuszu handlowca i w głowie magazyniera, a każde z tych miejsc ma trochę inną prawdę. Klient czeka, handlowiec dzwoni, magazynier chodzi.

Cyfrowy model firmy spisuje obiekty, którymi firma pracuje, i powiązania między nimi, tak żeby ludzie i agenci czytali je z jednego miejsca. Dział IT nazwie to ontologią; zarządowi wystarczy wiedzieć, że chodzi o jedną definicję produktu, klienta i warunków, z której korzystają wszyscy. ERP dalej księguje faktury, a WMS zarządza adresami na regałach. Model łączy to, co dziś łączą ludzie.

## Katalog: 22 obiekty od marki do pieniędzy

Tabela opisuje firmę, która kupuje towar od producentów i importerów, trzyma go w magazynie i sprzedaje firmom: dystrybucję techniczną, budowlaną, spożywczą dla gastronomii, materiały eksploatacyjne. Kolumna „Gdzie leży dziś” to obraz typowy, nie diagnoza Waszej firmy.

Obiekt

Co to jest

Powiązany z

Gdzie leży dziś (typowo)

**Klient**

Firma, która kupuje od nas towar

Zamówienie, Warunki handlowe, Faktura

CRM albo ERP, poczta, pamięć handlowca

**Zamówienie klienta**

Prośba klienta o towar z terminem i miejscem dostawy

Klient, Zlecenie kompletacji, Wysyłka, Faktura

Poczta, platforma B2B, arkusz handlowca, ERP

**Warunki handlowe**

Cena, rabat, termin płatności i limit kredytowy jednego klienta

Klient, Cennik, Faktura

Arkusz dyrektora, pamięć handlowca, folder umów

**Cennik**

Ceny sprzedaży i zakupu z datą obowiązywania

Produkt, Dostawca, Warunki handlowe

ERP, pliki od dostawców

**Produkt**

Towar, który kupujemy i sprzedajemy

Dostawca, Stan magazynowy, Zamówienie

ERP, pliki dostawców, platforma B2B

**Dostawca**

Producent lub importer, od którego kupujemy

Produkt, Zamówienie zakupu, Reklamacja

ERP, poczta

**Umowa z dostawcą**

Warunki zakupu na okres

Dostawca, Cennik

Folder, poczta

**Prognoza i punkt zamówienia**

Ile towaru trzymać, żeby sprzedać, nie zamrażając gotówki

Produkt, Plan zakupów

Arkusz kupca, głowa kupca

**Plan zakupów**

Co, ile, od kogo i kiedy kupujemy w okresie

Prognoza, Zamówienie zakupu

Arkusz

**Zamówienie zakupu**

Zobowiązanie wobec dostawcy

Dostawca, Dostawa, Faktura zakupu

ERP, poczta

**Dostawa i partia**

Konkretne przyjęcie towaru z identyfikacją

Zamówienie zakupu, Stan magazynowy, Reklamacja

Dokument przyjęcia, skaner, papier

**Stan magazynowy**

Ile sztuk produktu leży na której lokalizacji

Produkt, Lokalizacja, Zlecenie kompletacji

WMS / ERP, głowa magazyniera

**Lokalizacja**

Miejsce na regale lub w strefie

Stan magazynowy, Zlecenie kompletacji

WMS albo nigdzie

**Zlecenie kompletacji**

Polecenie zebrania towaru pod zamówienie

Zamówienie klienta, Stan magazynowy, Wysyłka

WMS, papierowa lista

**Inwentaryzacja i różnica**

Sprawdzenie stanu i jego rozbieżność

Stan magazynowy, Lokalizacja

Arkusz, papier

**Wysyłka**

Przekazanie towaru do klienta

Zamówienie klienta, Trasa, Faktura

Arkusz tras, panel kuriera

**Trasa**

Plan jazdy auta własnego na dzień

Wysyłka, Samochód

Arkusz, telefon

**Zwrot i reklamacja**

Towar wracający lub zgłoszenie klienta

Zamówienie, Partia, Dostawca, Faktura

Poczta, arkusz, telefon

**Faktura i płatność**

Należność i jej spłata

Klient, Wysyłka, Warunki handlowe

ERP / księgowość, bank

**Limit kredytowy**

Ile towaru klient może wziąć na termin

Klient, Zamówienie, Faktura

Arkusz finansów, ERP

**Bonus roczny**

Rabat wsteczny za obrót w okresie

Klient / Dostawca, Faktura

Arkusz w grudniu

**Pracownik i uprawnienie**

Osoba i jej kwalifikacje z datą ważności

Zlecenie kompletacji, Trasa, Klient

Kadry, segregator, arkusz

W tej tabeli warto zatrzymać się przy trzech obiektach, które w ERP często nie istnieją w ogóle: warunkach handlowych zapisanych z datą i autorem, prognozie z punktem zamówienia oraz bonusie rocznym. Wszystkie trzy wpływają na marżę, a leżą zwykle w arkuszu dyrektora, w głowie kupca i w grudniowym zestawieniu.

## Cztery powiązania, w których dystrybutor zarabia albo traci

**Klient → warunki handlowe → limit kredytowy → zamówienie klienta.** Zamówienie przyjęte bez sprawdzenia limitu to kredyt udzielony bez decyzji. Zamówienie zafakturowane z rabatem, którego nie ma w warunkach, to marża oddana bez śladu. Kiedy zamówienie jest powiązane z warunkami i limitem, sprawdzenie odbywa się przed potwierdzeniem, a nie po wydaniu towaru.

**Produkt → dostawca → cennik.** Nowy cennik dostawcy wpływa mailem jako plik. Jeśli produkt w modelu ma jeden indeks powiązany z indeksem dostawcy, cennik da się wczytać w dniu, w którym przyszedł. Jeśli ten sam produkt ma trzy indeksy, cennik czeka tygodniami, a przez ten czas firma sprzedaje po starych kosztach.

**Prognoza i punkt zamówienia → plan zakupów → zamówienie zakupu → dostawa i partia → stan magazynowy.** To łańcuch, w którym gotówka zamienia się w towar na półce. Gdy prognoza widzi rzeczywistą sprzedaż i czas dostawy, a stan wie, która partia leży na której lokalizacji, zakupy kupują to, co rotuje. Gdy łańcuch jest przerwany, kupiec zamawia z pamięci, a promocja dostawcy kończy się paletą, która stoi rok.

**Zamówienie klienta → zlecenie kompletacji → wysyłka → zwrot i reklamacja → partia i dostawca.** Zwrot, który zna swoje zamówienie, kompletację i partię, ma nazwaną przyczynę: błąd magazynu, wadę u dostawcy albo szkodę w transporcie. Zwrot bez tych powiązań czeka na kogoś, kto „będzie miał czas sprawdzić”, a koszt nieodzyskany od dostawcy zostaje w Waszej marży.

## Dlaczego agent bez modelu zgaduje

> — _Ile mamy tego na stanie?_ — _Pod którym indeksem?_ — _A ile ich jest?_ — _Trzy. Cztery, jak liczyć platformę._

Agent czyta szybciej niż człowiek, ale nie lepiej niż dane. Jeśli produkt ma cztery indeksy, agent zamówień dopasuje pozycję z maila do jednego z nich i sprawdzi stan pod tym jednym. Odpowiedź zabrzmi pewnie i może być błędna.

Agent

Czego potrzebuje z modelu

Co robi, gdy powiązania brak

Agent zamówień

produkt z jednym indeksem, stan, warunki handlowe, limit kredytowy

dopasowuje pozycję po opisie i potwierdza dostępność z innego indeksu

Agent warunków handlowych

warunki z datą i autorem, obrót, marża i płatności klienta

nie widzi rabatu „ustnego” i uznaje go za odstępstwo albo go przepuszcza

Agent zapasu

sprzedaż w czasie, stan, towar w drodze, czas dostawy

liczy rotację z niepełnej sprzedaży i proponuje zakup towaru, który leży

Agent zwrotów i reklamacji

zamówienie, zlecenie kompletacji, partia, dostawca

rejestruje zwrot bez przyczyny, a reklamacja do dostawcy nie wychodzi w terminie

Granica odpowiedzialności nie przesuwa się przez to, że model istnieje. Agent wskazuje duplikaty, porównuje rabat z umową, liczy, ile limitu zostanie po zamówieniu, i przygotowuje listę wyjątków. Rabat poza siatką zatwierdza dyrektor sprzedaży, zwolnienie towaru mimo przekroczonego limitu zatwierdzają finanse albo zarząd, a scalenie indeksów zatwierdza właściciel danych. O tym, jak pracuje [agent danych podstawowych](https://majchrzycki.com/blog/agent-finansowy-i-agent-danych-podstawowych#agent-danych-podstawowych), piszemy osobno.

## Gdzie modelowanie szkodzi

Najgorszy moment na model to taki, w którym zarząd chce „najpierw wszystko opisać”. Dwadzieścia dwa obiekty z pełnymi atrybutami można opisywać rok i przez ten rok nie odzyskać ani jednej złotówki z rabatu obiecanego na targach. Idealnie opisana karta produktu, który nie rotuje od dwóch lat, to porządek w złym miejscu.

Druga pułapka: agent na złych danych pokazuje błąd szybciej niż ludzie, ale go nie usuwa. Jeśli rabaty żyją w mailach, a produkt ma trzy indeksy, agent zamówień będzie codziennie zgłaszał te same wyjątki, aż ktoś przestanie je czytać.

Warunek brzegowy brzmi tak: najpierw jedna kartoteka produktów i spisane warunki klientów, potem agent zamówień. Model zaczyna się od obiektów, w których leży pieniądz, czyli od produktu, warunków handlowych, limitu i stanu.

## Po czym poznacie, że model działa

Liczba opisanych atrybutów nie mówi nic o wyniku. Model działa, gdy zamówienie przechodzi bez przepisywania i bez telefonu na magazyn, a marża klienta jest znana przed negocjacją, a nie w grudniu.

Miernik

Jak liczyć

Skąd dane

Liczba duplikatów indeksów

produkty występujące pod więcej niż jednym indeksem

kartoteka ERP, platforma B2B, cenniki dostawców

Odsetek sprzedaży na warunkach spisanych

sprzedaż z rabatem i terminem zgodnym z zapisanymi warunkami do całej sprzedaży

faktury i warunki handlowe klientów

Dokładność stanów

pozycje, w których stan w systemie zgadza się z półką, do pozycji sprawdzonych

inwentaryzacja ciągła, braki przy kompletacji

Dni od wydania do faktury

od dokumentu wydania do daty faktury

dokumenty wydania i faktury

Pieniądz w zapasie bez obrotu

wartość towaru bez sprzedaży w wybranym okresie

stany i sprzedaż per produkt

Na marżę dystrybutora wpływają też ceny dostawców, konkurencja i siła negocjacyjna klientów. Model nie zmieni rynku. Pokaże natomiast, która część marży znika z powodów, na które macie wpływ.

## Od czego zacząć w poniedziałek

Weźcie dziesięciu największych klientów i dla każdego spiszcie warunki handlowe w jednym arkuszu: rabat, termin płatności, limit, bonus, datę ostatniej zmiany i osobę, która ją wprowadziła. Porównajcie to z ostatnimi fakturami. Każda różnica to obiekt, który dziś żyje w czyjejś pamięci, i pierwsza pozycja do zapisania w modelu. Wystarczy jeden zespół i jedno popołudnie.

O tym, skąd przychodzą zamówienia i dlaczego karta produktu zaczyna się jeszcze przed nimi, piszemy w tekście o [źródłach zamówień w dystrybucji B2B](https://majchrzycki.com/blog/skad-przychodza-zamowienia-dystrybucja-b2b).

-   Dystrybucja B2B
-   Cyfrowy model firmy
-   Dane podstawowe
-   Warunki handlowe

## Chcecie zobaczyć, na którym etapie każdy z tych obiektów zarabia albo traci?

Darmowy poradnik „Dystrybucja i hurt B2B jako jeden system” rozkłada dziesięć etapów od marki do pieniędzy, dwunastu agentów na jednym modelu firmy i pięć liczb dla zarządu.

[Pobierz darmowy poradnik](https://majchrzycki.com/transformacja-agenci-ai/dystrybucja-hurt-b2b#pobierz)

FAQ

## Najczęstsze pytania

Czy cyfrowy model firmy to to samo co dobrze prowadzona kartoteka w ERP?

Kartoteka to jego część. Model obejmuje też obiekty, których ERP zwykle nie trzyma albo trzyma bez powiązań: warunki handlowe z datą i autorem zmiany, prognozę i punkt zamówienia, bonus roczny, przyczynę zwrotu. Wartość jest w połączeniach, nie w samej liście.

Co z obiektami, które dziś leżą w głowie handlowca?

Właśnie od nich warto zacząć, bo odchodzą razem z człowiekiem. Rabat obiecany na targach i termin płatności ustalony przez telefon trzeba zapisać jako warunek klienta, z datą i autorem. Dopiero wtedy agent może je sprawdzić przy zamówieniu.

## Czytaj dalej

-   [Rabat z targów, paleta pod folią. Gdzie ucieka marża?](https://majchrzycki.com/blog/dystrybucja-hurt-b2b-jako-jeden-system)
-   [Rabat spisany, limit sprawdzony przed wydaniem](https://majchrzycki.com/blog/rabat-spisany-limit-przed-wydaniem)
-   [Zwrot z decyzją tego dnia, faktura w dniu wydania](https://majchrzycki.com/blog/zwrot-z-decyzja-tego-samego-dnia-faktura-w-dniu-wydania)
-   [Promocja dostawcy: okazja czy gotówka pod folią?](https://majchrzycki.com/blog/promocja-dostawcy-decyzja-w-piec-minut)